「足を引っ張るのは味方」〜確定申告期の現場から学ぶタスク管理の秘訣

確定申告シーズン、事務所にて…

「ねぇ、辻本さん！Aさんの確定申告、どうなってる？」

「まだ領収書の確認中…」

「え？それって先週終わるはずじゃ…」

「クライアントから書類が全然届かなくて…」

こんな会話が飛び交う確定申告期限直前の税理士事務所。
あなたもどこかで見たことがある光景かもしれませんね😓

本日確定申告期限前の最後の日曜日。
早朝から事務所へ顔を出したときのこと。
自分の担当分はすでに片付いていたので
他のスタッフを手伝おうと思ったのですが…
そこで見たのは想像を超える修羅場でした。

ある職員は
申告が終わっていないクライアントが10件以上も残っていて
中には書類の整理すらこれから
という案件もありました。
なぜそうなったのか聞いてみると…

• 「クライアントが書類を送ってくれなかった💦」

• 「自分だけにタスクが集中してた🥲」

• 「誰がどこまで進めているのか把握できてなかった😱」

事務所全体で同じゴールを目指しているはずなのに
連携不足でお互いの足を引っ張り合ってしまう…
まさに冒頭の名言そのものの状況でした。

確定申告ってそもそもどんな流れ？

確定申告業務の流れを簡単におさらいしてみましょう：

1. 初回打合せと資料収集：
   クライアントとのミーティング、必要書類の依頼

2. 資料整理と仕訳作業：
   提出された資料の確認・整理、会計ソフトへの入力

3. 決算書類の作成：
   個人事業主なら確定申告書、法人なら決算書と法人税申告書

4. クライアントへの確認と承認：
   作成した申告書の内容説明と承認

5. 税務署への提出：
   電子申告または紙媒体での提出

6. 最終報告と資料返却：
   クライアントへの報告と資料返却

7. 請求と次年度への準備：
   請求書発行、次年度の改善点検討

これだけのステップを
数多くのクライアントそれぞれに対して
限られた期間で進めていくわけです。
まさに時間との勝負！👊

「あるある」問題：確定申告期によくある困りごと

確定申告業務で多くの税理士事務所が直面する問題といえば：

• 📦 書類の紛失：
  「あれ？竹下さんの医療費の領収書どこいった？」

• 😵 タスクの属人化：
  「この案件は後藤さんしか分からないんだけど、今日休みで…」

• 🔄 重複作業：
  「え？そのクライアント私も対応してた…」

• 📅 スケジュール管理の難しさ：
  「明日が期限のクライアント、まだ10件もあるの!?」

• 🤷‍♀️ 進捗状況の見えづらさ：
  「山中さんのところ、どこまで進んでる？」

これらの問題、どこかで見覚えありませんか？🤔

Notionって何？初心者向け超簡単説明

「Notion？なんか難しそう…」
と思った方、大丈夫です！

Notionは、
メモ帳・表計算・タスク管理・カレンダーなどの機能が一つになった
デジタル版「万能ノート」のようなものです。
LINEやInstagramのように直感的に使えるツールなんです✨

例えば、こんなことが簡単にできちゃいます：

• 📝 メモを取る（普通のメモ帳みたいに）

• 📊 表を作る（Excelみたいに）

• ✅ タスクリストを作る（TODOリストみたいに）

• 📅 スケジュール管理（Googleカレンダーみたいに）

しかも、これらが全部つながっているから
情報がバラバラにならないんです！

Notionで確定申告タスクを楽々管理！

では、Notionを使って確定申告のタスクをどう管理するか
具体的に見ていきましょう：

STEP1：タスク管理表を作る

最初に、クライアントごとのタスク一覧表を作ります。列には以下のような項目を入れましょう：

• 👤 クライアント名

• 📋 タスク内容（「領収書確認」「申告書作成」など）

• 👨‍💼 担当者

• 📅 期限

• 🚦 進捗状況（「未着手」「作業中」「完了」など）

• ⭐️ 優先度

STEP2：いろんな見方で状況チェック

同じデータでも、見方を変えることで違った情報が見えてきます：

• 📊 リスト表示：
  タスク一覧をシンプルに確認

• 📌 ボード表示：
  進捗状況ごとにタスクを振り分け（未着手→作業中→完了）

• 📆 カレンダー表示：
  期限別にタスクを確認

• ⏳ タイムライン表示：
  プロジェクト全体のスケジュールを時系列で確認

STEP3：みんなで共有・更新

作成したタスク管理表は、事務所のメンバー全員で共有します：

• 📱 スマホやPCからリアルタイムで進捗確認

• ✏️ 作業状況をその場で更新（「作業中」→「完了」など）

• 💬 気になる点はコメント機能で質問や連絡

• 🔔 期限が近づいたらアラート通知

リアルな活用例：税理士事務所Aさんの場合

東京の税理士事務所Aさんでは
Notionを導入してから以下のような変化がありました：

導入から半年で、残業時間が約30%減少し、クライアントへの対応スピードも向上したそうです。すごくない？🔥

Notionを始めるための3ステップ

「なんか難しそう…」と思った方、大丈夫！始め方はとっても簡単です：

1️⃣ アカウント作成（無料でOK！）

Notion公式サイトにアクセスして
メールアドレスで簡単登録。
スマホアプリもあるので
ダウンロードしておくと便利です。

2️⃣ テンプレートを使ってみる

一から作るのは大変…
そんな時はテンプレート（あらかじめ用意されたひな形）
を使うのがおすすめ！
Notionには
「タスク管理」「プロジェクト管理」など
すぐに使えるテンプレートがたくさん用意されています。

3️⃣ 少しずつ慣れていく

最初から完璧を目指さなくてOK！
まずは簡単なタスクリストから始めて
少しずつ機能を試していきましょう。
使っているうちに
自然と使いこなせるようになりますよ✨

まとめ：チームワークがカギ！

ネットドラマ「地面師たち」の名言
「目的まであと1歩という時に足を引っ張るのは、
敵ではなく必ず味方です」
この言葉は
確定申告業務のような
緻密なチームワークが必要な仕事にぴったりですね。

Notionを活用することで：

• 📊 全員の進捗状況が見える化

• 💬 情報共有がスムーズに

• 🚨 遅延や問題の早期発見が可能に

• 🤝 チーム全体の連携が強化

確定申告期限のドタバタ劇を少しでも減らして
スマートに乗り切りましょう！

この記事が参考になったら
ぜひ「スキ」ボタンを押してください！
また、あなたの事務所やチームでの
工夫や困りごとをコメント欄でシェアしていただけると嬉しいです。
みんなで知恵を出し合って
働き方をアップデートしていきましょう！

#確定申告
#タスク管理
#Notion
#業務効率化
#税理士事務所
#働き方改革
#チームワーク