構造（仕事のやり方）を変えてみる

おはようございます。
社労士＆診断士のたけちゃんです。
昨晩は、カマタマーレ讃岐対FC大阪のビッグマッチがありました。
3対1の金メダル級の快勝でしたね。
そんなビッグマッチとは関係なく今回は、構造（仕事のやり方）を変えてみるをお伝えします。

ミスしてしょんぼり

先日、顧客先の給与計算担当の方から3ヶ月連続で給与計算のミスをしてしまったとありました。
かなりしょんぼりしていてどうすれば良いかと。

少し話しを聞くと次のようなことを教えてくれました。
・前任のベテラン社員の退職に伴い引き継ぎを受けた
・数ヶ月の引き継ぎ期間が終わり主担当になった
・間違いやすいポイントは自分なりにメモを作って確認をしている
・今回はイレギュラーの処理のところで間違えた
・そもそもイレギュラーの処理をすること自体が分からなかった

たしかにこちらの顧客先は関連会社も複数ありやや給与計算処理が難しいところがあります。

ただ今のやり方のままだだとまたミスをする可能性があるなと思いました。

仕事ごとに知識と経験がある

仕事を全うするにはそれぞれの仕事ごとに知識と経験が必要になります。
給与計算担当であれば給与計算に必要な知識と経験があります。

給与計算だと労基法、雇用保険、社会保険、所得税、住民税などの仕組みがが知識になります。給与ソフトの使い方も知識にあたります。

この担当の方は引き継ぎ期間の間に知識の基本的な部分は理解できているようでした。

とすれば経験が不足していることがミスを引き起こしているとも言えます。
十分な経験値を積むまではミスを繰り返すのか？ということになります。

※ちなみに部長や課長にも必要な知識と経験があります。
知識と経験を押さえないままに出鱈目なマネジメントをしていませんか。

原理原則を押さえる

今回のミスの原因はイレギュラーの処理だったとありました。
年俸制の使用人兼務役員の方が・・・というようなときの処理を通常通りに処理してしまいそれが間違いだったようです。

間違いの内容を聞いてみて法理論を体系的に理解している（＝原理原則を押さえる）とイレギュラーなんだけどイレギュラーでもないことだと思いました。

本来は、このときはこの処理をするといったパターンではなく原理原則で押さえられると良いのですが、なかなかそこに至るまでが大変です。

そこで別のアプローチを提案してみました。

構造（仕事のやり方）を変えてみる

さらに詳しく話しを聞くと給与計算の処理が待ったなしのためバタバタしてしまい焦ってくるとありました。
締日から支払日まで10日ほどしかなく実際の振込日までとなると5日くらいでしょうか。
複数の関連会社のものも処理していると余計にそうなりますよね。

今のやり方は締日の翌日から処理をスタートしているとありました。
ベテランの前任者であればそれでも良かったのだと思います。
今回のようなイレギュラーな処理も過去に経験しているでしょうから。

そこで月半ばで中間処理をやってみてはどうかと提案してみました。
・前月と違ったことはないか？
・今までやったことがない処理はないか？
・タイムカードの打刻漏れはないか？

などを時間に余裕のある中間時期に確認してみてはどうか？としました。
そこで気になる箇所や不安な箇所は当方に連絡をしてくるようにとしました。

本番で一気に処理をしようとすれば脳の負荷も大きくなり、ちょっとした間違いにも気がつかない可能性があります。

そこで、やり方を見直し、本番での負荷を減らし、脳が「ちょ、待てよ」を発動できる状態になっていることがミスを無くす・減らすことに繋がるように思います。

少しでも顧客先のスムーズな事業運営に寄与できれば幸いです。