「話さない」傾聴で離職率8%減！？ 部下が「辞めない」と決めた、究極のコミュニケーションは「紙一枚」にあった

突然ですが、皆さんは「傾聴」という言葉を聞いて、どんなイメージを抱きますか？

多くの方は、きっと「部下の話をじっくりと、顔を合わせて聞くこと」を想像されるのではないでしょうか。もちろん、それも大切な傾聴の形です。でも、もし、私が「傾聴は、必ずしも顔を合わせて話すことだけじゃないんですよ」と言ったら、驚きますか？

先日、参加した「働きやすい職場の作り方」という研修で、とても興味深い話を聞きました。上司が部下の話をしっかりと「傾聴」することで、なんと離職率が平均で8%も下がるというのです。この数字を聞いた時、私も「まさか、そこまで！？」と衝撃を受けました。

考えてみてください。今、良い人材は猫の手も借りたいほど貴重な存在です。そんな中で、傾聴というシンプルな行動一つで、8%もの離職を食い止められるとしたら…これは、まさに経営戦略そのものですよね。

しかも、上司の傾聴によって会社に残ってくれる部下は、きっと職場自体には大きな不満がないはずです。それなのに、上司とのコミュニケーション不足が原因で優秀な人材が去ってしまうなんて、会社としてはあまりにももったいない損失です。

この話を聞いて、私は改めて、上司は部下の声に耳を傾け、働きやすい環境を作らないといけないということ。そして、私たちは、そんな上司を増やしていくことで、部下が働きやすい職場を増やしていかないといけないなと感じました。

傾聴は「聞く」だけじゃない？ 私が実践する「書く傾聴」

「傾聴」というと、どうしても「話す」「聞く」といった対面でのコミュニケーションに意識が向きがちですよね。もちろん、私も部下と直接話す時間も大切にしています。でも、実は私が普段、メインで実践している傾聴の方法は、ちょっと変わっているんです。

それは、「紙に書くこと」での傾聴なんです。

私が長年、試行錯誤を重ねてきたオリジナルの手法、それが「交換日記日報」です。名前の通り、まるで子どもの頃に友だちとやり取りした交換日記のように、上司と部下が日々の出来事を自由に、肩の力を抜いて書き合う日報です。この名前は、かつて私の部下が「これ、まるで交換日記みたいですね！」と言ってくれた一言がきっかけで生まれました。

部下には、その日にあった嬉しいこと、困ったこと、どんな些細なことでも構いませんので、一つ以上、自由に書き出してもらいます。そして、私がその一つ一つに、心を込めてコメントを返していきます。

コメントを書くときに大切にしているのは、たった一つのルールだけです。それは、良いことが書かれていたら惜しみなく褒め、もし悪いことが書かれていたら、決して責めることなく、「一緒に考えよう」という姿勢で、何よりもその人の気持ちに寄り添うことです。

この「交換日記日報」を始めてから、上司と部下の信頼関係は飛躍的に向上し、結果として離職率も目に見えて改善しました。

口下手な部下も、胸の内を明かす魔法のツール

「うちの部下は、なかなか自分から話してくれないんだよな…」そう感じている上司の方も少なくないのではないでしょうか。

口下手な部下や、人前で話すのが苦手な部下にとっては、面と向かって悩みを打ち明けるのは、実はとても勇気がいることです。そんな時こそ、「交換日記日報」の出番です。

紙に書くという行為は、不思議と心のハードルを下げるものです。口ではうまく伝えられないことも、文字にすると思いがけないほどスムーズに出てくることがあります。この「交換日記日報」を始めてから、今まで何を考えているのか分かりにくかった口下手な部下の、意外な一面や、心の内を知ることができるようになりました。

それに、口頭だと「周りの人に聞かれたらどうしよう…」と、相談しづらい内容もありますよね。でも、「交換日記日報」なら、読むのは私だけ。その安心感からか、「今まで誰にも話せなかったことが、これなら書ける」と、実際に部下から嬉しい声をもらったこともあります。

傾聴の方法は、本当に様々です。私は「紙」を通して部下の心に寄り添っていますが、あなたに合った傾聴の形が、きっとあるはずです。もし、あなたが「書くこと」に興味があったり、私の話に少しでも「ピン！」ときたのなら、ぜひこの「書く傾聴」を試してみてほしいと思うんです。

特別なフォーマットがなくても、たった一枚の紙を渡して「今日あったこと、なんでもいいから書いてみて」と伝えるだけでも良いんです。その一枚の紙が、「自分を気にかけてくれているんだ」という部下の安心感を生み、回数を重ねるうちに、きっと多くの本音を語ってくれるようになるでしょう。

これは、部下だけでなく、口下手な上司にとっても、無理なく部下の声に耳を傾けることができる、優しいコミュニケーションの形だと私は考えています。

人材の確保がますます困難になる現代において、「人」に関する悩みは、企業の大きな課題の一つです。もし、その悩みが「紙一枚」で解決の糸口を見つけられるとしたら、試してみる価値はあると思いませんか？

さあ、あなたも「紙」を通して、部下との新しい関係を築いてみませんか？