リモートチームにおけるコミュニケーション設計5つのポイント（インプット備忘録4）

こんにちは。とあるベンチャー企業でひとり人事をしている朱夏です。

ミミクリデザインさんのWDA動画コンテンツより、『リモートチームで創造性や協調性を高めるコツ』というものを視聴しました。

このコンテンツは、アメリカのInVision社がリリースした「Remote Work for  Design Teams」という冊子がベースになっています。InVisionは10年ほど前からリモートチームワークで仕事をしてきた集団で、今回のコロナ禍に際して同社で長年培ってきたリモートチームワークのノウハウを世の中にシェアしようとリリースされたものです。

今回は同冊子の章の一つ、「Creativity  and  Collaboration」を主に取り上げ、その内容をミミクリデザインさんで咀嚼、再構築して5つのポイントにまとめたものだそうです。

（原著をなんとかして読みたいのですが、英語全然できないので先は長そうです…）

この5つのポイントが「それな……！」と首もげるくらいヘドバンが止まらなかったので、備忘も兼ねてご紹介です。

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１．オンライン環境を整備する

ハード面で言えば、イヤホンやPC、ネットワーク周りなどを整えましょうということです。特に見落としがちなのは「マイク」です。

マイクの調子によって聞き手にものすごくストレスをかける可能性があり、しかも（厄介なことに）話す側はそれに気づきにくいのです。
オンライン環境というと、とかく自分自身の快適さを考えがちですが、他者と心地よく仕事をするためには相手の為を思った環境整備も必要ということです。

ソフト面では、オンラインでのルールを決めることが大切です。
具体的には、MTG中はビデオをONにする、MTG中はマルチタスクをしない、等です。

画面越しだからちょっとくらいメール見てもいいだろう……
あっ、なんだこのメール！ あ〜今すぐ返信しちゃいたい！
チャチャッと返せば内職してるってバレないよね……？

これ、人がやっていると結構わかりません？

特にオンラインMTGだと全てがPC上に見えてしまうので、内職の誘惑もより大きい気がします……
だからこそ、みんなで約束事を決めて運用することが大切です。

２．ファシリテーターを設けることの重要性

全ての会議にファシリテーターを設けましょうということです。
ここでの「ファシリテーター」とは、「単なるMTGの進行役」という意味だけではなく、「中長期的なプロジェクトを握る役割」という意味も持ちます。

これはオフラインにおいてもやるべきですが、実際はこの役割を曖昧にして進めている会社も多いのではないでしょうか。
その状態でオンラインに移行すると、途端に参加者全員が黙り込んでしまう時間が増えてしまいます。

実際、弊社でもよくオンラインMTGで沈黙が流れ、社長から「これは誰が仕切るの？」と誰にとでもなく言われることが度々あります汗

３．RACIを活用する

「RACI」とは、プロジェクト内の役割を明確にして、円滑なコミュニケーションプロセスのもとで遂行するための思考ツールです。コンサル業界でよく使われるものだそうです。
（参照：https://ssaits.jp/promapedia/method/raci-chart.html）

先の2にも絡んできますが、簡単にいうとプロジェクトにおいて
・実行責任者（業務を実際に行う人）
・説明責任者（最終決定権を持つ人）
・協業先（プロジェクト遂行に関して相談を受け、アドバイスをする人）
・報告先（進捗状況の報告を受ける必要がある人）
この4つの役割を明確にしましょうということです。

先の２と同様、オフラインでこれらを曖昧にしていると、オンラインになった途端に綻びが露呈します。
また、大掛かりなプロジェクトだけでなく、定例MTGにおいても同じ考え方ができます。
誰がこのMTGに参加し、どういうレポートラインになっているのかを、これを機に改めて整備するといいかもしれません。

４．アイデア出しのハードルを下げる

オフラインでは、アイデアを発散する際にホワイトボードや付箋などの小道具を使うことが多いと思います。これが無意識的にアイデア出しのハードルを下げてくれていました。

ところがオンラインではそうはいかない。最近はオンライン上で使える擬似ホワイトボードもありますが、慣れによる熟練度の差からアイデアを出せる人と出せない人が出てきてしまいがちです。

もちろんオンライン上でのツールを活用することはアリですが、そういったツールが全てではないという考え方も必要です。
ツールでアイデアが出しにくいのであれば事前に宿題として考えてきてもらう等、アイデアを出すプロセス全体をセットで見直すことも視野に入れると良いでしょう。

５．情報アクセスへの配慮

情報をどうキャッチアップさせるのかを設計して、「誰に何を聞いたらいいのか分からない」という状況を作らないようにしましょうということです。

オフラインの時は、会議室を出入りするメンバーの様子で会議が難航しているのか、良いアイデアが出て好調なのかがなんとなく見えていたこともあったのではないかと思います。

ところが、リモートワークになるとこういった情報も見えなくなります。
色々なものが見えない気になってしまって、情報が見えないことへの不安が高まってしまうのです。

特に、情報がアップデートされた時に「どこに公開されているのか」を明確に発信することが大切です。

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4月〜5月の緊急事態宣言中は、とりあえず突貫でリモートワークっぽい仕組みをこしらえた企業も多かったのではないかと思います。

今後リモートワークを恒常化するのであれば、当時は「それっぽく」で済ませてしまっていた部分に目を向けて新しい仕組みを作っていくことが必要です。

今回のInVisionに限らずリモートワークのための取り組みをしている企業はたくさんあるので、できそうなものを取り入れつつ自分たちにあったスタイルを作っていきたいですね。

それでは今日はこの辺で( ˘ω˘)