新年度に整えておきたいICT周りの3つのこと

Google for Education認定トレーナー/コーチの笠原です。

4月2日。新年度が本格的に動き始めました。

人が入れ替わって職場の雰囲気が変わるこの時期、「なんとなくこういう感じで」が通じる相手は、新しく来た先生には通じません。慣れた同士の暗黙の了解って、意外と外からは見えないものなんですよね。

ということで今回は、年度の最初に整えておきたいICT周りの話を3つしていきます。

以下Voicyの台本の要約版です。

Google Classroomの「命名規則」を最初に決める

Google Classroomには、知っておいてほしい仕様が一つあります。クラス名の1文字目がアイコンとして一覧表示されるという仕様です。

生徒が自分のクラス一覧を開くと、登録されているクラスのアイコンが一覧で並ぶんですが、そのアイコンが名前の先頭1文字なんですよね。各教科がバラバラな命名をしていると、生徒の画面には「2」「授」「数」「英」……というアイコンが並ぶことになって、どれがどの教科かわからない、という状況が生まれます。

さらに困るのが、教員同士の情報共有クラスと生徒向けの授業クラスを先生が混同してしまうケースです。

「先生だけに配ろうとした資料を、間違えて生徒全員のクラスに送ってしまった」という誤配信は、現実に起きている話です。

これ、命名規則を年度最初に共有するだけで防げます。

• 授業クラス：「国語」「数学」など必ず教科名から始める

• 教員用クラス：1文字目に★や●などの特殊記号を使う

難しいことは何もないです。ただ「うちはこのルールで」と一言決めておくかどうかです。

クラウドの「共有ドライブ」で二重の安全網を作る

文部科学省の「クラウド・バイ・デフォルト」方針もあって、学校現場でのクラウド活用はこれからも進んでいきます。

でも、どれだけ気をつけていても人間の誤操作をゼロにはできない。

共有設定を間違えて、意図していない相手に資料を見せてしまう、という事故は実際に起きています。

だったら、「ミスをしても情報が漏れない仕組み」を事前に用意しておく。それが現実的な対策です。

そこで使いたいのがGoogle ドライブの共有ドライブです。

共有ドライブはあらかじめ指定したメンバーしかアクセスできない設計になっています。

万が一生徒にURLを誤送信してしまっても、生徒はメンバーに登録されていないので中身を見ることができません。

通常のマイドライブのフォルダは、共有設定を間違えると誰でも見られてしまうリスクがあります。

共有ドライブは最初から「指定したメンバーのみ」という設計なので、誤操作のリスクを構造的に下げられるのです。

「ミスをするな」と個人にプレッシャーをかけるより、「ミスをしても大丈夫な設計」を作っておくほうが、長く安心して働ける職場になります。

生成AIガイドラインは「一言の意識共有」から始める

最後は、生成AIのガイドラインの話です。

文科省も生成AIに関するガイドラインを出しています。

「うちの学校では使っていない」という学校でも、生徒が使っている可能性はあるわけで、「うちは関係ない」とは言い切れない時代になっています。

「でも会議が忙しくて読み合わせなんてできない」、わかります。

新年度のこの時期は本当に議題が多い。ただ、最低限これだけやってほしいことがあって、それは会議でガイドラインの資料をざっと共有して「何かあったときはここを根拠に動きましょう」と一言添えるだけでいいのです。

保護者からの問い合わせがあったとき、「このガイドラインをベースに対応します」と言える状態を作っておく。

それだけで学校としての対応は全然変わってきます。

理想を言えば学校独自の生徒用・教員用ガイドラインを作成して保護者にも明示できる状態が一番いいですが、そこまで人員を割ける学校は多くないのが現実です。

まずは文科省のガイドラインを確認するところから。

読む時間がなければNotebookLMを使う手もあります。ガイドラインの文書を読み込ませて「新年度に絶対理解しておくべきことを3つにまとめて」と聞けば、ポイントを効率よく押さえられます。

自分が使うかどうかに関係なく、生徒は使っている可能性がある。

だからこそ「生徒に対してこういう姿勢で接しましょう」という共通認識を教員間で持っておくことが、ガイドラインを確認する一番の意味だと思っています。

新年度の最初って、本当にやることが多くて余裕がないんですよね。

でも、こういう「仕組みを整える」系の作業は、後回しにすると一年間引きずります。最初に少しだけ時間を使っておくと、あとがずっと楽になります。

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