T53_Excelで自動化しきれなかった1か所を、AIに頼んだら

名簿を入力シートに打ち込む。

それだけで名札が刷れる。受付名簿もできあがる。席次表の人数まで埋まる。

そういうExcelを、2年がかりで作ってきました。

それでも、同じ作業のやり直しが必要でした。

2年かけて、少しずつ関数を増やしていった

同窓会の仕事は、学校の通常業務とは別にやらなければなりません。引き受けている同窓生にとっては、それなりに重い仕事です。

だから作りました。来年の自分が早く終わるように。そして、自分が転勤したあと、引き継ぐ誰かが困らないように。

令和6年度からです。

最初から今の形だったわけではありません。入力シートに入れれば全部のシートが埋まる——そんな便利なものは、一回では作れませんでした。最初は元データからコピペで別シートを作り、関数でつながるシートを少しずつ増やしていきました。

できあがったのは、入力する場所が1か所だけの仕組みです。

卒業年と氏名と備考を入れる。あとは関数が、名札印刷にも受付用名簿にも出席者名簿にも、勝手に運んでくれる。テーブルごとの人数と料理数も数えてくれる。

2年かけて、ここまで来ました。

今年は、応募データをまるごと渡してみた

今年はClaude Codeに手伝ってもらうことにしました。パソコンの中のファイルを直接読んで、操作までしてくれるAIです。

渡したのは、応募の集計Excelが4本と、名簿の本体。頼んだのは「入力シートのB列からD列を、今年度版にしてほしい」だけです。入力さえ終われば、あとは関数が仕上げてくれる。そのつもりでした。

ひとつだけ注文を付けました。

集計の4本は、書き方がバラバラでした。「昭和43年3月卒業（第64回・高20回）」もあれば、「昭51普」も「52」もある。全角で「高３５回」と書かれたものまでありました。

AIはこれを統一した表記に直しました。おもしろかったのは、AIが自分で見つけた変換ルールを、すぐには信じなかったことです。「高◯回」を卒業年に直すルールを立てたあと、それが本当に合っているかを、名簿にすでに入っていた2人分で検算してから使いました。

10分ほどで、177名が入力シートに並びました。

頼んでいない不具合が、出てきた

その後、応募は締切を過ぎても届き続けました。追加の取り込みをお願いした日のことです。

作業を終えたAIが、頼んでいないことを報告してきました。

受付用名簿のことでした。このシートは「原版の同じ行を読む」という約束で作ってあります。5行目は5行目、100行目は100行目。そういう作りのはずでした。

実際は、こうなっていました。

• 5〜45行目：正常

• 46行目・76行目：#REF! エラー

• 77〜148行目：1行上を参照

• 175〜212行目：6行下を参照

• 213〜294行目：35〜38行下を参照

#REF! は全部で14セル。印刷すれば、原版とは違う人、違う座席が出てきます。

なぜ、こうなっていたのか。

答えは、たぶん作り方そのものにあります。

この仕組みを、私は少しずつ育ててきました。シートを1枚足し、関数を1本つなぎ、また1枚足す。そのたびに行を挿入し、削除しました。Excelの関数は親切なので、行が動くと参照先を追いかけて書き換えてくれます。その親切が、2年かけて、じわじわと参照をずらしていました。

出席者名簿も同じでした。3ページ目の途中から名前が出てこない。原因は、左端の№が202までしか書かれていなかったことです。作ったときは202人で足りていた。足りていたから、手で打った。足りなくなる日のことは、考えていませんでした。

引き継ぐ人が困らないように作ったファイルでした。

そのファイルに、#REF! が14個ありました。

去年までの私は、この参照が合っているかどうかを、毎年神経を使って確かめていたつもりです。それでも14個、見つけられていませんでした。

1枚のシートから、いくつのシートへ参照が飛んでいますか。そして、その参照が合っていることを、何を見て確かめていますか。

関数で書けなかった、最後の一区画

ここまでは、答え合わせができる仕事でした。規則があるから、そこから外れているものを見つけられる。

でも、この仕組みには、どうしても関数にできない場所がひとつ残っていました。

座席割りです。

誰をどの卓に座らせるか。条件はこうです。卒業年度ごとにまとめる。年度が近い人は、近くの卓になるようにする。同じ年度なのに卓が分かれてしまう場合は、せめて隣同士の卓に置く。

関数では書けません。去年までは、Excelのシートを何枚も開きながら、目視で組んでいました。かなり時間がかかる作業でした。

今年は、この条件を文章で伝えてみました。

返ってきたのは、案Aと案Bの2つです。それぞれ、どの卓が何名になるかまで計算されていました。私はBを選びました。

しかも、その後で7名の追加が入りました。217名になり、卓が足りなくなりました。円卓を1つ新設して、そこも含めて組み直してもらいました。

全部を任せたわけではありません。一部の座席は、私が自分で手入力して調整しました。

できあがった席次表を見て、驚きました。

私の意図どおりの席順になっていたからです。年度のまとまりも、卓と卓の近さも。

Excelに入力すれば完成する設計を作ってきたつもりでした。それでもここだけは、人間が自力で考えるしかない場所でした。その一区画が、言葉で伝えるだけで埋まりました。

削れたのは、時間ではなかった

今年の作業は4日間でした。ずっと張り付いていたわけではありません。他の仕事の合間に挟みました。AIが動いている間は、同窓会の別の準備を考えていました。

実際にやりとりしていた時間は、合計で約2時間14分です。

去年までは、正確に計ったことはありません。でも、入力原版と名札印刷が関数でつながっているかを確かめて、受付名簿の参照を1列ずつ追って、席次表の人数を打ち直して、貼り付けミスがないか目で見て——ざっと10時間は超えていたと思います。

でも、本当に変わったのは時間ではありません。

今年、人数は4回動きました。177名から始まって、183、209、210、そして217。締切は設けています。それでも同窓生は、ぎりぎりに申し込んでくるし、ぎりぎりに減る。応えたいから、応える。

去年までなら、そのたびに名札も受付名簿も席次表も座席割も、全部やり直していました。一番つらかったその作業が、今年は「この人を追加して」とAIに伝えるだけで済みました。

不具合が出たときもそうです。去年までは、どこがおかしいのかを自分で考えなければなりませんでした。今年は、画面のスクリーンショットを渡して「こういう不具合があります」と言えば、原因が返ってきます。

私がやったのは、設計と判断だけです。司令塔の仕事をしていた感覚でした。

設計があるから、渡す場所が決まる

消えていた土日の正体は、関数の外側でした。

自動化できていた部分は動いていました。でも、その周り——目視確認、やり直し、座席割り——が、毎年時間と神経を食っていたのです。

AIが参照のズレを見つけられたのは、そこに規則があったからです。「原版の同じ行を読む」という約束があるから、破れている場所が分かる。全部が手作業のコピペで、どこが何を見ているか誰にも分からない名簿だったら、AIにも見つけようがありませんでした。

座席割りも同じです。自動化できている場所とできていない場所の境目が、自分の中ではっきりしていました。だから「ここを頼みたい」と言えました。

少しずつ関数を増やしてきた2年間は、穴を作った時間でもありました。同時に、その穴を見つけられる形に整えた時間でもありました。

令和6年度、次の年のことを考えながら3日かけて設計しました。あの3日が、今年の2時間14分になっています。

これからは、仕事ごとにフォルダを作ります。その中にExcelの本体と、必要なデータを全部入れる。そこでAIと話しながら進める。それを標準にします。

自分で作り込んだ仕組みがある人ほど、渡す場所が決まっている。

人生の限りある時間を大切に。シンパクト和 でした。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
スキやコメントをいただけると励みになります。