T03_データを使える形で残す仕組み～仕事の記録の残し方の大切さ
人生に感謝を。シンパクト和 です。職場で共有したいデータの扱い方を考察します。
皆さん、こんな経験は無いでしょうか？
前任者の仕事を引き継いだが、データがごちゃついていて大変だった。
必要なデータがどこにいったか忘れた。探せない。
メンバーそれぞれが好き勝手なEXCELの使い方をしていて、蓄積されたデータが活用しにくい。
データベースの大切さと、整理されたデータベースのメリットを考察します。
仕事の記録をデータベースとして残すことは、ビジネスマンにとって重要です。なぜなら、次回同様の仕事をする際に振り返って活用できるからです。
データベースに残すだけでなく、普段簡単にアクセスしやすくすることが重要です。自分なりにデータの保存方法をフォーマット化して整理しておくことで、日々の仕事の効率と質の向上が期待できます。
データの貯め方の自分なりのルール作りをしておいて、あとは頭を悩まさずにデータがたまる仕組みにするとよいです。
振り返ることには次のメリットがあります。
仕事の質向上:
前回の教訓やアプローチを振り返り、改善点を見つけることで、次回の仕事の質を向上させることができます。
効率向上:
データベースに記録があることで、近い仕事を行う際に時間を節約できます。
私の場合、授業をPowerPointで行っています。同じ範囲の授業を再度行う際は、前回のスライドを振り返り、教え方や考え方を改善しています。また、授業後にスライドを直すことで、次回の改善点を記録しています。
私はiPadからすべての仕事データにアクセスできるようにしています。データを取っておくだけでなく、定期的に振り返り、保存しているデータの意味を思い出すことで、データの有効活用を図っています。
オンライン時代において、データを効果的・効率的に活用できる形で残すことはますます重要です。使える形でデータを貯めていけば、BIツールで多角的な分析ができます。
紙ベースのファイリングに比べ、アクセスのしやすさから記憶の活性化と学びの促進につながります。楽しい時代だなぁと思います。
「探しやすいデータの残し方」、「データの残し方のフォーマット統一」、「有効なデータの貯め方」
を職場のみんなの当たり前にして、少しずつ活用できるデータベースを構築していきたいです。
人生の限りある時間を大切に。シンパクト和 でした。
