H14_仕事のストレスを軽減！「あれ、どこだっけ？」「あれ、いつだっけ」をなくすデータ管理術

仕事が滞る瞬間はいつも同じ。

「あれ、どこ？」「あれ、いつ？」と探してばかりいると、心まで疲れてしまいます。

だから私は、“探さない仕組み” を徹底して作りました。
PCもiPadも、必要なものはワンアクションで手に入る。

この記事では、そのシステム化の工夫をお届けします。

私が仕事を早く終えて帰るために大事にしていることは大きく３分類あります。
１．思考アルゴリズム
２．あれ、「あれ、どこだっけ」、「あれ、いつだっけ」と探さない仕組みづくり
３．効率化を実現するためのスキルの鍛錬

今回の記事では、
２．「あれ、どこだっけ」、「あれ、いつだっけ」と探さない仕組みづくり」を紹介します。

１．データの置き場所

　職場の個人PCはアクセスしたいデータへ迷わず、素早くアクセスできるように置き場所を明確にしています。

（１）スタートへピン留め
　校務分掌関連のフォルダはここにおいています。
教務課フォルダ、学年フォルダ、数学科フォルダ、部活動フォルダ、全県下統一のフォルダなどです。
毎日、何度もアクセスするデータ保管場所へは一瞬でたどり着くようにしています。

「左手でウインドウズキーとほぼ同時に右手のマウスでクリック！！」

（２）エクスプローラーのドキュメントフォルダ
　近日中に手を付ける仕事と終えた仕事の様式はここにおいています。
起案文書表紙、添書、封筒宛名など時系列でためています。
前年度のデータを参考にすれば、今年度のものがすぐに作成できるようにしています。

「左手でWindowsマーク+ E とほぼ同時に右手のマウスでダブルクリック！！」

（３）職場アカウントOneDrive
　どこの学校へ転勤しても使用するファイルここにおいています。
校務で提案した要項、授業用のパワポ・資料、進路指導資料、出張伺い、個人提出の書類などフォルダ分けしてためています。
転勤する時にデータ整理をしなくていいようにしています。

「左手でWindowsマーク+ １ とほぼ同時に右手のマウスでタブをクリック！！」

（４）エクスプローラーのダウンロードフォルダ
　Teams連絡で添付される様々な事柄のデータはここにおいています。
学校で日々実施される事柄のデータをためています。本校では、ファイル名へ「240720_〇〇」と日付をつけるルールにしているため、時系列でたまっていきます。
　「あの取り組みはいつだったか」「あの実施内容はなんだったか」などすぐに調べられるようにしています。

「左手でWindowsマーク+ E とほぼ同時に右手のマウスでダブルクリック！！」

２．iPad 活用

　職場の個人PCで行うことと、iPadで行うことを適性に応じて使い分けています。

（１）スケジュール管理
　スケジュールは２つの管理方法にしています。
　１つ目はグッドノートによる管理です。自分の仕事内容に合わせたオリジナルスケジュール帳を登録しています。主に１日の細かいスケジュールと週単位のスケジュール管理です。
　２つ目はファーストシードカレンダーによる管理です。グーグルカレンダーを連携させています。年間行事予定表をグーグルカレンダーに読み込ませています。主に事前に決まっているスケジュール管理です。

「顔認証からのアプリタップ！！」

（２）保存資料
　会議資料、授業準備（手書き）資料等を保存しています。
　紙で配られたデータをすぐにPDFにして保存できるので、各種資料はiPadへ保存しています。すぐに立ち上げて資料閲覧できた方が便利なものはiPadへ保存しています。

「顔認証からのアプリタップ！！」

（３）アイディア出し
　何か実施案を作成する場合は、いきなりWord、PowerPointで資料作成しないようにしています。最初は、フリーボードに整理など考えずになぐり書きをしてアウトプットするようにしています。PCに向かって清書する前のアイディア出しにはiPadが適しています。

「顔認証からのアプリタップ & アップルペンシル！！」

３．すぐできないタスクの管理

　タスクは基本的にはすぐ終えます。スケジュール化しないようにしています。
すぐに取りかかれないタスクは、以下のルールで処理します。
（１）いつ実践するか付箋に日付を書く
（２）何が論点かと段取りをざっくり考えてメモする
（３）日付付箋を付けて、メモと要項をクリアファイルに入れる（１タスク、１クリアファイル）
（４）今週中にやるものはGoodnotesの予定表に書く。時間が経過しないと取りかかれないものはGoogleカレンダーへ入力する。
　実施すべき時になったら、自動的に自分が動けるような段取りをしておきます。

「棚から日付付箋みてクリアファイル取り出し！！」

「あれ、どこだっけ？」「あれ、いつだっけ？」は極力なくしたいですよね。

仕事を進めようとする時に「必要なものが瞬時に準備できる仕組み作り」にこだわっています。

シンパクト和でした。

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