リモート会議の個人的マニュアル

　新型コロナウィルスによる自粛ムードでリアル会議が（ほぼ）ゼロに。最近はリモート会議にも慣れてきたもので…。ただ、進行していく中で「こうした方がいいんじゃないか？」と思うことがあり、ネットで見かけたTipsと共に書き記しておく。

事前準備はどうすれば？

　まずは、何のソフト（アプリ）を使うのか早めに連絡し、インストールしておいてもらう。代表的なソフトはZoom、Teams、GoogleMeet、Skype、など。参加者の中には必ずと言っていいほど「アナログ人間」がいて、インストールのやり方すら分からない…という事案が発生しがちなので、導入が決まったら早めに告知を。おそらくリモートワークをやりたがらない人は「出来ない」のではなく「面倒くさい」という人が大半を占める。なので懇切丁寧に導入してあげれば言い訳出来ないはずである。

　次に、主催者は参加者に対し、前日までに「開催日時」をアナウンスしておく。また、会議で使う資料をアプリ内やLINE、メールなどで事前に配布しておくのも忘れずに！　（※会議するのに共通の資料が無いと話が進まない）

　会議当日は開始5〜10分前になったら「そろそろ会議が始まりますのでご準備下さい」と念押しのアナウンス。

会議が始まりました

　メンバーがボチボチ参加し出し、時間になったところで「参加予定の人が全員揃っているか？」「資料が手元に届いているか？」の確認を。

　全てが揃ったところで進行役が「それでは会議を始めます。宜しくお願いします」と宣言した方がベスト。

　会議中、映像をONにしている場合は、オーバーリアクションにした方が相手に「感情」が伝わる。リモートでも意外にボケてくる人もいるので、画面にカメラを見てムスッとしたままだとその人がスベったように見えてしまう。なので手を叩くなどリアクションしてあげたほうが良いものかと。声（音）だけだと誰が笑っているのか分かりにくいので…。逆に言えばアピールになるかも。

　そして、次の議題へ行く前には「他に意見ある方はいらっしゃいますか？」と適時確認する。リモート会議だと他人と発言が被りがちになるため遠慮して発言しにくい人もいるはず。そういう人に発言の機会を与えるのを忘れずに。

会議終了にあたって

　参加人数が少なければ、発言少なかった人へ「○○さん、言い残したことはありませんか？」や「他に無いですか？」など問いかけて発言の機会を促す。下手すれば一言も喋らずに何となく画面にいた…という人も出てくる。

　そして、主催者が「以上になります。お疲れ様でした」と率先して接続を切る。でないと、何となく「残った方がいいんじゃないか…」と不安に感じる人も出るので。

会議を快適に進行するには？

　なるべくイヤホンマイクを準備してもらうように！　というのも、イヤホンマイクを使わないとスピーカーから出力される音をマイクが拾ってしまう”ハウリング”の現象を起こしたりする場合がある。なのでイヤホンマイクを準備出来ない人のためにも「喋る時以外はマイクはオフにして下さい」と最初に言っておくと余計なトラブルに見舞われないはず。

　いちいち音声をオン・オフにするのは手間がかかるが、マイクは思っている以上に生活音や周囲の雑音を拾ってしまうので、人数が多い会議では特にオフにしてもらう必要あり！　他の人が話している時にブツブツ途切れるのはイライラする。

　また、パソコンで参加している場合、パソコンの下にクッション的なものを敷いてもらうと、机の上で発生する音を遮断できる。（※スマホを置く時の「ガタッ！」という音や、着信音は無くてもバイブレーションは意外とうるさい）

最後に……

　フェイス・トゥ・フェイスな会議でもリモート会議でも、相手に対する気遣いというのは必要。リモート会議では、相手の動きが分かりにくいぶん発言する順番やタイミング…なかなか難しい。ただ、これはやっていくうちに慣れていくはず。

　今まで一ヶ所に集まるのが普通だった会議が「リモートでやっても仕事は順調に進んでいる」ということに気付かされた人も多いはず。リモートワーク出来るのは５％程度などと言われているが、やらずに最初から諦めている人も多いかと思われる。

　移動時間を削るだけで1時間近い余裕が出る場合もある。なので、この騒動を機にリモートワークを本格的に取り入れてみるのも良いのではないかと思われる。