【CPS】会議の「空中戦」を終わらせる技術：300回のCPSで磨いた交通整理の極意💡 0658 Practice
💡この記事は、こんな方に向けて書きました
ZoomやTeamsを使ったWeb会議で、議論があちこちに飛び困っている人
複数部門の意見を整理し、プロジェクトを前へ進めたい人
会議の司会や、ファシリテーションを任された人
コンサルタントとして、会議の交通整理力を身につけたい人
PLS（Project Leading Skill）は、私が30年以上の企業改革の経験から体系化した、プロジェクトを成功へ導くための知識体系です。
CPS（Customer Planning Session：ふせん会議術）は、その中の「問題解決力」で使っている手法です。
※CPSの概要については、こちらの記事の無料部分で詳しく解説しています
👉 CPSの基本をチェックする
💡2024年7月、Web会議で「空中戦」が起きた
私はこれまで、CPS（Customer Planning Session）を使って、300回以上の問題解決会議をセッションリーダーとして運営してきました。
2024年7月、初めてコンサルティング契約いただいた、お客様とのキックオフWeb会議で、CPSで身につけた「交通整理」が役に立ったことがありました。
参加者は9名。
お客様A部門 3名
IT部門 3名
取引先 2名
オブザーバとっして、外部コンサルタントの私 1名（京都からWeb参加）
この会議には、次のような目的がありました。
お客様から頂いた、新しい要請を理解する
背景・要請内容を関係者で共有する
お客様の要請への対応案をいくつか出す
その優劣を議論する
今後解決しなければいけない問題を明らかにする
最初は順調でした。PowerPointで1の背景説明があり、全員が理解した……はずでした。
ところが、対応案の議論に入ったところから、会議が迷走し始めました。
💡なぜ、会議は迷走したのか？
司会者が2案比較の表を画面共有し、発言を書き込んでいきましたが、すぐに問題が起きました。
1 入力が追いつかない
複数の人が次々に発言するため、入力が追いつきません。
一部だけ文字化すると、後から読んだときに発言者の意図と違う意味になる可能性があります。
2 用意した表に入らない議論が出る
A案・B案の比較をしようとしているのに、「A案にも、やり方が2つあるのでは？」など、表の枠に収まらない議論が出てきました。
3 司会者が途中で会議を抜けた
さらに、司会者が緊急対応で途中退席しました。
私は本来、黙って見ていることもできました。
しかし、
「解決すべき問題を理解したい。そのためには、今の議論を整理したい」
という思いが強くなり、交通整理を始めました。
💡オブザーバーだった私が、思わず「交通整理」を始めた理由
私は本来、聞き役に徹する予定でした。しかし、目の前で繰り広げられるのは、着地点の見えない「空中戦」。
振り返ってみると、私は会議でいつも2つのことを気にしています。
１ 会議の記録を、次の仕事に使える形にしたい
会議中の発言を単なるメモにせず、後から読んでも、中学生でも背景が分かる文章にしたい。
そして参加者全員に、その場で確認してもらいます。
こうすれば、次回の会議はその記録から始められます。
２ 話題が飛んだら、そのままにしない
せっかく重要な議論をしていても、別の話題へ飛ぶと、それまでの議論が中途半端に終わります。
その結果、会議の成果物に抜けが生じます。
ですから、
「その話題は重要なのでメモしておきます。まず今の話を終えてから戻りましょう」
と、一度横に置きます。
