【月曜日のしかけ＃28】いつ返すかの即レス

月曜日は仕事力大全の基礎に関する「7秒しかけ」を紹介していきます。

今回は、仕事力が少しレベルアップできる
７秒しかけ「いつ返すかの即レス」を紹介します。

しかけのイメージわきますか？
『白潟さん、わきますよ即レスできない時に『〇時までに返答します』ってレスすることでしょ』

はい、その通りです。

皆さん、即時にレスポンスが出来ない時に『〇時までに返答します』の即レスはできていますか？

『はい、私はできています』
素晴らしいですね！お客様や上司に信頼され喜ばれているかと思います。

ここまで読んでもらいありがとうございます。

残念ながらできていない方、ぜひ読み進めてください。

０　７秒しかけとは（１度読んだ方は読み飛ばしてください）

「7秒しかけ」とはしかけ研究家白潟敏朗と白潟総研のコンサルティング経験・ノウハウをベースに、次に示す習慣化の４つの技術を活用し開発したしかけです。

①　小さな行動から始める
～　小さすぎてばかばかしいと思う行動が習慣になる（小さな習慣）　～

②　If thenプランニング（もしXだったらYをする）
～　「◯◯した時に□□する」で実行率アップ　～　

【If-Thenプランニングの例】
・　帰りに電車にのったら、明日見る動画の1行ゴールを書く
・　行きの電車にのったら、ロジカルシンキング動画を1本見る
・　お風呂に入る前に、腕立て5回する
・　先輩・上司に声をかけられたら、メモ帳を出す
できたら、自分を褒めましょう「よくできた！」

③　20秒ルール
～　始めるまでにかかる時間を20秒短くする　～
何かを始めるまでの手間を20秒短縮すると、20秒分の手間のかからなさが、頭によぎる「面倒くさい」を遠ざけ、「気がついたらやっていた」という達成感につながります。

20秒以内にすぐにやれるように準備することが大事！

④　マジックナンバー４
～　週４回以上の実践で習慣化しやすい　～
習慣化の４つの技術に加え、最近流行りの行動経済学も活用しています。

特にナッジ理論「行動科学に基づいた小さなきっかけで人々の意思決定に影響を与え、行動変容を促す手法・戦略」を活かすことで、より簡単に実行できる工夫をしたしかけです。

具体的には1秒から7秒で実行でき小さな成功により少しだけ自信がつき、気がつけば習慣になっている、そのような効果のあるしかけです。7秒以内で実行できるので「7秒しかけ」と呼んでいます。

１　「いつ返すかの即レス」とは

知ってる方も多いと思いますが、即レスとは「即座にレスポンス（返事）すること」の略で、メール・SNS等で相手から連絡をもらったときにすぐに返事・返信をすることを意味します。

「仕事ができる人は即レス」とSNS等で提唱している方は多く、超多忙なソフトバンク孫社長も即レス実践者のようです（LINEヤフー川邊会長のポストより）。

即レスは

・クライアントワークをしている方
・営業の方
・メンバーのマネジメントをしている上司
・リモートワークの方
・社内でプロジェクトを推進している方

などには特に有効ではないでしょうか。

即レスは相手と自身の両方に、主に7つの効果があります。

①　相手のストレス低減
相手は返事を待つことによるストレスを感じる時間が短くなります。

特に相手からの日程調整連絡に対して即レスをしないと、相手はいつまでも仮の日程を確保しておかなければならずストレスを抱えてしまいます。

②　相手の仕事のスピードアップ
問題や質問がすぐに解決されることで、相手の仕事がスピードアップします。特に緊急の問題や納期がある場合、迅速な対応は非常に重要です。

③　相手からの信頼向上
迅速な返信は、相手に対して信頼感を与えます。相手はあなたがプロフェッショナルであると感じ迅速な対応能力を評価します。

④　相手からの即レス増加
「返報性の原則」により、あなたが「即レス」で返信すれば相手も「即レス」で返答せねばならないと感じます。

⑤　相手との関係強化
クライアントや同僚とのコミュニケーションが円滑になり、お互いの関係が強化されます。迅速な返信は相手に対する関心や配慮を示すことにもなります。

⑥　自身の待つストレスの軽減と返信漏れの防止
迅速に返信することで未読メール/チャットが減り、後で返信しなければならないというプレッシャーが軽減され、更に返信漏れも防げます。

⑦　プロジェクトやタスクのスムーズな進行
即レスによりプロジェクトやタスクが滞ることなくスムーズに進行します。これにより、全体の生産性が向上します。

たくさんの効果がある即レスですが、即レスが必ずしも最良の選択肢でない場合もあります。

例えば、即座に返信することで内容が不十分だったり、誤解を招いたりするリスクもあります。そのため、状況に応じて適切なタイミングと内容で返信することが重要です。

『白潟さん、即レスの効果はわかるけど即レスできる状況じゃない時は実施できないのでは？』

たしかに、短納期の仕事をこなしている時やミーティング中には即レスしづらいです。

そんな時に、7秒しかけ「いつ返すかの即レス」を実践しましょう。
お客様やメンバーからメール/チャットが来たら、直ちに

・お客様の場合
『メール/メッセージを頂きありがとうございます。
誠に申し訳ございません。〇時/〇日までに返答させて頂きます』

・メンバーの場合
『ごめんなさい。〇時/〇日までに返信します』

このようなメッセージを送りましょう。
単語登録をしていれば3秒位以内で返信できます。

相手はいつ返事がくるかを知りたいので、

『メール/メッセージを頂きありがとうございます。誠に申し訳ございません。後ほど返答させて頂きます』

このような返信だと相手はメール/メッセージを読んでくれた確認はできるけど、いつ返事がくるかわからないのであまり良くありません。

それで7秒しかけのネーミングは「いつ返すかの即レス」にしています。
いつ返信するのかを返信しましょう。

２　アンカー（「いつ返すかの即レス」を思い出させるきっかけ）

きっかけがなくてもできる方は「いつ返すかの即レス」を実践してください。

実践するのに不安がある方は、人すなわち「お客様/メンバー」をきっかけにしましょう。

★　A社の方からチャットがきた！
A社の方からチャットがきた！　⇒　「いつ返すかの即レス」を実践する

さて、きっかけをどのお客様にしますか？
全メンバーの中から次の条件にあてはまるメンバーを選んでください。

・　重要なお客様
・　人間関係ができている
・　喜んでもらいたいと思える

★　ＸＸさんからチャットがきた！
〇〇さんからチャットがきた　⇒　「いつ返すかの即レス」を実践する

さて、きっかけを誰にしますか？
全メンバーの中から次の条件にあてはまるメンバーを選んでください。

・　よくメール/チャットでコミュニケーションを取る
・　人間関係ができている
・　育成したいと思える

３　今すぐ準備しましょう

準備しなくても「いつ返すかの即レス」を実践できそうな方は今すぐ実践しましょう。

準備した方が実践しやすい方は今すぐ準備しましょう！

①　いつ返すかメッセージの単語登録をする
・お客様の場合
『メール/メッセージを頂きありがとうございます。
誠に申し訳ございません。〇時/〇日までに返答させて頂きます』を登録

・メンバーの場合
『ごめんなさい。〇時/〇日までに返信します』を登録

②　週４回以上の実践状況のチェックシート作成
前述したマジックナンバー４（週４回以上の実践で習慣化しやすい）を実践する準備です。準備の例を次に示します。

・　「XXさんに「いつ返すかの即レス」と4枚のふせんに書く
（実践したらふせんをすてる！）

・　1枚のふせんに「いつ返すかの即レス」と4回のチェック欄を書く
（実践したらレチェックをいれる、4回チェックしたらすてる！）

③　②のチェックシートを手帳に貼る、またはパソコンに貼る

４　いつから実践しますか？

「いつ返すかの即レス」いつから実践しますか？
実践したいと思った方は今ここで実践時期を決めましょう！

・　明日から
・　明後日から
・　来週の月曜日から

決めた実践時期を手帳やカレンダーに書き込みましょう。
「いつ返すかの即レス」実践と記入した付箋を手帳やパソコンに
貼ってもいいです。　　

「いつ返すかの即レス」の紹介は以上でおひらきです。

皆さんが即レスでき相手から信頼され、喜ばれることを心から願っております。

実践したらＸ（Twitter）への投稿、またはNoteへコメントしてもらえたら嬉しいです！

今日も、「日刊7秒しかけ」を読んでくれてありがとうございます。

「いつ返すかの即レス」の7秒しかけを気に入ってもらえたら、
「日刊7秒しかけマガジン」のフォロー頂けると嬉しいです！

それでは、また明日！