[仕事のヒント] 仕事の効率を上げるためのヒント

こんにちは、しんごです。

日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。

仕事の効率

仕事で作業が必要になった場合は、できるだけ効率よくできるようにしたいものです。

効率よくやるということはできるだけ無駄を省きたいわけですが、実際は本来の作業と関係ないことで時間を取られていることがあると思います。

例えば、必要な情報が見つからなくて探していたり、そもそもやるべきことの内容がよく思い出せなかったりと様々なことで効率は下がっていきます。

このようなことがないように、意識しておくと良いのではないかと最近思ったことがあります。

直後に作る

自分が仕事をしている時のことを考えてみると、意外に何かを探している時間が多いと感じることがあります。

例えば、資料を作る時にどこかで見た図を入れたいと思ったとします。

どこかで見たのでファイルを検索したりしますが、そもそも記憶がうっすらぼんやりしているのでファイル名さえも分かりません。

結局５分くらいかけてやっと見つけたり、結局もっと時間がかかったりします。

このような事をなくすために、なるべく探す時間を少なくするように意識します。

一番良いのは、「聞いた直後にざっくり作る」というものです。

これは例えば、何かの資料を作成するために、関係者を集めて内容のヒアリングをしていたとします。

おそらく感覚的にわかると思いますがそうしたヒアリングのミーティングが終わると「あー終わった、終わった」と安心して、実際の作業はそのもっとずっと後に行うと思います。

こうして今まではずっと後に行っていた作業を終わった直後にざっくりやってしまうということです。

こうすることによって、その作業に必要な情報はすでに目の前にあるので、検索して探したりする時間を0秒にすることができます。

もし最悪直後にできないのであれば、そのことを覚えているその日のうちにやると良いです。

探す時間を意識する

「検索する時間など大したことない」とか、「整理上手なのですぐに見つけられる」などと思ってる人もいると思います。

しかし、たとえそうであっても、いざ探そうとしたら数分はかかると思います。

これが積もり積もれば1日の中で結構な時間となっていることでしょう。

この時間が全部0秒になれば、とんでもなく効率が上がると思います。

このように、実際の作業には、何かを探す時間があるということを意識することが大事だと思っています。

これからの作業の効率をなるべく上げるために、できるだけ聞いた直後にざっくり作業してしまおうと思います。