#042 任せた仕事、どこで見ていますか？

任せた仕事は、動いている。それなのに、なぜか前に進んでいない。細かく見れば、任せる意味が薄れる。最後まで見なければ、大きく戻ることもある。

任せながら前へ進める。その間にある「見る場所」を考えます。


進んでいるはずなのに、前に進まない

仕事を誰かに任せたあと、「進捗どう？」と聞くことがあります。

「予定通りです」「だいたい半分くらいです」「来週には形になります」。そんな返事を聞けば、仕事は順調に進んでいるように思えます。

実際、何もしていないわけではありません。必要なことを調べ、関係者と話し、資料もつくっている。予定していた作業は一つずつ終わっていて、本人も時間をかけて取り組んでいます。任せた側から見ても、途中でわざわざ口を出す理由はありません。

ところが、期限が近づいてまとまったものを初めて見ると、そのままでは次へ進めないことがあります。

必要な論点が抜けていたり、考えていた方向と少しずれていたり、形にはなっていても次の判断に使えるところまで届いていなかったりする。本人は動いていて、成果物も増えているのに、ここから修正しようとすると、かなり前まで戻らなければならない。

作業は進んでいた。それでも、仕事は思っていたほど前に進んでいなかった。

ここには、「進んでいる」という言葉だけでは捉えきれない何かがあります。

任せるほど、見ないほうがいいのか

こうしたことが起きると、次はもう少し途中で確認しておこうと考えます。

早めに見て、ずれていたら修正する。それなら最後になって大きく戻ることは減るでしょう。

ただ、確認を増やせば解決するとも限りません。

「まずこれを調べて、その次にこの人に聞いて、ここまでできたら一度見せてほしい」。そんなふうに確認する場所を増やしていくと、いつの間にか途中の進め方まで任せる側が決めるようになります。

成果物の品質は安定するかもしれませんが、それでは任された側が自分で考える余地が小さくなり、任せる側にも仕事が残り続けます。

かといって、「任せたのだから」と最後まで見なければ、期限の直前になって大きなずれに気づくかもしれない。

ここで、任せることと見ることが対立しているように見えてきます。

任せるなら、途中で見ないほうがいい。確実に進めたいなら、途中で細かく見たほうがいい。

けれど、本当にこの二つは反対側にあるのでしょうか。

「進捗50％」は、何の50％なのか

少し視点を変えて、任せる側でも任される側でもなく、仕事そのものを見てみます。

「進捗50％」という言葉があります。

予定していた作業の半分が終わったのかもしれません。使う予定だった時間の半分を使ったのかもしれないし、成果物が半分ほどできたという意味かもしれません。

定型的な仕事なら、これらはそれほど離れないでしょう。10個つくる仕事で5個完成しているなら、「半分まで進んだ」と考えても大きな違和感はありません。

ところが、考えたり判断したりしながら進める仕事では、作業量と前進量が同じになるとは限りません。

たくさんの情報を集めても、判断に必要なことが分からなければ、その先には進めない。一方で、重要な前提が一つ明らかになっただけで、それまで決められなかった方向を決められることもあります。

だとすれば、仕事が前に進むということを、単純な作業量だけで捉えるのは難しそうです。

調べたことで仮説を持てるようになり、仮説があるから方向を選べる。方向が決まれば具体的な形をつくれるようになり、その形が見えるから関係者との議論や合意へ進める。

仕事は0％から100％へ均等に完成していくというより、「次のことができる状態」を一つずつつくりながら進んでいる。

そう考えたほうが、実際の感覚に近いのかもしれません。

仕事には、意味のある「途中」がある

この見方に立つと、仕事の途中もすべて同じではなくなります。

まだ方向を考えている段階で仮説を変えるのと、その仮説をもとに資料をつくり込み、多くの人と調整し、合意まで取ったあとで前提を変えるのとでは、戻るための負担が違います。

だからといって、戻ること自体が悪いわけではありません。考えながら進める仕事では、途中で仮説が変わることもありますし、やってみなければ分からないこともあります。

問題になるのは、ずれに気づく場所が遅くなり、戻るための負担が必要以上に大きくなることです。

そう考えると、仕事の途中には「一週間経った」「50％まで来た」といった時間や量の区切りとは別に、意味のある境界が見えてきます。

この方向で具体化してよいのか。この前提で多くの人を巻き込んでよいのか。この状態で次の人へ仕事を渡してよいのか。このまま実行へ移してよいのか。

その先へ進むことで、手戻りの大きさや関係する人、必要なコストが変わるのであれば、そこには一度立ち止まって見る意味があります。

見る場所は、仕事によって変わる

では、その境界をすべて確認すればいいのでしょうか。

それも少し違います。

経験のある人が、よく知っている仕事をするなら、途中でほとんど見なくても問題なく進められるかもしれません。一方で、初めて取り組む仕事なら、早い段階で方向だけ合わせたほうが、その後を長く任せやすくなります。

期限に余裕があり、試行錯誤そのものに意味がある仕事なら、あえて長く任せることもできるでしょう。反対に、期限が動かせず、最後の手戻りが大きな影響を生む仕事なら、重要な境界を越える前に状態を見ておいたほうがいい。

つまり、見る場所は単純なルールでは決まりません。

仕事の不確実性、求める品質、期限、戻ったときの負担、そして任される人がその仕事をどこまで自走できるか。それらを見ながら、この仕事ではどこを見る必要があり、どこは見なくてもいいのかを決めることになります。

ここで設計しているのは、確認の「回数」ではありません。
仕事の中にある、確認する意味のある「場所」です。

見るから、任せられる

ここまで考えると、「途中で見る」という行為の意味が少し変わります。

どう調べるか、誰に聞くか、どんな順番で考えるか。そのすべてを確認する必要はありません。次の状態へ移るうえで重要な境界だけを見て、そこまでの進め方は任せることができます。

そこで次へ進める状態になっていれば、その先もまた任せればいい。まだ足りなければ、戻る負担が大きくなる前に方向を合わせることができます。

見る場所を決めることは、任せる範囲を狭くすることではありません。見る必要のない場所を増やすことでもあります。

任せることと見ることは、反対側にあるのではありません。

どこを見るべきかが分かっているからこそ、それ以外を見なくてもよくなる。ずっと見続けなくても、必要な状態へ向かって仕事を進められるようになります。

小さな仕事にも、意味のある節目を

大きなプロジェクトなら、仕事を分解し、節目をつくり、途中でレビューすることは珍しくありません。

難しいのは、そこまで大きくない日常の仕事です。

少し調べて提案してほしい。企画のたたき台をつくってほしい。関係者と話して方針をまとめてほしい。

一つひとつは、わざわざ大げさな管理の仕組みをつくるほどではありません。それでも、こうした小さな仕事をすべて自分で抱えていれば、いつまでたっても仕事は移っていきません。

だからこそ、小さな仕事ほど任せたい。

そのとき、細かなタスクに分解して管理する必要はなくても、「ここを越える前に一度見よう」という場所を一つだけ決めておくことはできます。

それは仕事の真ん中でなくてもいいし、一定期間が経ったところでなくてもいい。その仕事が次の状態へ移るうえで、後から戻る負担が大きくなりそうな場所や、そこで一度状態を合わせておけば、その先を長く任せられる場所に置けばいい。

仕事がどんな状態を経て進むのかを考え、その中のどこに意味のある節目を置くのかを決める。

それもまた、ひとつの「作業設計」です。

任せるために、見る場所を決める

仕事を任せると、「進んでいる？」と聞きたくなります。

けれど、本当に知りたいのは、予定していた作業をどれだけ消化したかだけではないはずです。期限までに必要な状態へ到達するために、今は次へ進める状態になっているのか。

そう捉えると、見るものも変わります。

何％終わったかだけを見るのではなく、何ができる状態になったのかを見る。何日経ったかだけで確認するのではなく、仕事がどんな境界を越えようとしているのかを見る。

そして、そのすべてを見る必要はありません。

この仕事ではどこを見れば、その先を任せられるのか。その場所を先に考えておけば、見ることと任せることを、どちらか一方に寄せる必要はなくなります。

任せるために、見る場所を決める。

見る場所が決まっているから、その間は手を離すことができます。

任せながら仕事を前へ進めるというのは、見ないことでも、ずっと見続けることでもありません。

必要なところだけを見るために、仕事の中にある節目を見つけておくこと。

その設計があるからこそ、任せることと、期日まで前へ進めることを両立できるのです。

次に読むなら

任せた後も、関係は続いている。

では、その相手を「わかった」と思ったとき、私たちはいったい何を理解したのでしょうか。

次は、「相手を理解する」ということ自体を考えます。

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