伝わる文章の書き方｜仕事で成果を出す3つの文章術

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仕事で文章を書くとき、私が特に意識していることがあります。
それは、

短く、書くことです。

仕事では、文章が上手いことよりも、相手にすぐ伝わることが重要です。
次の3つの文章を比べてみてください。

A

このペンは、書き心地がよく価格も安くて、環境にも配慮しています。

B

このペンは、書き心地が良いです。価格も安いです。環境に配慮しています。

C

このペンのメリットは3つです。

• 書き心地が良い

• 価格が安い

• 環境にも配慮している

伝えている内容は同じです。しかし、読みやすさはかなり違います。

Aは、一文の中に複数の情報が入っています。
Bは、文章を分けており、何を伝えたいか明確です。
Cになると、文章を全て読まずとも、一瞬で主張が分かります。

仕事では、この差が想像以上に大きいです。

文章が伝わると、仕事が進みやすくなる

文章を短く、分かりやすく書けると、本業で明らかに成果につながります。理由はシンプルです。

自分が何を言いたいか、相手がすぐ理解できるからです。

たとえば上司への報告。長い文章で、

「いろいろありまして、現在このような状況で、先方とも確認しているのですが……」

より、

「問題は2点です」

と最初に伝えた方が、はるかに理解しやすくなります。
営業、報告、会議、面談、どんな場合も使えます。

仕事のコミュニケーションで困るのは、文章が拙いことではありません。

「結局、何が言いたいのか分からない」ことです。

長い文章の解読は時間がかかります。
だからこそ、「短く、分かりやすく、すぐ理解できる文章」には大きな価値があります。

伝わる文章を書く3つのコツ

私が意識しているのは、次の3つです。

① 1文を60字以内にする

一文が長いほど、文章の中に複数情報が入りやすくなります。
書いたあと、「長い」と感じたら、2つまたは3つに分けます。

目安は60字です。これだけでも文章はかなり読みやすくなります。

② 1センテンス、1メッセージ

一つの文章では、一つのことだけを伝えます。

先ほどのペンの例なら、

「書き心地が良い」
「価格が安い」
「環境に配慮している」

を一文に詰め込みません。一つずつ分けます。

1センテンス、1メッセージ。

これを意識すると、自分自身の頭の中も整理されます。

③ 箇条書きを使う

複数の情報を伝えるなら、箇条書きを積極的に使います。
（特に高速な処理が求められるメールやチャットでは、必須）

たとえば、

「今回の課題は、A製品とB製品の納期が遅れていることと、予算を超過していること、そして開発部と生産管理部で人員が不足していることです」

と書くより、

「課題は3つです」

• 納期遅れ

  • A製品

  • B製品

• 予算超過

• 人員不足

  • 開発部

  • 生産管理部

と書くと、構造とレベル感が整い、読み手は一瞬で理解できます。
箇条書きは、最強の技術だと私は考えます。

文章術は、どんな仕事でも使える

この技術は、特定の職種だけで使うものではありません。

顧客提案、上司への報告、議事録作成、転職活動…
文章で「伝える」場面は必ずあります。

相手に伝わらなければ、どれだけ良い考えでも評価されません。
逆に、分かりやすく伝えることができる人は、それだけで仕事が進みやすくなります。

難しいことは考えず、まずは

• 60字以内

• 1センテンス、1メッセージ

• 箇条書きを使う

この3つを意識してみてください。以下、おすすめ書籍です。

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