相手の頭の中に「同じ景色」を描く。正しい指示のかたち。

指示とは案外難しいものだと思う。

ちゃんと指示をしないとミスや誤認識に繋がり、今後にも影響する。

今回は正しい指示のやり方について考えてみようと思う。

私の思う正しい指示のかたちは以下の通りだ。

1. 前提条件の共有がある

2. 目的の共有がある

3. 目指すレベルや方向性の共有がある

4. 指示される側の知識や経験に合わせている

1.前提条件と目的を共有する

まず1と2についてだ。
なぜその行動をする必要があるのか、
その行動の途中で気を付けることや条件などがあれば、しっかり共有する必要がある。
これがないと指示された側の行動の質に大きく影響する。

例えば水が入るのを見張るように指示したとする。
指示された人は水が入るのをひたすら見張り続けるが、一定量を超えたとしても報告せず見張り続けるだろう。
これは溢れないように見張るなどの目的を伝えないため発生してしまう。

だが例えば20Lの線まできたら報告するように指示していたらどうだろうか。
指示された人間は、
20Lの線まで溜まったところでアクションを起こさなければならない、
と思いながら見張るだろう。

上記は極端な例だが、指示をするときにやり方だけ指示していないだろうか？

やり方を教えるのはもちろん必要なことだが、
目的や前提条件が分かればより良いやり方を思い付くこともあるかもしれない。
イレギュラーなことがあっても行動できるかもしれないのだ。
作業だけではなく、目的から逆算して指示することが大事だと思う。

2.目指すべきレベルや方向性の共有がある

資料づくりなどの考えて行う業務において、
"なんか良い感じになるように"や
"どんな状況でも使えるように"と指示していないだろうか。

その資料は誰に向けての資料なのか、
その人がそのことについてどれくらい理解している人なのか、
どういう決裁を得るための資料なのかなど、
誰に、何を目指して、という認識は合わせる必要があると思う。

これを共有して作成しないと、
せっかくつくった資料が全く理解してもらえなかったり、
詳しい人に対して無駄に説明して反感を買ったりして、
何の役にも立たないどころか、作らないほうが良かったということになる恐れがある。

3.指示される側の知識や経験に合わせている

例えば専門知識や経験が必要な内容の場合、
そこから説明する必要がある。

それを飛ばした指示をしてしまうと、
指示された側が正しく理解できず、
これもまたミスや誤認識に繋がってしまう。

本人をレベルアップさせるために挑戦させるのは大事だが、本人の理解レベルを超えているものなら必ずその知識を補完してから行わせる必要があると思う。
そして必ずちゃんと理解できているかのフィードバックを得て、それから指示をするのだ。

また海外の方に指示するときも注意が必要だ。

私は仕事柄日本語が拙い人にも指示をすることがある。
そのときは、余計に上記のすべてを意識しないと誤認識が発生してしまう。
まずは丁寧に説明をし、その人の中で母国語に置き換えて理解してもらうように心がけている。

4.まとめ

誰かに何かをやってもらうというのはとても難しい行為だ。
相手は自分ではないため、自分では想像つかないような勘違いを起こす恐れもある。

誤認識を起こさないようにするためにも、
指示される側に立って指示することが大事なのだ。
そうすれば手戻りや影響を及ぼすことは少なくなるし、指示される側の成長につながる。

指示とは作業内容がすべてではない。
相手の頭の中に、自分と同じ景色を描くことなのだ。