【本文無料】Excel大好きOLのタスク管理術

Excel、使ってますか？

筆者はこのExcelに大変、大変お世話になっている。
Excleのおかげで電卓を叩く必要もなく、ミスなく美しい資料を作ることができるのだ。社会人としてこんなにありがたいことはない。
ここでは愛と敬意を込めて、Excel君とお呼びしたい。

「表計算」というくらいなので、Excel君が得意とするのは「計算」ではあるものの、筆者は主にスケジュール管理ツールとして使わせてもらっている。

まずベースとなるカレンダーを作る。
筆者は「月」と「日」のセルを分けた形が好み。

ドラッグすれば好きなだけ連続データ（1、2、3…という具合）を生成することができるけど、この時日付欄に「1」と入力せず、開始の日にちをきちんと入れるのがミソ。

そうすると、ドラッグした時に、30日まである月、31日まである月、なんならうるう年まで自動で判別してくれるからだ。

あらかじめデータの表示形式を「d」に設定しておけば、見た目上は「1」とてなってとてもスッキリ。

曜日も、ドラッグの連続データで入れてくれるの本当ありがたい。

なんて賢いんでしょう！

さて、このままでも使えるけれど、土日はお休みだからグレーアウトさせたいな……って、思いません？私は思う。
でも、いちいち土日のセルを塗りつぶすって地味に面倒。

しかし、

Excel君はやってくれる。

頼んだぞ、Excel君。

まず開くのは条件付き書式の設定

「数式を使用して、書式設定をするセルを決定」を選択したら、曜日を入れた行の先頭のセルを入力して、「＝"土"」とする。

今回の場合は、3行目に曜日を入れたので、「=A$3="土"」。

数式を入れたら、「書式(Ｆ)…」をクリックして書式の設定へ。
私はグレーアウトさせたいので、「塗りつぶし」タブからグレーの背景色を選ぶ。

これで土曜の設定が完了。
同じことを日曜バージョンでもやって……

できた！！

でも、どうせなら祝日も同じように設定したい……。

もちろんできる。

早速やってみよう。

内閣府ホームページに、国民の祝日・休日一覧が掲載されているので、まずはそれをコピーしてきて、カレンダーとは別のシートに、祝日・休日一覧をペースト。
ペーストしたシートは、わかりやすい名前をつけておくとベター。

そして、先ほどと同じく「条件付き書式」の設定画面で、次の数式を入れる。

=COUNTIF(INDIRECT("祝日一覧!$A$1:$B$25"),A$2)=1

この数式がどうなっているのかというと
=COUNTIF(INDIRECT("（祝日一覧をコピペしたシート名）!（祝日一覧表が入力されたセルの範囲）"),（カレンダーのシートの、日付が入っているセル）=1

Excelでいうところの「=1」は、一致しているセルを返す、という意味。
つまり、カレンダーと祝日一覧で一致している日付を抽出する、という計算をしてくれているのである。

ということで、はいできた。

さすが…！

さて、枠が出来たところでいよいよタスクを入れていく。
タスクを書き込む欄と、いつから始めていつまでに終わるかを書き込む欄を作る。

そうしたら、またまた登場「条件付き書式」。
今後は

=AND(D$2>=$B4,D$2<=$C4)

と入力して、好きな背景色を選ぶ。

この式で、開始日と終了日の間を選択できるようになるのである。
試しに一つ入れてみよう。

ちなみに、土日祝日のグレーアウトを優先させたい時は…

「条件付き書式」から「ルールの管理」を選択して

赤枠のボタンを押すと、ルールの優先度を変更できる

と、こうなる。

これ、タスクを色々入れていくと、この日は詰まってるな、この日はまぁまぁ空いているなっていうのが一目瞭然なのだ。

こんな具合で、私はExcel君の力を大いにお借りしながら日々のタスク管理をしている。

しかし、今回紹介したのはExcel君の機能のほんの一部だ。

「これ出来たら便利なのになぁ～」と思って検索してみると、ほとんどの場合、先駆者たちが便利な機能を紹介してくれていて、解決できてしまう。
Excel君にできないことなんてないんじゃなかろうか。
ありがたすぎるぞ、Excel君。

何でもそつなくこなしてくれる、私の相棒Excel君。
もう君なしじゃ生きていけない！

【4/2】追記
このタスク管理表、使ってみたいけど作るの面倒くさい…！という方は、有料エリアにてデータを公開しましたので、よろしければご利用ください。

公開しているデータは「今日の日付にジャンプする」機能付きです。よしなに。