会議に参加すれば仕事した気になる人は来ないで

あるWorkShopで、社内の会議の進め方を討論しました。

すべての会議に目的を明確にする必要があります。
「今日は何の会議で集まったの？」　
と参加者から質問が出てはいけません。

また、
「この会議に私は参加する必要あるの？」
って質問も出ないように、必要最小限で実施しましょう。

ここで、会社アルアルは、
「俺も呼んでくれよ〜、その情報を知っておく必要あるからさ〜」と参加不必要メンバーからの依頼。それが、役職付きだったり、上司だったりすると、鬱陶しいですよね。

しかし、
「あなたは必要ありません。会議の内容は議事録を終了後共有するので、そちらでご確認ください」ときっぱり断るべきだと思うのです。

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上司:「冷たいな〜、オレも会議の流れも知りたいかさ〜」
と食い下がってきたら、ZOOM録画のアドレスを送りつけて、録画しますから「これを見ておいてね」で終わりにしましょう。

往々にして、会議に出ていれば仕事した気になる人は、何の成果物も出さないので、そんな人は、会議の参加する必要はありません。その貴重な時間に自分のタスクを遂行してもらいたいものです。

参加者を選ぶ時は、クロスファンクションなら、意思決定ができる人が参加できるようにInvitation mailを出しましょう。もし、そうでなければ、会議の内容を伝書鳩のように上役に伝えるだけの人なら必要ありません。もし参加するなら、権限委譲してもらってから参加するように伝えましょう。

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業務遂行の会議は大きく３つあります。

１−１：計画をする会議
（アイデア出し、課題発見、課題対策策定、Planning、Time Lineなど）

１−２：意思決定の会議
（End PointとKPI設定）

２：実行を確認する会議
（進捗確認、ガント状況、エクセル管理）

３：検証する会議
（振り返る時間、成功失敗の要因分析、次回への持ち越し課題）

容易なProjectなら１−１と１−２は同じ日で大丈夫なので３つです。
Big Projectになればなるほど、大きな３つが細分化されると見てください。もちろん、ガバナンスとしての、承認プレゼンやネゴ会議など別途必要に応じて発生しますけどね。

会議室の取り方
計画会議＋意思決定会議：F2Fが理想、ZOOMも可
実行進捗確認会議：会う必要なし：ネット上ですべて確認
検証会議：ある程度まではメールやネットで進める。討論のみをF2F／ZOOM

Information Sharingはすべてネット上で行い、決して面会しての会議を設定しなくて良いでしょう。もちろん理解が追いつかない時は、特定メンバーの意思確認は可能。その時、私がわからないから、他の人も集めて一緒にやろうよは不可。わからない人がわかっている人から疑問が聞くことで解決出来たら、それで終わりです。電話やメールでも十分可能です。

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ドライに冷たい言い方をしていますが、1人1人の能力を少しずつアップする事で、少人数でプロジェクトは効率的に進行するといつも思っていました。

能力の高い人が大勢いれば良いのですが、そうではない社員が入る事で、進行が遅くなる経験を何度もしました。

その社員が有職者や保身的な人だと尚更。リスクマネジメントは重要な要素ですが、許容できるリスクを会議室で合意を得たのちは、実行あるのみでしょ。

まだ懸念事象がひとつもない状態で、可能性の薄い不安要素をグジグジと言い続けないで。そんなに不安なら合意する前に検討しようよ。あなたも合意したんだよ。

場の雰囲気で合意せざるを得ないとか、議事録に書いてない事を言えば言うほど、周りのみんなは、あなたの事を、仕事をしたくない無能な社員と見てますよ!

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一般的なことを書き始めたのに、途中から、特定の人物に向けてのグチになってしまいました。大変失礼しました。

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