[Excel] エクセルの小さなつまずきを解消！自治体事務の現場から生まれたプチシリーズ総まとめ　～プチトラブルレスキュー⓪思い編～

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プチトラブルレスキューとは

プチトラブルレスキューは、Excelの高度なテクニックではなく、「思った結果と違う動作になってしまうトラブル」 や「毎日使うのに誰も教えてくれない実務操作」 を、最短手順で確実に解決するためのシリーズです。
 
自治体事務の現場で頻出する「あるあるトラブル」を具体化し、１分で理解できることを目指しています。
 
特徴は次のとおりです。
・自治体事務で頻出するトラブルを具体化
・実務で本当に使える操作だけを扱う
・１分で理解できる
・新人でも再現できる
・ショートカット中心で最速
・名簿・台帳・照会様式の作成・入力など現場の悩みに直結
 
高度なExcelの使い方を学ぶのではなく、
頻出トラブル発生時の「悩み時間（ダウンタイム＝業務停止時間）」や「事務の手戻り」を最小限にするための実務改善ノウハウとして体系化しています。

なぜこのシリーズを作ったのか

昨今、自治体・公的機関の事務では、Excelを使う場面が多いにもかかわらず、体系的なExcel研修がほとんど行われていません。
 
かつては対面研修が行われていた時代もありましたが、「パソコンが使えて当たり前」とされる現在では研修そのものが縮小され、あったとしても オンラインで講師の画面を見るだけ。
実際に手を動かすわけではないので、操作が身につきません。
 
そのため、新人は「なんとなく」で操作を覚え、
ベテランは「経験で」乗り切り、
スキルの共通化が図られていない状態が続いています。
 
そして、属人的な操作が積み重なることで、不十分な知識によるミスや手戻りが日常的に発生します。
 

 Excel本やWeb記事の“構造的な欠落”

世の中にある Excel本やWeb記事は、
「正しいやり方」が中心に書かれています。
しかし、自治体事務の現場で本当に困るのは、複雑な関数ではなく（勿論それもあります）、
「思った通りにいかなかったときに、どう対応すればいいか」が分からないことです。
 
例えば
・数字が勝手に日付になる
・データを貼り付けたらエラーになる
・スクロールで見出しが消える
・印刷したらレイアウトが崩れる
 
こうした「思った通りにいかない現象」こそが、現場のダウンタイム（業務停止時間）を生み、行政品質と行政効率を下げます。
 
にもかかわらず、「間違った場合の対処法」について体系的に書かれた情報はほとんど存在しません。
 

小さなトラブルの解決に時間をかけてはいけない

事務の仕事は、Excelそのものが目的ではありません。
Excelを使って 業務を進めることが目的です。
 
だからこそ、小さなトラブルの解決に時間をかけてはいけません。
 
本来であれば、トラブルに対する基本的な対処法は、組織として共通化されていて当然です。
それが品質管理です。
 

行政の場合、事務処理については「要綱」「要領」で細かく定められいます。公文書の書き方もしかり（いずれも難しく書かれていてわかりづらいという課題はありますが）。
 
なのに、集計や作表については「ほぼノールール」というアンバランスな状態です。
集計や作表について、具体的なスキルは共有されていないのです。
 
その結果、
人によってスキルにバラつきが生じ、
人によって事務処理時間が大きく異なり、
行政品質が安定しない、
行政効率が損なわれる、
という構造的な問題が生まれます。
 
製造ラインのスタッフが一定のスキルを持つように、
一定のトラブル対処方法を習得しているように、
行政品質と行政効率を維持するためにも、
最低限のExcelスキルは共通化されるべきです。
 
現実は、前述の通り、個々人のスキルに依存しているため、
思わぬトラブルが発生し、ダウンタイムが増え、行政品質や行政効率の低下を招いています。
 
これは本来、あってはならないことです。
 

だから私は、このシリーズを作った

自治体事務の現場で蓄積してきた経験をもとに、「思った通りにいかなかったときに、どう対応すべきか」まで含めた知識（スキル・ノウハウ）を体系化しようと決めました。
 
それが プチトラブルレスキューシリーズ です。
 
世の中にはスキルを体系化したExcel本が数多くあります。
じっくり学べる環境なら、それらは有益です。
 
しかし、現場で「今困っている」人にとっては、
分厚い本を紐解く時間はありません。
 
必要なのは、
「トラブルが起きた瞬間に、すぐ解決できる情報」 です。
 
このシリーズは、
「困った」「思った通りにいかない」
という瞬間に、最短手順で確実に解決することを目的としています。
 
そして、そこから職員のスキルアップと均一化が進み、
行政品質と行政効率の向上につながることを願っています。
 
 

 プチトラブルレスキューの内容

行政事務の主な流れに沿って６つに分類しています。 

具体的な目次はこちらをご覧ください。
[EXCEL] プチトラブルを1分で解決｜よくある実務エラーのまとめ一覧　～プチトラブルレスキュー⓪目次編

 
１ 画面（見え方・動き方）
 
２　コピー（貼り付け・表の扱い）
 
３　入力（誤入力・書式のズレ）
 
４　表示（見やすさ・書式設定）
 
５ 数式（参照・構造の理解）
 
６ 印刷（提出様式の品質）
 
なお、本誌リースでは、基本的なトラブルへの対処方法を示しており、やや複雑な集計方法やグラフ、マクロ等にまでは触れていません。
それらについては、今後対応していくとともに、本シリーズでも事例を追加していく予定です。

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