[仕事] 通知文が分かりづらいのも、HPが分かりづらいのも、様式が使いづらいのも、理由はひとつ

職場で、こんなことがあります。

・通知文が分かりづらい。理解に時間が掛かる。
・HP（ホームページ）の記載が分かりづらい。見た人から「わからない」電話が来て説明が求められる。
・様式が使いづらくて、入力が手間、間違いも発生。

これ、結局、理由はこれ。

通知文を作る人は、通知を読まないから。
HPを作る人は、HPを読まないから。
様式を作る人は、様式に入力しないから。

通知とHP、それと様式では、ちょっと意味合いが違うので、これをもって「理由はひとつ」とは言えないけれど、纏めていうなら、これ。

相手（読む人・使う人）の立場を想像していない（できていない）から

これに尽きると思います。

通知

通知は通知する人が書きます。
通知する人は中身が分かっています。
全体像が分かっています。
分かっている人の通知は、分からな人には伝わりづらい。
道案内に似ています。
＊実際は、意外と「通知の中味を理解しないで書いている人」もいます。そういう場合は尚更分からなくなります。これも道案内と同じ？

HP

ＨＰも同じ。
ただし、ＨＰの場合は、「とりあえずＨＰにに載せておけばいい」という姿勢も見え隠れします。
分かりやすさはともかく、情報公開の観点から突っ込まれても、「ＨＰ載せてますから」と言い訳できる状況を作っておきたい。
伝わるか否か、ではなく、ＨＰに載っていることが大事。
品質が悪かろうが、店頭に並んでいればいい、って感じでしょうか。

様式

様式は、ちょっと意味合いが違いますね。
様式を作る人は、ほぼ自分では入力しません。
「この様式使って」と周り（内部の所属や都道府県や市町村）に投げておしまい。
だから、入力者の手間は気にしない。
数値をたくさん入力する様式なのに、いまだワードのままとか。
様式をエクセルにするなら、自分が苦労します。
昔のままなら、自分は楽。
自分では入力しないから、改善しない。
エクセルにすれば、依頼先の大勢の手間が減って、結果、手戻りも減り、回答も早く正確に返ってくることになるはずですが・・・。

ちょっとトイレに立った際の思いつきですが、意外と間違っていない、って思っています。
それじゃいかんのだけど。

短文ですみません。