［Excel］データ集計をどう行うか？　実際の自治体データをもとに考える⑨　検算の欄を簡単に隠す（グループ化）

過去記事は、マガジン「実際の自治体データで集計をしてみる」でどうぞ。

前記事「データ集計をどう行うか？ 実際の自治体データをもとに考える⑧ 検算で集計ミスがないか確認する」で、集計結果を検算してチェックする方法をお示ししました。

こちらがそのファイルです。

これが出来上がった表です。

「検算」「判定」は提出資料では隠す

上の表は、右側に「検算用」「判定」という欄で、集計結果が正しいか確認できます。
しかし、提出用資料の場合、この「検算」「判定」は不要です。
これらは、隠さないといけません。

とはいえ・・・

「検算用」「判定」の列を範囲指定して、右クリックからの「非表示」としてしまうと・・・

「検算用」「判定」の痕跡すら残りません。
Ｇ列の隣がＪ列となっていて、ＨとＩが飛んでいることに気が付かない限り、ここに列が隠れていることに気づきません。
そして、Ｈ列とＩ列を表示させるには、Ｇ列とＪ列を範囲指定し、
同じく右クリックからの「再表示」を選ぶ必要があります。

しかも、ショートカットであるはずの Ｕ を押しても、「貼り付けオプション」のものが選択されてしまいます。

もう一度 Ｕ を押せば、「再表示」が選択されますが、ちょっとイラっとする仕様です。

「非表示」は御法度

そもそも、行や列の「非表示」は御法度です。
理由は上述のとおり。「見えない」から。
他の人（後任）がファイルを弄るときに、困ってしまいます。

でも、「検算」「判定」は見えなくしたい。
できれば、簡単に「見えたり」「見えなくしたり」したい。
それ、できます。

表示・非表示には「グループ化」を使う

「グループ化」を使うと、簡単にセルの表示・非表示が切り替えられます。

具体的なやり方は以下の通りです。
①「見えたり」「見えなくしたり（隠したり）」したい部分を範囲選択

②Altキーを押す（又はツールバーの「ホーム」をクリック）

③A(データ）を押す/クリック

④G(グループ化）を押す/クリック

⑤もう一度、G（グループ化）を押す/クリック

そうすると、以下のようになります。

元の表と同じ？　でもちょっと違います。
何が違うかというと・・・

HとIの上に「－」が表示されています（丸囲み部分）。
また、左に「１」「２」と出ています（←部分）。
この「－」をクリックすると・・・

H列とI列が消えました。そして、「－」が「＋」になりました。

この「＋」をクリックすると・・・

再び、H列とI列が現れ、「＋」は「－」に変わりました。

同じ操作は、左端の「１」「２」でも出来ます。
「１」をクリックすると、消えて、
「２」をクリックすると、再び現れます。

これが「グループ化」の機能です。
「非表示」「再表示」に比べて、
・ワンクリックで「消したり」「出したり」できる。
・消えていても、「＋」マークにより、隠れていることが分かる。
というメリットがあります。
このメリットは大きいです。
特に、後者は、「見えないことに気付かない」を避けられます。

デメリットとしては、「－」「＋」マークが出る分、上（や横）のスペースを取り、作業スペースが狭くなることです。
重ねて使うと、猶更狭くなるので、多用は避けた方がいいでしょう。

なお、「グループ化」操作は上述のとおりですが、これ、結構面倒です。

「グループ化」のショートカット　Shift + Alt + →

「グループ化」はショートカットで一瞬で出来ます。
グループ化したい列（行も可）を選択し、
ShirtとAltと→（右矢印）を一緒に押すだけです。
わずか１秒。上述の操作に比べ、格段に簡単です。

「グループ化」の解除は　Shift + Alt + ←

グループ化を解除したい場合（「－」を消したい場合）は、
範囲を指定し、
ShirtとAltと←（左矢印）を一緒に押すだけです。

私は３キー同時押しショートカットは好きではありませんが（無意識に押せないので）、このショートカットは重宝しています。
なんといっても便利なので。
ただし、よく忘れるので、モニターにシールを貼ってあります。

覚えられないショートカットを無理に覚える必要はないと思っています。
でも、このショートカットは、メニューから辿っていくと面倒なので、シールを貼っていつでも使えるようにしています（覚えたらシールは捨ててもいいのですが、忘れっぽいので、なかなか剥がせません。）。

後任が分かりやすいように吹き出し画像で説明を入れておく

この「－」「＋」で「出し入れ」（消したり、見えたり）はとても簡単で、かつ「－」「＋」により、その存在が気づきやすくなっています。
でも、後任がエクセルに不慣れだったりすると、この「－」「＋」マークの意味が分からない場合があります（実感として、ほとんどの職員がそんな気します・・・）。
それを防ぐためには、吹き出し画像（オブジェクト）で説明を入れておきます。

これで気づかない人はいないでしょう。
「－」をクリックして、H列とI列を消すと・・・

ちょっとずれますが、オブジェクト自体は消えません。
オブジェクトの大きさが変わってしまうので、全文は表示されませんが、十分でしょう（そもそも、消す段階でこのオブジェクトを見ているはずですので。）。
ちなみセルに「メモ」で説明を付けても、そのセルが非表示になってしまえば、意味がありません。

なお、このオブジェクト、普通に設定すると、印刷されてしまいます。

「検算用」「判定」欄が消えても、このオブジェクトが印刷されてしまっては意味がありません。

オブジェクトはプロパティで、印刷しない設定にする

オブジェクトは、プロパティの設定で、印刷しなくできます。
① オブジェクトを右クリック
② 下の方にある「サイズとプロパティ」をクリック
③ 隣に開いた「図形の書式設定」から「プロパティ」をクリック
④「オブジェクトを印刷する」のチェックを外す（☑を☐にする）
⑤ 右上の「×」で「図形の書式設定」を消す

これにより、オブジェクトが印刷されなくなります。

以上で、「検算用」「判定」を出したり、消したりでき、
その操作をオブジェクトで説明しつつ、
オブジェクトを印刷しない、ということができました。

これなら、エクセルに長（た）けていない後任でもわかることでしょう。

私は、ちょっと複雑なエクセルファイルには、上のようにオブジェクトで説明を入れるようにしています。

以上、参考になれば幸いです。