[Excel]作表実践編イントロ　理想的な集計表ファイルの構成は？~エクセル心構え編⑤～

▶ 目次 > 作業の前に（心構え等）　　

【まとめ】
私が理想とする集計表ファイルの構成は以下の通りです。
１ 目次・使い方（入力・集計方法の説明等）
２ 集計表（複数の場合あり）・・・集計表データから自動集計
３ 集計用データ・・・元データを集計しやすいように加工したもの
４ 元データ（複数の場合あり）・・・統計や外部データ等（自分で作るデータなら３だけで済むのが理想）
５ 備考（作成者、出典、修正履歴等）

これにより、
データ→集計→集計表　の流れが切れることなく１ファイルで完結します。
データを追加・修正したら、即、集計表が出来上がるのです。

【説明】
集計表を作る場合、一般的な流れは以下のようではないでしょうか？（表の体裁はともかく）

① 元データを作る　又は　探す
② 集計する
③ 集計結果を集計表に入れる

これだけなら、とても簡単に見えます。
でも実際は結構面倒。
一番の原因は「元データが見つからない」「集計のやり方が分からない」から。
最初に集計表を作った人はよくても、後任は大変です（引継書次第ですが、大体が不十分）。

なぜなら
① 集計元となったデータファイルがどこにあるか分からない。
② データファイルは見つかっても、そのデータがどう作られたのか分からない。
③ データをどう集計したのかわからない。
（データはあっても集計表に入る数値が出ていない。実は手計算だったりする。）

上の①②③が分からなければ、新たな集計表は作れません（同じ方法で集計できなければ比較できません）。

データは、職員自らが作る（更新する）場合の他、外部のデータ（各種統計資料や上部組織がまとめた資料等）を基にする場合も多くありま
す。
しかし、出来上がった集計表には、どこからデータを持ってきたか説明がない場合がほとんどです。
「出典」が書かれていればまだマシですが（常識）、具体的にどのデータをどういじったか分からないと、更新や比較ができません（センサス等の統計は「速報」と「確報」があり、結構数値が変わります）。

その時の担当者が「根性」で電卓叩いて数値を出していた、なんてこともよくあります。
当然、どの数値をどう計算したか、なんて記録は残っていません（引き継ぐ時には出し方を忘れている）。

そんな集計表に当たってしまうと、まずは、その数値をどう出したかの「解析」（あるいは「発掘」「推理」）から始めなくてはいけません。

「集計元のデータは●●で、そのデータの□□を▲▲したら集計結果が出る」とわかっていれば簡単です。
元のデータを最新のものに入れ替えれば済むだけですから。

でも、それが分からないと「解析」からスタート。

この作業、無駄です。バカみたいです。

そんなムダをなくすには・・・

データ → 集計 → 集計表　という流れが切れないようにデータと集計表を同一ファイルにしておくことです。
そして、自動で集計ができるようにしておくことです。

データ → 手計算（ブラックボックス）→集計表に入力
ではダメなのです。
一生懸命電卓叩いたり、過去の集計方法を調べたりして仕事をした気でもいる人もいますが、ムダです（本人の責任ではありませんが。）。

このサイトの一つのゴールは、
「データ → 集計（自動） → 集計表」の流れを示すことです。

しかし、一足飛びには難しいので、ますは、最終成果品となる「集計表」の体裁から考えていきます。

集計表の体裁には色々なパターンがあり、内容により使い分けて、集計結果をわかりやすく示していく必要があります。
同時に、データを自動集計しやすいような工夫も必要です。
これらは、順次説明していきます。
（「データ」の作り方も重要ですが、それもいずれ。）

なお、「データ → 集計（自動） → 集計表」が基本ですが、集計をわかりやすくするために「目次」や「使い方（集計方法」を記載するシートや、「作成者」「出典」「修正履歴」を記載するシートも付けておくことが理想です。

「元データ」は、WEB上の統計データや外部から得たデータををそのまま貼り付けておき（年次別にシートが分かれる場合などあり）、それを集計用に加工して「集計表データ」とすることで、何かあっても出典元データに立ち返ることを可能にするものです。

この辺りもいずれ説明する予定です。

備考その１
「データ → 集計(自動） → 集計表」については、実際の自治体データで集計をしてみる　でも示していますので、参考にどうぞ（かなり細かい内容になります）。

備考その２
データと集計表は別ファイルでも計算式を組むことで自動集計は可能です。
しかし、ファイルが別々だと何かと不便です。ファイルを見つけづらいし、集計表が複雑になりますので、避けた方がいいでしょう（ファイルの移動等により集計表がおかしくなるおそれもあります）。

以上

（作成　１日　３ｈ）