[EXCEL]部下がどうやって「集計」しているか、知ってますか？　もし「無能な働き者」だったら？~エクセル心構え編②～

▶ 目次 > 作業の前に（心構え等）

具体的なExcelのノウハウ系ではありません。
ほぼ私のグチです。

【まとめ】
・部下の集計経過は、成果物だけ見ても意外と分からない。
・ある程度エクセルができる人には、ステップアップを望めるけれど、そうでない人には難しい。
・会計年度任用職員なら次年度更新のためにモチベーションアップが期待できるが、一般職員は、逆に難しい。
・ゼートクの「無能な働き者」を思い出してしまう。

【説明】
皆さんは、自分の部下が、どうやって集計作業をやっているか、承知しているでしょうか？

自分の「シマ」のスタッフでも、意外と分からないものです（私の場合）。

というのも、「上がり(成果物）」は紙が多いから。
EXCELファイルで貰えば、数式や関数の使い方から、ある程度、作業内容は見て取れます。

しかし、特に、文章と表が一緒に載った資料（「お役所」の主流）はワードが主ですので、集計の「結果」は分かっても「過程」は見えません。
EXCELだけの表でも、紙で貰うえば同じことです。

果たして、部下は、その集計をどうやってやっているのでしょうか？

一所懸命(一生懸命）、電卓叩いている後姿を見て「頑張っているな」と思っていませんか？
でも、それ、もしかしたら「無能な働き者」かも（電卓叩くのが全て悪いわけではありません。集計作業はいまいちでも、他の分野で卓越している人も多々います）。

例えば、単純なデータの足し算や掛け算。
その結果を、報告書のある欄に記入する、という場合。

考えられるパターンはいくつかあります。

１　該当データを資料から拾い出して罫紙等に転記して、電卓で出している。
出た数値を報告欄へ入力。(昭和かよ！）
＊かなり、あるある。
＊「罫紙」なんて、死語？　昔、起案用紙は罫紙じゃないぞ、と言われたことあり・・・。

１－２　該当データをエクセルで一表にしているが、合計は電卓で出して、結果を該当欄に入力。（数式、使えないの？）

２　報告書の該当欄に、資料から引っ張ってきた数値を「＋」で繋ぎながら直接入力している。
例　=114+12+124+456+5679+・・・・
（打ち損じ、出ない？　その数字、元は何？）
＊本当にあった怖い話。数式欄が果てしなく長い・・・

３　該当データをエクセルで一表にしているが、全てのセルを「＋」で繋いで合計を出している。（各項目の「計」欄に、一つ一つ、「＋」で繋いだセル番地を入れている。）
（根気は認めるけど、絶対、ミスしてそう）

３-２　前同（ある項目の「計」欄の数式を、他の「計」欄にコピーしている）
（最初のセルを間違えていたら・・・）

４　該当データをエクセルで一表にして、SUM関数で合計を出している。ただし、各項目の「計」欄一つ一つSUM関数を入れている。（SUMは知っていても、コピーは知らない？）

４-２　前同（SUMで出した項目の「計」欄の数式を、他の「計」欄にコピーしている）
（まぁ、これなら、合格）

５　該当データをエクセルで一表にして、Alt + Shift + = で一気に複数の「計」欄の数値を出している。（やっと「使えている人」を見た気がする）

６　案件を処理する度にエクセルのデータ表に入力し、自動で集計表が出来上がるように組んである。（集計表を頼むと一瞬で出てくる。素晴らしい）

７　VBAを使って・・・（以下略）

（効率的だけど、後任、引き継げるかな？））

実際は、もっと細分化されているかもしれませんが、要は・・・

・エクセルに入力しているか？
・エクセルで計算しているか？
・関数を使っているか？
・数式をコピーしているか？
・データを累積しているか？
辺りの違いでしょうか。

怖い話ですが、実は上の「１」、結構あります。
一所懸命（一生懸命）、資料から紙に数字を抜き書きして、電卓を叩いている。
昔はよく見た風景。
私も(嫌々ながら)やっていた時代もありました。
はたから見ると、一見、「頑張って仕事している」風です。
でも、それ、ダメです。
「ブラックボックス、一丁上がり！」です。
計算の紙がなければ（あっても、どこから引っ張ってきた数値か分からなければ）、後任は戸惑うばかり。私も多々経験があります。（エクセルを使っていても、それは同じことですが。）

こういうの見ると、ゼートクの「無能な働き者」という言葉を思い出します。
後ろから味方を撃つわけではないので、そう称するの憚られますが、これが、エクセル表を渡したら、数式の上から数値を打ち込んじゃうとか、だったりすると、まさに、そのとおり、です。

１－２だって、意外とあります。
パソコンに向かいながら、テンキーを叩いているかと思いきや、手がテンキーと電卓を行き来している、なんて人もいます。
電卓で叩いて、テンキーで入力している。
コメディというかコントに出てきそうな風景です。
でも、これも、結構あります。
ワードの予算書（文章と表から構成）の積算表を作っているときは、私もやってしまっていました。
＊予算書の積算部分の作成方法はいずれ。

２は、ちょっとタイプが違いますが、これも実話。
先日見た報告ファイル。
該当欄にセルを当てたら、数式バーにはチョー長い数式が。
しかも、生の数値をひたすら「＋」で繋いでいる。
=114+12+124+456+5679+・・・・みたいな。
一覧表作れよ、と思わず毒づいてしまいます。
延々と「＋」で数値を繋ぐ根性だけは認めます。
でも、根性で仕事をしてはいけません。
そもそも、その数値、どうやって出したの？
合っているかは、数式を見つめないと分からない？　

３も根性系。
各セルに数値を入れて、数値を「＋」で繋いでいる。
絶対、間違えるでしょ。
セル、飛ばしたり重複したりするでしょ。
で、各「計」の欄をそれでやるわけ？
時間、どれだけかかるの？
面倒くさいって思ったことない？
根性は認めるけど、ＳＵＭ関数覚えてくれ。

３-２のように、一つの「計」欄を出して、他の欄にコピーするなら、「まだ」いいけれど、でも、やっぱりSUM関数は覚えて！
だって、元の数式、一つセル飛ばしているでしょ？
F2を押して、対象セルを確認した？
「参照元のトレース」は知らないでしょ？（使えても、ダブりは分からない）
たくさんのセルを「＋」で繋ぐと、必ず間違うから。セルを一つ飛ばしても致命的だから。

４　SUM関数で合計を出している。
ようやく、エクセルが使えている、レベル。
社会人なら、ここがスタートライン。
あっ、でも、全部のセルにいちいちSUMを入れていかないで。コピーを使ってくれ、コピーを！

４-２　そう、そう。SUMで計を出したら、それをコピー。
ここまで出ていれば、まぁ、いいでしょう。
でも、右クリックからのコピペより、下まで範囲指定して、Ctrl＋Ｄだと、ずっと早いよ。

５　該当データをエクセルで一表にして、Alt+Shift= で一気に複数（やタテヨコ）の「計」欄の数値を出す。
おぃ、見ていて、ほっと一息付ける操作。
十分合格点。
でも、忙しい時期に過去書類引っ張り出して、過去データを転記するより、その都度、データを入れていった方が、効率的じゃない？
時期によって時間価値は違うのだから。

６　案件を処理する都度、エクセルのデータ表に入力し、自動で集計表が出来上がるように組んであるね。しかも、複数の計算結果を突合してエラーチェックしている。
やっと出会えた、理想的な方法。
頼めばすぐに資料が出てくる、さすがだね。
そうそう、第３四半期に限定して、前年と前年で比較できる？　え？　もうできたの？　まだ２分だよ。　始期と終期を入れただけ？

７　VBA・・・。
すごいけど、後任、使える？
ブラックボックスにならない？
メールしたら、はじかれたんだけど・・・。

と、段々、適当な表現になっていってしまいました。失礼。

７のVBAは、状況によります。
私も前任が作ってくれたマクロのおかげで、ワンクリックで集計が終わった経験があります。
非常に助かる反面、何か修正が必要になったらどうしよう、という気持ちでいました。
20世紀の頃は、マクロもVBAもいじっていたのですが・・・。

それはともかく、これらの集計のやり方、

普遍的（抽象的）に言えば、
・再現性があるか？
・繰り返しをしていないか？
・都度入力しているか？
でしょうかね。

電卓は、再現性がありません。
撃ち間違えて、どこで打ち間違えたかわかりません（そういう電卓もあるけど）。
間違えたら、最初からやり直し。
エクセルなら、間違いを見つけられて、そこだけ直せばおしまい。

繰り返しをしている＝コピーが出来ていない、ということ。同じことを繰り返すのは無駄。
（そういう観点からは、マクロも活用したいところですが、メンテ性とか安全性とかの点で今回は置いておきます）

都度入力も、基本でしょう。
何でも溜めると、後が面倒です。
都度データを蓄積(入力）していけば、即集計可能です。また、年度末・年始は超多忙。
なのに、年度集計をしないといけません。
そうでない時期とは時間価値が異なります。
都度都度データを入れていくことで、集計が楽になります。

さて、こんな風に分類してみましたが、実際は、前半のレベルが多いような。

以前、エクセルで作られた支出伺いが回ってきた際、積算表の横に、手書きで単価がびっちり書かれていて、びっくりしました。
「これ、どうやって出してるの・・・」

聞くと、電卓で、手書き単価に数値を掛けて、エクセル表に入れたとのこと。
うむむ・・・。
こうやれば簡単じゃん、と改善案を示してみたものの、エクセルが苦手で、相手には刺さらず、受け入れられず。
一応、支出には支障がないし、諸々あって強くは言えず、そのままに。

これが、会計年度任用職員なら、「そんなんじゃ、来年度、契約更新できないよ（他の部署に紹介できないよ）」と（柔らかく）伝えれば、習得しようと努力するでしょうし、そうならなければ、契約更新しないで、おしまい。
（実際は、ある程度できていれば、最低限の仕事量をそつなくこなしてくれればいいので、そこまでは言わない場合がほとんどだけど）

でも・・・
正規職員って、逆に難しい。
若手なら、教育し甲斐もあるし、初歩から一つ一つ教えていっても、お互い、抵抗感がない。（そもそも、仕事量が多くないので、練習がてらの仕事を与えることもできる）。

でも、ある程度の職員は・・・。
新しいことを学びぶために時間を掛けるよりも、とりあえず「目の前の仕事をやりきる」方に力点がいってしまう。
こちらの提案を「そんなこと、出来るんですか！」と喜んでくれればいいのだけれど、大抵は、「迷惑」っぽい顔をされる。

やっぱり、全体で一定レベルまで引き上げる研修をしてくれないと難しい。

と、グチになってしまいました。
皆さん、いかがでしょうか？

noteのエクセル関連記事を見ると、
SUMから始めよう！
とか、
初心者必須の関数○選
とか、
極極極基本的な内容（しかも、エクセル本から取ってきたような）ものを散見するのですが、そんなにみんなエクセル、出来ないんでしょうか？

ＷＥＢ上に初歩的な内容があるのは、勿論いいことですが（誰でも最初は初心者だから）、果たして、「お役所」勤めしている人、あるいは会社勤めしている人のエクセルレベルってどうなんでしょうかね？

気になるところです。

最近、noteのエクセル記事を見ていると、そういう基本的なものが多いので、ちょっときになってしまいました。
本当にエクセルを習得したい人は、違うところにいるのかもしれませんが・・・。