[EXCEL] データには番号を振る。番号付けは効率化の基本。
【まとめ】
番号付けは、効率化の基本。
番号を振ることで、データの判別性が格段に高くなる。
【説明】
何かに番号を振るのは、効率化の基本です。
つまり、仕事の基本でもあります。
EXCELの世界では特に重要なのですが、でも、実務では、これがなされていない例が多くあります（残念ながら実感として）。
例えば、先日こんな表が来ました。
データは架空のものですが、
10の事業者が載っているリストです。
個々の事業者について、該当する書類をPDF化して提出してくれ、という依頼メールに付いていたエクセル表です。
各事業者に関連する書類をPDF化したら、今度はPDFファイルに、事業者名を付けます。
そして、ファイルをメールで送る、あるいは共有フォルダに保存します。
すると、順番はぐちゃぐちゃになります（正しくは、文字のコード順）。
エクセル表の並びとは一致しません。
おまけに「ここき社」は２社あり、ファイルの一つには(2)が付きます。
もちろん、ファイル名を都道府県名＋事業所名とすることもできます。
＊都道府県と事業所名を「＆」で繋いで出来たものを「値のみコピー」し、出来たデータをファイル名にコピペすれば手入力が不要になります。
しかし、都道府県名を付けても、エクセル表のとおりには並びません。
フォルダ内のファイルは都道府県名には並びますが、エクセル表の並びとは異なります。
これ、送る方も受け取る方も面倒です。
送る方は「この事業者のものはPDF化したかな？ 中身は合っているか確認しようかな？」というときに探すのが手間。
受け取った側も、全部の事業所のデータが揃っているか確認する際にも手間。
ムダだらけです（まだこの位の数だからいいですが）。
そんなムダ、番号を付しておけば、なくなります。
エクセル表に番号を振り、その番号に基づいてPDFファイルにも番号を振れば、並びも合います。
仮に、ファイルが足りなくても、どれがないか、すぐにわかります。
のデータがないことがすぐに分かります。
上の図では、３の東京都の「ここき社」のデータがないことが分かります。
番号を振っておけば、わざわざ都道府県名を付さなくても、事象者の判別が可能です。
上の図では、「ここき社」は２つありますが、番号を付すことで混同が避けられます。
なお、上の例のＰＤＦファイルには、あえて「01」と２桁にして頭に「０」を付けました。10以上のデータがあることが分かっているので並びをきれいにするためです。
上の例は、エクセル表とPDFファイルとの突合という例ですが、単にエクセル表内だけでも、番号があるとなしでは、データ判定の容易さは格段に異なります。
例えば上のものと同じです。
こういった表で、特定のデータを示すとき、例えば「くけこ社」を見つけるのは面倒です（上の例くらいなら、まだ簡単ですが）。
しかし、「ここき社」（２社ある）ではどうでしょうか？
あるいは「きさき社」（「ききさ社」ではない）ではどうでしょうか？
同名あるいは類似名のデータあれば、見つけづらさは増し、間違いも起きます。
「千葉県のここき社」といえば、まだいいですが、データがたくさんあると、それも大変。
２者がお互にエクセルの画面を見ながらなら、まだ、セル番地を伝え合う等で、特定は可能でしょう。しかし、番号が付されていた方が、遥かに特定は簡単でしょう。
ましてや、片方が紙だったら、しかもデータ量が多かったら、データの特定でけで一苦労です。
でも、番号を振れば・・・
「３のここき社」といえば「10のここき社」との混同が防げます。
「５のきさき社」といえば「２のききさ社」との混同は防げます。
番号により、「間違いなく」かつ「早く」伝えられるのです（見つけられるのです）。
でも、これが出来ていない場合が多い。
実に多い。
残念になるぐらい。
番号付けは、非常に有効な効率化の方法であるにもかかわらず、行われていないのは残念です。
番号のメリット
今更ながらですが、番号には以下の利点があります（あまり精査しておりませんが、ご寛恕ください）。
① 規則性があり、誰でもそれを理解している
② いくつあるか（何番目か）すぐにわかる
③ 無限にかつ簡単に付与できる
④ 判別性が高い
⑤ 並び替えが容易である
⑥ 重複や欠番を見つけやすい
これらは今更説明するまでもないでしょう。
小学校から散々習ってきていますから。
① 規則性があり、誰でも理解している。
「１」の次は「２」、「１１」の次は「１２」。世界共通です（特殊例は除く）。
そして、誰もがそれを知っています。
② いくつあるか（何番目か）すぐにわかる
「１２」とあれば、１２個ある（あるいは１２番目）と分かります（欠番・重複がない場合）。「数」ですから当たり前です。
でも、五十音・イロハ・アルファベットならどうでしょうか？
「ち」「ヲ」「L」とあっても、何番目かはすぐには分かりません。
余談ですが、法律等でイロハ立てされた項目の解説が、アイウと項目立てられて説明されているなんて、とんだもないものもあります。
＊「イ」の説明が「ア」、「ロ」の説明が「イ」といった感じ。混乱します。
③ 無限かつ簡単に付与できる
１から始まって、終わりはありません。
五十音やイロハ、アルファベットには限りがあります。
エクセルの列のように、Ｚ列の次はＡＡ列とすることもできますが、付与するのも面倒だし、順番を理解するのも面倒です。
番号（数字）なら、簡単に付与できて、簡単に理解できます。
④ 判別性が高い
０～９の10個の数字しかないので、違いが分かりやすくなっています。
102と201のどちらが先か、998と993は同じか違かうか、もすぐにわかります。
勿論、３・６・８・９の見間違いなどの惧れはありますが、漢字や他の文字との比ではありません（柳沢さんと栁沢さん等）。
同名事業者、あるいは同姓同名の人などは「取り違え」のリスクを含みますが、違う番号をふることで「違う」との判断が簡易です。
＊マイナンバー、法人番号はその代表例です。
⑤ 並び替えが容易
これも言うまでもありません。
数字の規則性（０、１，２・・・）は誰でも知っているので、昇順でも降順でも、なぜこの並びになるか、誰でも理解できます。
事業所名や人名は、文字のコード順で並びますが、コード順なんて記憶していません。
⑥ 欠番や重複があっても見つけやすい
判別性が高く、並び替えが容易なことから、欠番や重複があっても見つけるのは容易です。
仮に同じ番号を使おうとしても、既にある番号かどうかの判別は簡単です。
これらの特性（わざわざいうまでもありませんが）があるので、先述のとおり、番号付けは非常に重要です。
基本中の基本ですが、番号付けの利点（番号がないことのマイナス）が理解できていない人が多いようです。
番号なしリストを見かけるたびにそう思います。
「番号なんて振らなくても、（根性で）探せばいい」と（無意識に）思っている人が多いのかもしれません。
数件～10件位のデータのものは、ほぼ番号付けなし。大量（100件近い）のデータが並ぶデータ表でも、番号付けがなされていないものも散見します。そんな表を見るたびに「ウォーリーを探せ」を思い出します（大苦手）。
一方で、番号付けの意義は分かっているけれど「番号付けが面倒」「簡単に番号を付ける方法が分からない」（だから手入力して、欠番や重複等の誤入力を多発させている）人も多いのではないでしょうか？
次の記事では「エクセルの超基本」に一つとして、いろんな方法での番号付けについてご案内します。
既にWEBには、同じような情報が無数にあると思いますが、復讐の意味でご覧いただければ幸いです（私も、実際にエクセルに番号を入れながらやってみて、いい振り返りになりました）。
その次の記事では、同一項目内での番号や枝番の付け方についても説明します。
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イントロのつもりが、かなり時間がかかってしまいました。
当たり前の話ですが、ご覧いただき、ありがとうございました。
（作業 ２日３h）
記事、掲載しました（7/3）
エクセル超基本 番号（通番）の入力方法
