［Excel］人数（数値）をカッコに入力させる様式の愚かさ【改善編】

先に、「［Excel］人数（数値）をカッコに入力させる様式の愚かさ」という記事を書きましたが、長いので、後半を分けます。

ある日来たこんな照会票。入力ミス誘発装置です。
これ、どうすればいいでしょうか？

改善は簡単

この表の取りまとめ、照会前なら改善は簡単です。
・３つの設問を1行ずつにする。
すべて同じ列に回答を入れてもらう。
それだけです。
具体的にはこんな感じです。

全体的に回答票が長くなってしまうかもしれません。
でも、
入力→Enterキー
で、次の回答欄に移動するので回答は楽です。
目の移動も縦中心なので楽です。
もちろん、人数も数字を入れればおしまいです。
１秒かかりません。

取りまとめの方法

複数団体からの回答を取りまとめる際も、横に回答を並べていくのであればそのままコピーです。（団体ごとの回答が縦一列で、 団体名が横に並んでいくイメージ）
ただし、多分、各回答を横１行に並べる方が、後々、扱いやすいでしょう。（団体ごとの回答が横一行で、団体名が縦に並んでいくイメージ）
その場合も、いちいち打ち直したり、セル毎にコピーする必要はありません。

縦の回答を横一列に一瞬で並び替える

縦の回答を横一列に並べ替えるのは簡単です。

回答項目を全部範囲指定
　↓
貼り付け先を選択 → Ｅ → Ｓ（形式を選択して貼り付け）
　↓
Ｅ（行列を入れ替え
　↓
V（値）・・・必要に応じて
　↓
ＯＫ

これで、縦一列だった回答が横一列になります。
大事なのは、「行列の入れ替え」（下の画像の「①→」）。
ここにチェックを入れます（Eでチェックが入ります）

なお、コピー元に計算式が入っている場合には、そのままコピーすると、計算式が崩れて、数値が変わったり、エラーになったりします。
それを防ぐためには、上の画像の「←②」の「値」を選択しておきます。
これで、計算式はコピーされず、数値のみコピーされます。
後は、各回答で同じことを繰り返せばいいだけです。
各データが横1行になれば、あとは縦計算をするだけです。

備考　～そもそもメール照会をやめればいい～

そもそもはエクセルの回答様式をメールで送って、
そこに記載して返してもらう、というやり方自体、非効率です。
なぜなら、取りまとめの作業が生じるから。
理想は、
照会→入力→取りまとめ（ここが大変）→完了　ではなく、
照会→入力→完了
です。

クラウドや共有サーバ上のファイルに直接入力してもらえば一番楽です。
入力表をクラウドやサーバに置き、各照会先に直接回答を入れてもらいます。（他の照会先に回答がオープンなので、設問によっては不向きです。また、行を間違えての回答や、回答済みのデータが誤って消されてしまうなどのリスクは残ります。）

共有アクセス可能な環境がない、あるいは、個々の回答を他の人が見ることを避けたいなら、ＷＥＢフォームを作成して、そこに入力して送信してもらうのがいいでしょう。
ＷＥＢフォームの作成に多少の時間が必要ですが、取りまとめの時間を考えれば、全体の労力は激減です。
回答をCSVでダウンロードすればエクセルの一覧はすぐに出来上がります。
多少の整形（列幅の修正や金額へのコンマ入れ）は必要ですが、取りまとめの手間を考えれば、大したことはありません。

ただし・・・
回答側にしてみれば、回答内容をプリントアウトして「決裁」（稟議）を取るとことができないかもしれませんので、そこは何らかの対応が必要です。（入力途中で一時保存を可能として、その段階でプリントアウトを可能とする等。手間を考えれば前者が理想でしょう。）

なお、今回の様式の一番の問題は
「担当者、そして上司の知識と意識と想像力の３つの欠如」だと思っています。
このあたりは、別途触れていきたいと思います。