幹事歴30年。失敗だらけの私が作ったコンペ準備ガイド

「ゴルフをキャンセルして良いのは、親の不幸の時だけだ。コンペなら尚更だ」
第一の会社の課長から言われていた。

第三の会社で私に会員権を譲ってくれた方は、
「飲み、麻雀、ゴルフコンペ幹事。これができないと一人前じゃない」
と言っていた。

どちらも今では少し時代が違うのかもしれない。

休日まで上司と一緒なのが嫌な気持ちも分かる。

でも、幹事を経験すると、先輩方が言っていた意味も少し分かる。

コンペはゴルフだけじゃない。

人を集めて、
景品を準備して、
組み合わせを考えて、
当日を無事に終わらせる。

その積み重ねで、人との付き合い方を学んだ気がする。

仲が悪いよりは、
仲が良い方が、やっぱり楽だ。

第二の会社に入ってから退職するまでずっと幹事だった。
ずっと下っ端だった。
でもこれだけ長く続けているが、完璧だったと思うことはない。

当初は吃音で、何を言っているのか聞き取れなかったかもしれない。

でも場数だけは踏んできた。

おかげで今では、幹事のあいさつで吃音が出ることもほとんどない。

幹事は面倒なことも多い。
でも、人前で話すこと、人をまとめること、段取りを考えること。
そういう経験は仕事にも役立ったと思っている。

だから私は、若い人にも一度は幹事を経験してみてほしいと思っている。
幹事は面倒だと言っているが、たぶん私は好きなんだと思う。

とはいえ、初めて幹事を任された若手社員の方や、急に町内会のまとめ役になってしまった方は、「誰と誰を同じ組にすればいいんだ…」「当日、急なキャンセルが出たらどうしよう…」と、今まさに胃を痛めているかもしれない。

といっても、20～30人のお手頃コンペしか幹事はしたことがない。

100人とか200人となると、その手間も何十倍にもなると思う。

そんな私の失敗談と、今でも使っている準備の流れを残してみようと思う。

今でも思い出す失敗

1.当日の朝、不参加と思われていた方が受付に来た。
「おはようございます。どちらのコンペですか？社長は大変ですね」
などとあいさつした。

「お宅の会社のコンペに来た」
汗しか出ない。

案内を送って、返信を受領していなかったのか、無くしたのか組み合わせにも入れていなかった。

「組み合わせの連絡ないからおかしいな～と思ってたんだよ」

3人の組があったから参加してもらい、何とか事なきを得た。

……と言いたいところだが、景品を準備していなかった。
なんとかある景品でやりきった。

2.景品を買いすぎた。
前回の参加者の人数で思い込みで予算を組み、景品を多く買ってしまっていた。

思い込みというのは怖いもので、
順位を発表する時まで気づかなかった。

汗しか出なかったが、適当に組み合わせて渡した。
意味不明な順位の景品とセットで。

たまたま、アトラクションの募金が想定よりも多く、ギリギリ予算内だった。

今思えば、ただ運が良かっただけだ。

私が考える幹事特権

1.自分が当たるかもしれない景品を選ぶことができる。

2.景品が家にあるうちは、自分の物のような満足感もある。

3.自分のお金ではないが、購買要求が満たされる。

4.自分が行きたいコースを選びやすい。

5.自分で組み合わせを決められる。

私だけがそう思うのかもしれない。

でも、幹事を続けている人なら、少しは共感してもらえると思う。

だから私は幹事を続けている

会社コンペは社外の人をもてなす機会だと思っている。
なので私は、いちいち考えて、悩んで景品を準備している。

商品券を配るほうが幹事も楽で、自分の欲しいものを買えるという意見も否定はしない。

幹事の仕事は思ったより大変

日程調整、ゴルフコースの選定・予約、開催案内…

日程調整だと、社内コンペだと上層部のご予定を聞かなくてはならない。

コースの選定も悩ましい。
前回と別会場にしようか。
料金はどうか。
アクセスはどうか。

悩んでいるうちに予約が埋まってしまうこともある。

準備のほかにも、キャンセルというのも発生する。
1週間前に、
「急に都合が悪くなって…」
4人組の一人だったらまだその方を参加者から外せばよいわけだが、
3人組だったら2人というわけにはいかないので組みなおし決定。
参加者が少なくて13人だったりすると、
私だったら、4人+3人+3人+3人で組み合わせするが、
1人欠席が出ると、
4人+4人+4人が可能となり、組数の変更も発生する。
そのまま4組でも良いのかもしれないが、
コースのことを考え、1組でも減らすことにしている。

そのほかに、景品の準備も終わっている場合は、実行予算が崩れることになる。
キャンセルのされた方の参加費が不足になる。

そのリスクを排除するために、景品は1～2個少なめに買っておいて、前日に確定した人数分追加購入していた時期もあった。

景品を配り終わって、解散するとドッと疲れが出て放心状態になる。

終わってから一人だけ、会場に座っていることもあった。
片付けようとコースの人が来て、気まずくなったこともある。

幹事をやった人なら分かると思う。

景品選びは意外と難しい

第五の会社のときは、前日に商品を買いに店をはしごしていた。

スポーツ店でゴルフ関連グッズが多くなりがちだった。

自分が欲しいものを参加者全員が欲しがるかは別と感じた時があった。

第五の会社で若い社員に任せたら、登山グッズメインだった。

有名な登山用品ブランドらしいが、ゴルフコンペ参加者で何人くらい登山をするのか考えて欲しいと思った。

とは言うものの、私も人のことは言えない。

自分が普段では買わないような少し高いワインとか、日本酒などを買ってしまいがちで、お酒を飲まない人に当たらないことを願うことも多い。

1位は目玉になるものが良いと考えていて、
ゴルフ用のベルトを買って、チャンピオンベルト贈呈と言っていた頃もある。

「もうチャンピオンベルト3本目だよ～」

とか、

「そんなにベルトほしかったら、ベスグロ景品にしたら取れるじゃん」

などと言われた。

ベルトなんか何本あっても良いと思う私とは思考が違うようだったので最近はやめた。

ネットで特価になっていたウェッジ2本を優勝賞品にしたこともある。

そのコンペで優勝した私は、ボーケイのウェッジを手放し、その激安ウェッジを使っている。

今の会社でもすぐに幹事になった。

もう一人の幹事が面倒だから
「商品券と小物（米2合など）で続けてきた」
と言われた。

その方が退職してから、私の幹事特権乱用が始まった。

2～3週間前から物色を始め、

出張があったらそこでお土産を買ってみたり、

家族旅行で立ち寄った道の駅で買ってみたり。

家内を道連れにショッピングモールを歩き回ったりした。

とにかく1ヶ月くらい特価品を探す日々が続いていた。

最近はインターネットで商品を物色して購入している。

そんな私がどのように幹事をしているのか

準備からコンペが終わってからまで、otona_golf_life流の幹事論をテンプレート付きで残すことにした。

組み合わせで何日も悩んだり、景品選びで家内を連れ回したり、案内メールの文面をゼロから考えたり。そういう「幹事の面倒な作業と冷や汗」は、私がこの30年で十分に味わっておいた。

皆さんはぜひ、この記事につけたエクセルや案内のテンプレートをそのまま使って、ご自身の時間を節約してほしい。そして、当日は幹事特権を少しだけ味わいながら、自分自身もゴルフを楽しんでほしいと考えている。

自身のホールインワンコンペもしたことはあるが、会社コンペという前提で残していく。

ここからは、私が実際に行っている準備の流れを順番に紹介する。
正解ではないが、30年続けてきて今も使っている方法だ。

1.開催決定前

①開催日の調整
まず、大前提としてゴルフ場の予約ができないと開催ができない。

まずは予約すること。
それさえしてれば、あとはなんとかなる。

私の地域では、以前は2〜3か月前でも予約できた。

しかし最近は予約が取りづらくなってきたので、
その年の2月頃に予約を入れている。

私の住んでいる地方では、雪でクローズだが、従業員は何名か出勤している。

以前、関西の人から、1年先のゴルフコンペを教えられた。
都会は、そうなのかもしれない。

従って、コースが予約を受け付ける期間の中で、早ければ早いほど良い。
人気のあるコースだとそれが顕著だと思う。

会社コンペなので、上層部でゴルフをする方々の都合が最優先される。

当社であれば、春（5月）と秋（10月）開催が恒例となっているので、
その時期の中で、会社上層部の都合を聞いて日程を決定する。

私の場合は、何人も聞いても調整が難しいので、
社長に直接聞いて決めている。

②参加者の規模感を把握
毎年コンペを開催しているようであれば、
前年の傾向や案内をする人数から大まかな人数を把握する。

私の場合は、全員参加となっても5組（20人）が最大なので、
5組の枠を予約することにしている。

地方によって違うのかもしれないが、増やすことは難しく、減らすことは可能だと思う。

人数が確定してから予約しようとしても、間に合わないと思う。

③コース候補の選定（前回と被らない、距離、予算）
コースをどこにするのか悩むと思う。

私の地方は、都会のように
「メンバーの紹介が必要」
というような条件がないので、自由に選ぶことができる。

以前の会社は、
社長に希望のコースを何か所か聞いていた。

その中で料金や予約の空き状況を確認して、
開催コースを決定していた。

前回とは違うコースが良ければ、そこも考えて選定する。

今の会社は法人会員となっているコースが決まっているので、
その手間は無くなった。

そのコースの人に
「まだ記名式法人会員の名義変更してもらっていないのですか？」
と言われたので、翌年、春の開催を別のコースにした。

「たまにはいつもと違うコースで開催しましょう」
と社長を説得した。

参加いただける方が、近隣の会社だけではないので、
「初めて回るコースなんだけど」
などと好評だった。

翌年から、記名してもらったので、いつものコースでの開催に戻した。

④仮予約
日程、コースと決まって、規模感の予測ができたらコースを予約する。
ここで注意が必要なのが、チャンピオンコースを予約すること。
18ホールだと無いが、27ホール以上だとチャンピオンコースの18ホールが決まっていると思う。

こだわりがないようだったり、難しいようだったら、予約することを最優先する。

最大組数を伝えて、スタート時間を予約する。
プレーフィーとその内容を確認する。（食事付きなど）
あと、コンペ開催についての注意事項も確認しておいた方が良い。
表彰式会場は無料で借りられるのか、また、条件があるのか。
ドリンクの種類と軽食等の料金。

ここで必ず伝えることがある。
・参加人数は暫定で、組数については変更の可能性がある。
・いつまでに組数を確定すればよいのか期限を聞いておく。
ただし、コースに迷惑がかかるので、期限ぎりぎりにならないように早めの連絡は心がける。

2.会場仮予約後

上司（社長）に会場が取れたことを報告する。
社内のゴルフコンペ参加者には、日程が決まった段階で
社長の希望で日程が決まった。
とチャットで送っている。

都市部で交通手段が限られる場合マイクロバスについての検討もここでしておいた方が良い。

①案内文書を作成する。（こちらは購入者限定のテンプレートを付属）
　コンペ案内に最低限必要な項目
　　・開催日
　　・場所
　　・集合時間
　　・競技方法
　　・会費
　　・賞品
　　・特別ルール
　　・出欠回答期限
　　・（必要によりマイクロバス可否）

②案内文章の送付
社内にはチャットで一斉送信している。

社内チャット文章（参考）

社外には宛名を自分のメールにして、
ＣＣを社内、副幹事（いれば）、上司など
BCCに客先を入れて一斉送信している。

今の会社では個別に送るのが習わしだったらしいが、労力がかかりすぎるのでBCCで送ることにした。

文面に「吉日」と書いていたら、大安か先勝の午前中に送る。
日程的に厳しいようなら、案内の日付も実際の日付にした方が良い。

メール文章（参考）

前述した「参加者を組み合わせに入れ忘れた事件」以降、この管理だけは必ず行うようになった。

私はここで、誰にメールを送ったかエクセルに書いておく。
そして、参加・不参加の欄を作り、そのセルを回答に合わせて移動する。
こうすることで、参加人数が分かり、回答を頂いていない方も確認できる。

期限になっても連絡がない場合は、期限の翌日にでもメールや電話で確認する。

③組み合わせ表の作成（こちらは購入者限定のテンプレートを付属）
ここが最難関。