【待望の新機能！】Gemini時間指定アクション×Google連携術｜週次報告を完全自動化する実践例

2025/06/25　大幅に加筆修正

時間指定アクションってなに？

Geminiの新機能「時間指定アクション」について説明します。

時間指定アクションとは、指定したタイミングで指定したプロンプトが実行される機能をいいます。時間指定アクションは1度に10個までの時間指定アクションを登録できます。ちなみに、2025年6月25日現在、Web版ではまだ未実装の方がいるかもしれません。

オーソドックスな活用方法として、例えば毎朝税務に関する知識を配信してもらったり、その日の占いなんかも配信してくれます。

時間指定アクションの登録の仕方

GoogleWorkspace連携機能

これは、少し前から実装されているのですが、
@Google Calendarや@Google Keepなど＠＋Googleのサービス名をプロンプト中に入力すると、自分のアカウントのそのサービスとGeminiを連携させることができます。（「設定」＞「アプリ」から「Google Workspace」との連携をONにしておく必要あり）

今回の時間指定アクションとは直接関係はありませんが、これらを組み合わせることで、面白いことができます。

ここからは発展形として、GeminiとWorkspaceとの連携機能も合わせた具体的な活用例を紹介します。

「今週、何があったっけ？」その悩み、AIが解決します

複数の会議、増え続ける議事録...。週末が近づくと、「あれ、今週の重要な決定事項って何だっけ？」「自分に振られたタスク、漏れてないかな？」と不安になることはありませんか？

議事録を一つ一つ読み返し、自分のタスクを探し出し、週報のために要点をまとめる...。この週末前の面倒な作業を、たった一つのプロンプトで全自動化できるとしたらどうでしょう。

今回は、そんな夢のような業務効率化を実現する、「究極の横断連携プロンプト」とその実行結果を詳しくご紹介します。

魔法の呪文：週次報告おまかせプロンプト

今回使用するプロンプトはこちらです。これを目的別のチャットに登録しておくだけで、あなたの代わりにGeminiが働いてくれます。

このプロンプトは何をしているのか？

一見複雑に見えますが、やっていることは以下の4ステップです。

1. 【頻度】毎週金曜の夕方に起動する
   #頻度の部分で 、定期実行のタイミングを指示しています。

2. 【情報収集】今週の全議事録をGoogleドライブから探す
   @Google ドライブ を使って、指定された期間（今週）とファイル名（議事録）に合致するファイルをすべて見つけ出します。

3. 【情報整理】議事録の要点をGoogle Keepにまとめる
   見つけ出した議事録の内容をAIが理解・要約し、@Google Keep に「週次報告サマリー」というラベルを付けて保存します。これで、週末に今週の動きを簡単に振り返れます。

4. 【タスク管理】自分宛のToDoをGoogle ToDoリストに自動登録
   議事録の中から自分の名前（この場合は伊藤）が書かれたToDoを自動で探し出し、@Google ToDo リスト に期限情報と共に登録します。

【実践】実際の議事録で実行結果をシミュレーション

さて、実際にこのプロンプトがどのように機能するのか、ご提供いただいた議事録を元に見ていきましょう。

＜議事録_2025/6/24＞
あなたのGoogleドライブに、以下のファイルが保存されているとします。

議事録
会議名: 2025年度 第2四半期 新商品企画会議
日時: 2025年6月24日（火） 10:00～11:30
場所: 本社 3階 第2会議室
出席者: 鈴木 一郎（議長）、佐藤 花子、高橋 健太、田中 雄大（書記）、伊藤 さくら
欠席者: なし
1. 議題
 * 新商品コンセプトの最終確認
 * 販売戦略について
 * プロモーション計画の立案
2. 議事内容
 * 議題1：新商品コンセプトの最終確認
   * 佐藤より、最終候補として残っていた3つのコンセプト案（A案：エコフレンドリー、B案：多機能、C案：高級志向）について、先日実施した市場調査の結果を報告。
   * 調査結果では、特に20代～30代のターゲット層において、環境配慮型製品への関心が最も高いことが示された。
   * 議論の結果、市場のトレンドと当社のブランドイメージとの親和性を考慮し、コンセプトA「エコフレンドリーな次世代ガジェット」を正式に採用することで全会一致。
 * 議題2：販売戦略について
   * 高橋より、コンセプトAに基づいた販売戦略案を提示。
   * 初期ロットの販売リスクを低減し、コアなファン層を早期に獲得するため、クラウドファンディングを活用したテストマーケティングを提案。
   * 主要な販売チャネルは自社オンラインストアとし、将来的には大手家電量販店での展開も視野に入れる。
   * 価格設定については、市場調査の結果を参考に、性能と価格のバランスが取れた29,800（税抜）が妥当との意見でまとまった。
 * 議題3：プロモーション計画の立案
   * 伊藤より、プロモーション計画の草案を説明。
   * 製品の特性を効果的に伝えるため、テクノロジー系に強いインフルエンサーを起用したレビュー動画の配信を主軸に据える。
   * 発売2ヶ月前からティザーサイトを公開し、メールマガジン登録者向けに先行情報を配信。
   * SNS（X, Instagram）を活用したプレゼントキャンペーンを実施し、認知度向上と情報拡散を狙う。
3. 決定事項
 * 新商品のコンセプトは「エコフレンドリーな次世代ガジェット」に正式決定する。
 * 販売は、クラウドファンディングでの先行販売を経て、自社オンラインストアを主軸とする。
 * プロモーションは、インフルエンサーマーケティングを中心に展開する。
4. TODOリスト
| No. | タスク内容 | 担当者 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 1 | コンセプトAに基づいた製品仕様の詳細化 | 高橋 | 2025/7/15 |
| 2 | クラウドファンディングのプラットフォーム選定と企画書作成 | 田中 | 2025/7/22 |
| 3 | インフルエンサー候補リストの作成とアポイント調整 | 伊藤 | 2025/7/8 |
5. 次回会議予定
 * 日時: 2025年7月29日（火） 10:00～
 * 場所: 本社 3階 第2会議室
 * 議題:
   * 製品仕様の最終決定
   * クラウドファンディング企画の進捗確認
   * プロモーション動画の構成案について
6. 備考
 * クラウドファンディングのリターン（返礼品）については、次回会議で詳細を決定するため、各担当者はアイデアを準備しておくこと。
以上
書記：田中 雄大

<金曜夕方、Geminiが実行したこと>
そして金曜日の夕方、予約されていたアクションが実行され、あなたのGoogle KeepとGoogle ToDoリストは以下のようになります。

1. Google Keepに「週次報告サマリー」が作成された

サマリーの内容はより細かく書き方を与えると書き方が安定すると思います。

2. Google ToDoリストに自分（伊藤さん）のタスクが自動で追加された

この自動化がもたらす絶大な効果

いかがでしょうか。実際の議事録と、実際に生成されたテキストを使うと、その威力が一層はっきりと分かります。あなたは会議に参加し、議事録が共有されるのを待つだけ。あとはGeminiが金曜日に、

• 情報の集約:
  議事録の要点を、後から見返しやすい形にまとめてくれます。

• タスクの自動登録:
  議事録に書かれた自分のタスクを、期限付きで自動的にToDoリストへ登録してくれます。

これにより、「何か忘れていることはないか？」という週末前の不安から完全に解放されるのです。

あなたの名前や、普段使っているファイル名、ラベル名に少し書き換えるだけで、この強力な自動化を今日からでも真似できるはずです。

例えば、役職者の方であれば、自分の部門でどのような会議が行われているか定期的に自動で簡単に確認することができるようになります。

ぜひ、この時間指定アクションで、面倒な作業を定型化し、その威力を感じてみませんか？