【AIで業務改善しようとする人、今すぐストップしてください！】

「ChatGPTを導入すれば、明日から仕事が劇的に楽になる！」

「これからはAIを使いこなせない人材は生き残れない！」

……本屋さんに行っても、ネットのタイムラインを見ても、そんな威勢のいい言葉ばかりが目に飛び込んできます。

まるで、AIという魔法の杖を一振りすれば、山積みの書類が消え去り、定時退社が約束されるかのようなお祭り騒ぎです。

でも、ちょっと待ってください。⚠️

今、画面の向こうで「よし、うちの部署でもとりあえずChatGPTの有料プランを契約して、明日から業務改善だ！」と鼻息を荒くしているあなた。

『お願いですから、今すぐそのマウスを置いて、ブラウザのタブを閉じてください。』

そのまま突っ走っても、あなたが手にするのは「劇的に楽になった未来」ではありません。

「AIに指示を出すためのプロンプトを考えるのに疲れ果て、出てきた微妙な回答を人間が修正する」という、新しいタイプの、そして以前よりタチの悪い【謎の業務】が増えるだけです。

今回は、ちょっと変わった、でも絶対に誰も否定できない「AIを触る一歩手前」の、地味だけど一番大切な話をさせてください。

①散らかった部屋に、最新型のルンバを放り込んでいませんか？

なぜ、多くのAI業務改善が失敗に終わるのか。

理由はとてもシンプルです。

業務の全体像を整理しないままAIを導入するのは、「脱ぎ散らかした服や、読みかけの雑誌が床一面に転がっている部屋に、何万円もする最新型のルンバを放り込む」ようなものだからです。

想像してみてください。

最新のセンサーを搭載したルンバは、意気揚々と掃除を始めます。

しかし、動き出して3秒後、床に落ちていた靴下を吸い込み、苦しそうな駆動音を立てて停止します。

あなたがそれを救出すると、次は充電ケーブルを巻き込み、最終的には脱ぎっぱなしのジーンズの段差を乗り越えられずに立ち往生してエラー音を響かせる……。

結局、あなたはルンバが動くたびに、その後ろを追いかけて

「ああっ、そこはダメ！」
「これをどけなきゃ！」

とドタバタする羽目になります。これ、どっちが掃除をしているのか分かりませんよね。

(『仕事』って、こんな感じになってるもの、多いと思う…)
私は『自作自演』と呼んでます…。

AIもこれと全く同じです。

AIは魔法ではありません。

「整理整頓されたものを、超高速で処理する機械」に過ぎないのです。

②AIを開く前の、地味すぎる「業務の棚卸しと仕分け」

では、私たちはどうすればいいのか。
AIの画面を開く前に、絶対にやらなければいけない「部屋の片付け」があります。それが【業務の棚卸しと仕分け】です。

パソコンを閉じて、ノートとペン（あるいは使い慣れた付箋）を用意してください。

やることは次の3つのステップだけです。

ステップ1：
「名もなきタスク」まで、全てを床にぶちまける

まずは、部屋の片付けと同じです。

クローゼットの中身を一度すべて床に出すように、自分の（あるいは部署の）業務をすべて書き出します。

ここで重要なのは、「名もなきタスク」をスルーしないことです。

「日報の作成」「議事録の共有」といった大きな塊だけではなく、

こういった、普段カウントしていない「微細な作業」こそが、あなたの時間を奪っている犯人であり、ルンバを詰まらせる靴下です。

徹底的に、1ドロップ残らず書き出してください。

ステップ2：
その業務を「3つの箱」に仕分ける

すべてを書き出したら、それらを次の3つの箱に仕分けていきます。

多くの人は、ステップ1からいきなり「AIの箱」に入れようとします。

だから失敗するのです。

※ まずは「① 捨てる箱」を疑ってください。

「毎週作っているこのレポート、本当に誰か読んどる？」

「この確認の承認ラリー、ショートコントか！」

AIにやらせる前に、

『その業務自体をこの世から消す。』

これが最強の業務改善です。

存在しない業務は、AIすら必要としません。

※ 次に「② 人間の箱」です。

クライアントとの信頼関係を築くための雑談、部下の相談に乗る時間、新しい企画のワクワクするようなコアのアイデア出し。

これらは人間がやるから価値があります。

ここをAIに丸投げすると、仕事の「味」が消えて、ただの無機質な作業マシーンになってしまいます。

※ そして最後に残ったもの、

それこそが「③ AIの箱」に入れるべき業務です。

ステップ3：
AIに渡すための「レシピ（マニュアル）」を作る

「AIの箱」に入った業務は、まだそのままAIに投げてはいけません。

AIに頼む前に、「新入社員に教えるためのマニュアル」を作るイメージで、手順を1、2、3と明確に言語化します。

「いい感じにデータをまとめて」では、AIは動きません。

「Aのファイルのこの列の数字をコピーして、Bのフォーマットのここに貼り付けて、前月比を計算して」というレベルまで手順を分解する。

ここまで準備ができて初めて、あなたの部屋は綺麗に片付き、ルンバ（AI）がその真価を発揮して、縦横無尽に走り回ることができるステージになるのです。

③本当の目的は「健全にサボる時間」を作ること

ここまで読んで、「なんだ、めちゃくちゃ地味だし面倒くさいな」と思った方もいるかもしれません。

最新のテクノロジーをスマートに使いたいのに、結局やることは泥臭いノート書きかよ、と。

でも、考えてみてください。

私たちがAIを使う本当の目的は何でしょうか。

• 会社の生産性を上げて、株価を上げるため？

• 上司に褒められるため？

違いますよね。

「自分が本当にやりたいことに時間を使うため」であり、もっと言えば、

「健全にサボるため」です。

そういう「人生の余白」を取り戻すために、私たちはAIという道具を使うはずです。

業務を棚卸しせず、カオスなままAIを導入すると、余白ができるどころか、AIが吐き出した「大量のそれっぽいゴミ情報」を処理するために、もっと忙しくなります。

それは本末転倒です。

AIの画面を開く「一歩手前」の地味な作業は、あなたが人間らしい豊かな時間を取り戻すための【準備期間】なのです。

今すぐChatGPTのタブを閉じて。

お気に入りのノートを開くことから、本当のデジタル革命を始めましょう。

♪♪ ここまで読んでいただきありがとうございます ♪♪

さて、『AIで業務改善の前にやること』というテーマ、いかがだったでしょうか？

私は本当に、この『業務の洗い出し』が一番大事ではないかと思ってます。

初めのうちは『AIを使えばこの仕事が楽になるかも…』という風に思ってました。

でも、色々考えているうちにこんな事を考えるようになりました。

『そもそもこの仕事、いる？』

『これ、自分が入社したときから、このやり方やわ。当時に教えてもらったようにやってたけど、あの頃と武器や道具も変わってるはず。』

『何のためにこの作業をやってるの？』

『この仕事、あの仕事と統一させてリアルタイム共有したら、いらんやん😳』

で、今はどうやって『一本化』させていくかを考え、GoogleワークスペースやサイボウズKINTONE等を使って実践してます。

そこで『分かったこと』は

ということ。

ちょい毒をもって言い換えれば

私ごとで言えば、毎月のお支払い時期の事務仕事がこれにあたります。当時はとても大変でした。

代表的なものは、こちら。

・【支払手形】や【小切手】の作成
・給与や支払時の【振込作業】

これらは全て、

『大きなお金を、相手様に、間違いなく、遅滞なく、渡す』。

リスクしかない、しかも100点で当たり前と思われてるような理不尽な作業。

でも『とても大事で重要な』作業でした。

この手作業、今では一切なくなりました☺️
(振込については、データ取込の動きは少しだけ手でやります。)

が、【支払手形】と【小切手】においては、私のところからはその存在そのものがなくなりました。(※世間でも近いうちになくなります。)

(手形・小切手を受け取るときは、【支払期日】に気をつけて。ただの『紙切れ』をもらうかもよー😱)

初めは不安でしたが、現在、何の問題もなく毎月を終えてます。

仕事って、案外そんなものなのかも。

こんな事を書くと怒る方もいるかも分かりませんが、長年の経験から感じた『事実』でした🙄

まずは、そのエクセル、例えば『見積り』。
・他の人も独自で作ってない？
・会社で一本化させて共有でいいやん。

『仕事が違う』という声が聞こえてきそうですが、『目的』をあらためて見直してみると、案外み〜んなお〜んなじ🙂
かもね。

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