AIプレゼン活用ガイド：② AIでプレゼンのテーマを整理するには？

★☆☆☆☆（超初心者）
※AIを初めて触る方向けの記事です

AIでプレゼンのテーマを整理するとは？

プレゼンを作ろうとすると、最初に「スライドを何枚にしよう」「どんなデザインにしよう」と考えたくなります。私も以前はそうでした。見た目を先に整えれば、それらしい資料になると思っていたんです。

ところが、実際に作り始めると途中で手が止まりました。「この話はどこに入れよう」「これも説明した方がいいかな」と内容がどんどん増えて、最後には自分でも何を一番伝えたいのか分からなくなってしまいました。

そこで気づいたのが、プレゼンはスライドを作る前に、まずテーマを整理した方がいいということでした。テーマ整理といっても、難しい作業ではありません。「何について話すのか」「誰に伝えるのか」「何を持ち帰ってほしいのか」を少しずつ言葉にしていく作業です。

そして、この整理はAIと相性がいいです。頭の中にあることをそのままAIに伝えると、似ている内容をまとめたり、話が広がりすぎている部分を見つけたりする手助けをしてくれます。

ただし、ここで勘違いしやすいところがあります。AIにテーマを決めてもらえばいい、という話ではありません。

AIはプレゼンのテーマを勝手に決める道具ではなく、自分の考えを整理して見えやすくするための相手として使うのが基本です。

私も最初は「AIなら良いテーマを決めてくれるだろう」と少し期待していました。しかし、任せきりにすると、たしかにきれいな言葉は出てくるものの、自分が本当に話したかったこととは少し違う方向へ進むことがありました。

そのときに感じたのが、「文章としてはきれいだけど、自分のプレゼンではないな」という違和感です。この違和感は意外と大切でした。AIの答えが間違っているわけではなく、自分の目的がまだ十分に整理できていなかったからです。

だからこそ、AIを使う前に完璧な答えを用意する必要はありません。むしろ、まとまっていない状態から一緒に整理するくらいで大丈夫です。

まずプレゼンの目的を一つ決める

テーマ整理で最初に考えたいのは、「このプレゼンは何のためにするのか」です。

説明したいのか、報告したいのか、提案したいのか、何かを知ってもらいたいのか。目的によって、同じテーマでも話す内容はかなり変わります。

私は以前、プレゼンに使えそうな情報を先に集めてから、あとで並べれば何とかなると思っていました。ところが、情報を集めれば集めるほど削れなくなり、「せっかく調べたから、これも入れたい」と考えるようになりました。

結果として、資料にはいろいろな情報が入っているのに、「結局、このプレゼンで何を伝えたいの？」という状態になってしまいました。

この失敗から、情報を集める前に目的を一度言葉にした方がいいと感じました。

たとえば「詳しく説明する」まで決めなくても、「まず知ってもらうため」「判断してもらうため」「次の行動につなげるため」といった大きな方向だけでも構いません。

目的が一つ決まると、その後に内容を見たとき、「これは今回必要」「これはなくても大丈夫」と判断しやすくなります。

最初に目的を一つ決めるだけで、プレゼンに入れる内容と入れない内容の境目が見えやすくなります。

もちろん、最初から完璧な言葉で決める必要はありません。考えている途中で目的が少し変わることもあります。私も作りながら「提案だと思っていたけど、まず説明をしないと伝わらないな」と気づくことがありました。

それでも、最初に仮の目的を置いておくと、迷ったときに戻る場所ができます。この「戻る場所」があるだけで、プレゼン作りはかなり進めやすくなります。

目的が曖昧なときは無理に格好よくしない

AIを使うと、目的をきれいな文章に整えてくれます。しかし、最初から格好いい言葉にしようとすると、かえって分かりにくくなることがあります。

自分の中では「これを知ってほしい」「この点だけ分かってもらいたい」という簡単な言葉の方が、本当の目的に近いことがあります。

私も一度、AIが出した少し立派な表現をそのまま使ったことがありました。でも読み返すと、「自分はこんな言い方をしないな」と感じました。そこで、もっと普通の言葉に戻したところ、かえってプレゼンの方向がはっきりしました。

初心者のうちは、目的を上手に書くことより、自分で意味が分かる言葉にすることを優先して大丈夫です。

誰に伝えるプレゼンなのかを整理する

目的が見えてきたら、次に考えたいのが「誰に伝えるのか」です。

ここは簡単そうに見えますが、実際にはかなり重要です。同じ内容でも、初めて聞く人に伝える場合と、すでに詳しい人に伝える場合では、説明の仕方が変わります。

私は以前、自分では当たり前だと思っている言葉を、そのままプレゼンに入れてしまったことがあります。作っている本人は意味が分かっているので、特に難しいとは感じませんでした。しかし、あとから見直してみると、初めて見る人には少し飛躍している部分がありました。

自分が知っていることと、相手が知っていることは同じではありません。これは分かっているつもりでも、実際に資料を作ると忘れやすいところです。

そこで、テーマを整理するときに「誰向けなのか」も一緒にAIへ伝えるようにしました。すると、専門的な説明を減らした方がいい部分や、逆にもう少し背景を足した方がいい部分が見えやすくなりました。

プレゼンのテーマは「何を話すか」だけではなく、「誰に話すか」とセットで整理すると、ぐっと分かりやすくなります。

ただし、「会社の人向け」「お客様向け」と大きく決めるだけでは足りないこともあります。同じ社内でも、その内容を初めて聞く人と、以前から関わっている人では理解度が違います。

だからといって、細かく考えすぎる必要もありません。初心者のうちは「この人に伝わればいい」と一人を思い浮かべるくらいでも十分です。

私は、誰向けか迷ったときに「この資料を最初に見せる人は誰だろう」と考えるようにしています。すると、難しい言葉を使いすぎていないか、説明が足りないところはないかを見直しやすくなりました。

相手を意識するとテーマの広がりすぎも防げる

相手を決めるメリットは、言葉の難しさを調整できることだけではありません。テーマの範囲も決めやすくなります。

たとえば、相手が初めてその内容を知る人なら、細かい応用まで全部入れる必要はないかもしれません。反対に、基本を知っている人なら、前置きを長くするよりも、ポイントを絞った方が伝わりやすくなります。

私は以前、「親切に説明しよう」と思って内容を増やしすぎたことがあります。説明を足せば足すほど分かりやすくなると思っていたのですが、実際には話が長くなり、中心がぼやけました。

このとき、「相手に今必要なのはどこまでだろう」と考えると、かなり削りやすくなりました。

初心者が覚えるポイントは、テーマを決めるときに「何を伝えるか」と「誰に伝えるか」を別々に考えないことです。

伝えたいことを一度全部出してみる

目的と相手を考えたら、次は自分が伝えたいことを出していきます。

ここで私は、最初から順番まできれいに整理しようとしない方がいいと思っています。なぜなら、整理しながら考えようとすると、「これはどこに入れるべきか」「この言い方で合っているか」と細かいところが気になり、なかなか先に進まなくなるからです。

私も最初は、AIに見せるならこちらもきれいに書かなければいけないと思っていました。文章を整え、順番を考え、それからAIに渡そうとしていたんです。

でも途中で、「ここまで自分で整理できるなら、AIに頼む意味があまりないな」と感じました。

そこでやり方を変えました。まずは思いついていることを、そのまま材料として出す。順番が前後していても、同じような内容が重なっていても、最初は気にしない。そのうえでAIに整理を手伝ってもらうようにしました。

この方法に変えると、かなり気持ちが楽になりました。

AIを使う前に自分の考えを完成させる必要はありません。むしろ、まとまっていない材料を整理するところからAIを使って大丈夫です。

ここで大切なのは、AIへ渡す材料が少なくても気にしないことです。まだ考えが浅いときは、数個しか思いつかないこともあります。それでも、その数個から「他に考えるべき視点はあるか」と整理していけば、少しずつテーマの輪郭が見えてきます。

逆に、材料が多すぎる場合もあります。私はこちらの方がよくあります。思いつくまま書いていると、「これも大事」「あれも大事」と増えてしまいます。

そんなときは、多いこと自体を失敗と考えなくて大丈夫です。まず出して、そのあとで分ける方が楽です。

最初から削ろうとしない

テーマ整理では「余計なものを削る」ことが大事ですが、最初から削ることばかり考えると、必要なアイデアまで消してしまうことがあります。

私は一度、短くまとめることを意識しすぎて、「本当はここが一番伝えたかったのに」という内容まで薄くしてしまったことがありました。

そのため、最初は広げる段階、そのあとで絞る段階と分けて考えるようにしています。

まず出す。そして整理する。最後に選ぶ。

この順番にすると、頭の中で全部を同時に処理しなくて済みます。初心者ほど、この順番を意識した方がプレゼン作りの負担を減らせます。

AIにテーマを整理してもらう

材料を出したら、ここでAIの出番です。

AIは、似ている内容をまとめたり、大きなテーマと細かい話を分けたりすることが得意です。自分では全部違う話に見えていても、AIに整理してもらうと「この3つは同じ方向の話ですね」と見えてくることがあります。

私も、自分では全部必要だと思って並べていた内容を整理してもらったところ、似た話が何度も入っていたことに気づきました。書いている本人は一つひとつ違うつもりでも、読む側からすると同じ説明に見えることがあります。

これは自分だけで見直していると、意外と気づきにくいです。頭の中に背景まで入っているので、文章に書かれていない違いまで勝手に補って読んでしまうからです。

AIに一度整理してもらうと、自分の考えを少し離れたところから見ることができます。

ただし、AIの整理結果をそのまま正解にしないことも大切です。

私は一度、AIがとてもきれいに3つのテーマへ分けてくれたので、「これでいい」と思ってそのまま使おうとしたことがあります。しかし、読み直してみると、一番伝えたかった部分が他の項目と同じくらいの扱いになっていました。

その瞬間に「きれいだけど、ちょっと違う」と感じました。

この「ちょっと違う」は無視しない方がいいです。

AIが整えた結果に違和感があるときは、その違和感こそ、自分が本当に伝えたいテーマを見つける手がかりになります。

AIは、入力された材料からバランスよく整理しようとします。しかし、どの話に自分の思いが強いのか、どこを一番伝えたいのかまでは、最初から完全には分かりません。

だからこそ、整理してもらったあとに「自分はどこを一番大事にしたいのか」をもう一度確認します。

AIの言葉が立派すぎるときは戻していい

AIにテーマを整理してもらうと、自分が考えていた言葉よりも少し立派な表現になることがあります。

最初は「おお、すごくそれっぽい」と感じます。私もそうでした。でも、そのテーマを自分で説明しようとしたときに、急に話しづらくなることがあります。

つまり、見た目は良くても、自分の言葉になっていない状態です。

プレゼンは最終的に自分が説明することが多いので、自分で意味を理解し、自分の口で話せる言葉になっていることが大切です。

そこで私は、AIが出した表現が少し硬いと感じたら、無理にそのまま使わず、自分が普段使う言葉へ戻すようにしています。

「AIが作った言葉を使わなければいけない」と考えなくて大丈夫です。分かりやすくするためにAIを使っているのに、言葉が難しくなったら本末転倒です。

テーマが広がりすぎていないか確認する

テーマの形が見えてきたら、次に「今回のプレゼンに入れる範囲」を確認します。

ここは、私が一番失敗しやすかったところです。

プレゼンの材料を集めていると、関連する情報が次々に見つかります。すると、「これも知っておいた方がいい」「せっかくだからこれも紹介したい」と思います。

気づけば、最初は一つのテーマだったはずなのに、いくつもの話が同じプレゼンに入っています。

私も「情報が多い方が親切だろう」と考えていました。しかし、情報量が増えるほど、聞く側が覚えなければならないことも増えます。

自分が話したいことを全部入れることと、相手に伝わることは同じではありません。

そこで、テーマを見直すときに「今回絶対に必要なもの」と「あると便利だけれど、今回はなくてもいいもの」を分けるようにしました。

このとき、「削る」と考えると少しもったいなく感じます。特に時間をかけて調べた情報ほど、消したくありません。

そこで私は「削る」のではなく、「今回は使わない」と考えるようにしています。

この考え方にすると、不思議と整理しやすくなりました。使わない情報は失敗ではありません。別のプレゼンや補足資料で使えるかもしれません。

プレゼンでは、知っていることを全部見せるより、今回一番伝えたいことがはっきり見える方が大切です。

一つのプレゼンに一つの中心を作る

テーマを整理するときは、中心になる一つの考えを作っておくと迷いにくくなります。

すべてのスライドが完全に一つの話だけになるという意味ではありません。いろいろな情報があっても、「最終的にここへ戻ってくる」という中心がある状態です。

私は途中で内容を追加したくなったとき、「これは中心のテーマにつながっているかな」と考えるようにしています。

つながっていれば残す。つながりが弱ければ、今回は外す。

この簡単な確認だけでも、話が横に広がり続けるのを防ぎやすくなりました。

初心者のうちは、たくさん話そうとするよりも、聞いた人が一つでも覚えて帰れるテーマを作ることを目標にすると整理しやすいです。

最後は自分でテーマを決める

AIに整理してもらい、テーマの範囲も見えてきたら、最後は自分で決めます。

ここはとても大切です。AIが整理してくれたから完成、ではありません。

プレゼンをする目的を知っているのは自分です。相手との関係や、その場で何を伝えたいのかも、自分の方が詳しく知っています。

だから、AIが出した案の中に少しでも違和感があれば、修正して構いません。

私も以前は、AIがきれいに整理してくれると「こちらの方が正しいのかもしれない」と思っていました。しかし、実際にそのテーマで説明しようとすると、言葉が出てこないことがありました。

そこで気づいたのが、「自分で説明できるか」という確認方法です。

テーマを見たときに、自分の言葉で簡単に説明できるなら、そのテーマはかなり整理できています。反対に、タイトルは立派なのに説明しようとすると言葉に詰まるなら、まだ自分の中で整理しきれていない可能性があります。

結論として、AIにテーマを決めてもらうのではなく、AIを使って自分の考えを見える形にし、最後は自分で決めることが大切です。

少しの違和感を残さない

プレゼン作りでは、「まあ、これでいいか」と進めたくなることがあります。

私も時間がないときほど、AIが出したテーマをそのまま使いたくなります。でも、その小さな違和感は、後の構成や文章を作るときに何度も出てきます。

テーマの段階で少しずれていると、スライドの順番を考えるときにも迷います。「この話はどこに入れるのだろう」と何度も止まることになります。

逆に、テーマが自分の中で納得できていると、その後の判断はかなり楽になります。

そのため、テーマを決める段階では、ほんの少しだけ時間をかけて読み直します。

「本当にこの話をしたいのか」「相手に必要な内容なのか」「自分で説明できるのか」。

この3つを確認するだけでも十分です。

AIでテーマ整理をするときに初心者が意識したいこと

AIを初めて使うと、どうしても「正しい質問をしなければいけない」と考えがちです。

私も最初はそうでした。うまく指示を書けなければ良い答えが出ないと思い、AIへ送る文章を何度も書き直していました。

しかし、テーマ整理の段階では、最初から完璧な質問を作らなくても大丈夫です。

むしろ、「まだ考えがまとまっていない」「こういう内容を話したい気がする」という状態をそのまま使った方が、AIと一緒に整理しやすいことがあります。

一度で完成させようとせず、整理された内容を見て、「ここは違う」「これは残したい」と少しずつ調整していく。

この使い方に慣れてから、私はAIを使うときの緊張がかなり減りました。

AIに正解を出してもらうというより、一緒に考えを整理している感覚に近くなったからです。

初心者が覚えておきたいのは、AIへ完璧に指示することより、自分の考えを少しずつ言葉にしていくことです。

そして、AIの回答を見て何か気づいたら、その気づきを次の整理に使います。

「これは違う」と思うことも失敗ではありません。むしろ、自分が何を伝えたいのかが少し見えてきた証拠です。

私自身、AIの回答をそのまま採用するより、「ここは違うな」と直したときの方が、最終的に自分らしい内容になることが多いと感じています。

まとめ

AIでプレゼンのテーマを整理するときは、いきなりスライドを作り始める必要はありません。

まず、「何のためにプレゼンをするのか」という目的を考えます。そして、「誰に伝えるのか」を決めます。そのうえで、自分が伝えたいことを一度出し、AIに整理を手伝ってもらいます。

この順番にすると、最初から全部を自分一人で整理しなくて済みます。

私も以前は、AIに渡す前にきれいな文章を用意し、順番も決め、ある程度完成させなければいけないと思っていました。でも、そのやり方ではAIを使う前に疲れてしまいました。

そこで、考えていることをまず出し、AIに整理してもらい、その結果を見ながら自分で選び直す方法に変えました。

すると、「何を話せばいいのか分からない」という状態から、「この話を中心にすればいい」と少しずつ見えるようになりました。

もちろん、AIが整理した内容がいつも自分の考えと一致するわけではありません。ときには、きれいにまとまっているのに「何か違う」と感じることもあります。

しかし、その違和感を無視しないことが大切です。

「違う」と思った理由を考えると、自分が本当に大切にしたい内容が見えてくることがあります。AIの答えを直す作業そのものが、自分のテーマを整理する時間になります。

また、テーマを広げすぎないことも大切です。

調べた情報を全部入れようとすると、プレゼンはすぐに大きくなります。しかし、聞く側にとって大切なのは、情報の多さではなく「何を覚えて帰ればいいのか」が分かることです。

私も何度も、「せっかく調べたから入れたい」と考えて内容を増やしてしまいました。でも、後から見返すと、削った方が中心が見えやすくなることが多くありました。

そのため今は、使わない内容を「捨てる」と考えず、「今回は使わない」と考えています。そうすると、必要なものだけを残しやすくなります。

そして最後は、自分でテーマを決めます。

AIは考えを整理してくれますが、プレゼンで本当に伝えたいことを決めるのは自分です。自分で説明できる言葉になっているか、相手に必要な内容になっているかを確認してから次へ進みます。

初心者は、まず「目的・相手・伝えたいこと」の3つを整理してからAIを使う、と覚えておけば十分です。

いきなり完璧なテーマを作る必要はありません。最初はぼんやりしていても、AIとやり取りしながら少しずつ形にしていけば大丈夫です。

プレゼン作りで手が止まったときは、「スライドをどう作るか」ではなく、「そもそも何を伝えたいのか」に一度戻ってみてください。そこが整理できると、その後の構成や文章もかなり考えやすくなります。

AIを使ったプレゼン作りの第一歩は、上手なスライドを作ることではなく、自分が伝えたいテーマを見つけることです。

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