AIプレゼン活用ガイド：③ AIでプレゼンの構成を考えるには？

★☆☆☆☆（超初心者）
※AIを初めて触る方向けの記事です

プレゼンは、文章を書く前に「流れ」を決める

AIでプレゼンを作ろうとすると、最初に文章を書いてもらいたくなるかもしれません。
私も最初はそうでした。
「とりあえず説明文を作ってもらえば、あとはスライドに貼ればいい」と考えていたんです。

ところが、実際にやってみると少し違いました。
文章はそれなりに整っているのに、最初から最後まで見ると、どこか話が飛んでいる。
説明したいことは入っているのに、「結局、何を一番伝えたい資料なんだろう」と自分でも迷うことがありました。

そこで気づいたのが、プレゼンは文章より先に構成を考えたほうが作りやすいということです。
構成というと難しく聞こえますが、ここでは「何を、どの順番で伝えるか」と考えれば十分です。

AIでプレゼンを作るときは、最初に文章を作るより先に、伝える順番を決めることが大切です。

たとえば、いきなり詳しい説明から始めるのか。
それとも、最初に「今日は何について話すのか」を伝えてから説明に入るのか。
この順番だけでも、聞く側の分かりやすさはかなり変わります。

私は以前、思いついた内容から順番に並べてしまい、あとから全部を入れ替えたことがあります。
作っている途中では「ちゃんと説明できている」と思っていたのですが、少し時間を置いて見直すと、いきなり別の話になっている部分がありました。

そのとき、「内容が足りないのではなく、順番が悪かったんだ」と気づきました。
文章を増やすより、まず並び方を直したほうが分かりやすくなったんです。

AIは「文章を書く道具」だけではない

AIというと、文章を作ってくれる道具というイメージが強いかもしれません。
しかし、プレゼンでは文章を作る前の整理にも使えます。

たとえば、自分の頭の中には伝えたいことがいくつもあるけれど、どの順番にすればいいのか分からない。
そんなときにAIへ整理を手伝ってもらうと、自分では気づかなかった並べ方が見えてくることがあります。

ただし、ここで大事なのは、AIが出した順番をそのまま正解だと思わないことです。
AIは考える材料を出してくれますが、その資料を見る相手や、その場の事情までは完全には分かりません。

そのため、AIに構成を作ってもらったあとに、「この順番で初めて見る人が理解できるか」を自分でも見直します。
この一手間だけで、AIに丸投げした資料から、自分で考えて作った資料に近づいていきます。

最初に決めるのは「相手・目的・ゴール」

プレゼンの構成を考える前に、私はまず三つだけ確認するようにしています。
それが「誰に見せるのか」「何を伝えたいのか」「最後にどうしてほしいのか」です。

この三つが曖昧なままだと、AIにどれだけ良い文章を作ってもらっても、途中で方向がずれやすくなります。

以前の私は、「まず資料を作らないと」と焦ってしまい、最初からスライドの内容を増やしていました。
しかし、途中で「そもそも誰向けに作っていたんだっけ」と考え直したら、なくてもいい内容がかなり入っていました。

このとき、資料を作る前に相手と目的を決めておけば、もっと早く進められたと思いました。

誰に見せるプレゼンなのか

同じ内容でも、相手によって説明の仕方は変わります。
初めて聞く人に見せるのか。
ある程度知識がある人に見せるのか。
社内向けなのか、お客様向けなのか。

初心者向けなら、専門用語を減らしたほうがいいかもしれません。
逆に、詳しい人が相手なら、基本説明を短くして結論を早く見せたほうが伝わる場合もあります。

そのため、まず「誰が見るのか」を決めるだけでも、構成の方向がかなり見えやすくなります。

「何を一番伝えたいか」を一つ決める

プレゼンを作っていると、伝えたいことがどんどん増えていきます。
私もよくあります。
せっかく作るなら、あれも入れたい。
これも説明しておきたい。
そう考えているうちに、スライドが増えてしまいます。

しかし、情報を増やせば分かりやすくなるとは限りません。
むしろ、何を一番伝えたいのかが見えにくくなることがあります。

そこで、最初に「このプレゼンで一番伝えたいことは何か」を一つ決めます。
細かな説明はあとから足せます。
ただ、中心になる内容が決まっていないと、AIに構成を考えてもらっても、あちこちに話が広がりやすくなります。

初心者が最初に覚えておきたいのは、「全部伝える」より「一番伝えたいことを決める」ことです。

私自身、最初は内容が多いほうが親切だと思っていました。
ところが、作った資料を自分で見返すと、「説明は多いのに印象に残るところがない」と感じたことがあります。

そこで、一番伝えたい部分を決めて、それ以外は補足として考えるようにしました。
すると、不思議なくらい構成が整理しやすくなりました。

最後に相手にどうしてほしいのか

もう一つ考えておくと楽になるのが、プレゼンを見たあとに相手にどうしてほしいかです。

内容を理解してほしいのか。
何かを選んでほしいのか。
社内で検討してほしいのか。
次の行動につなげたいのか。

ここが決まると、最後のまとめから逆算して構成を考えやすくなります。

私は以前、途中の説明ばかり丁寧に作って、最後が急に「以上です」で終わる資料を作ってしまったことがあります。
そのときは、自分でも最後に何を言いたいのか決めていなかったんです。

あとから見直して、「途中は説明できているのに、最後に相手がどうすればいいのか分からない」と気づきました。
それ以来、構成を考えるときは最後の着地点も先に考えるようにしています。

AIにはまず「全体の骨組み」を考えてもらう

相手、目的、ゴールが決まったら、ここでAIに手伝ってもらいます。

ただし、最初から細かな文章を全部作ってもらう必要はありません。
まずは大きな流れだけを考えてもらいます。

たとえば、最初に何を伝えるか。
次に何を説明するか。
そのあと、どんな情報を見せるか。
最後に何をまとめるか。

このくらいの大きさで構成を作ってもらうと、自分でも確認しやすくなります。

以前、私はAIに細かな項目まで一気に考えてもらったことがあります。
すると、たしかに内容は豊富になりました。
ただ、項目が増えすぎて、逆に全体が見えなくなりました。

「あれも必要そう」「これも入れたほうが親切そう」と増やした結果、プレゼンがどんどん長くなってしまったんです。

この失敗から、最初は細かく作らず、大きな骨組みから始めるほうが扱いやすいと分かりました。

AIの案は「完成品」ではなく「たたき台」

AIが構成を出してくれると、きれいに整理されているので、そのまま使いたくなります。
私も最初はそうしていました。

しかし、実際に使おうとすると、「ここは自分なら先に話したい」「この説明はあとでもいい」と感じることがあります。
その違和感は無視しないほうがいいです。

むしろ、その違和感が、自分のプレゼンらしく直すきっかけになります。

AIの構成は完成品ではなく、自分が考えるためのたたき台です。

この考え方に変えてから、私はAIの答えをそのまま採用しなくなりました。
一度出してもらい、順番を入れ替え、不要な部分を削り、足りないところだけ追加する。
そうすると、AIに作らせた感じが薄くなり、自分の考えに近い構成になります。

構成を見たら「話が飛んでいないか」を確認する

構成ができたら、次は最初から最後まで順番だけを見ます。
この段階では、文章の言い回しよりも、話の流れを確認します。

最初の話から次の話へ自然につながっているか。
途中で急に別のテーマになっていないか。
同じ説明が別の場所でも出ていないか。
最後のまとめが最初の目的とつながっているか。

こうしたところを見るだけでも、かなり違います。

私は一度、自分では自然に並べたつもりの構成を翌日に見直して、「ここ、急に話が変わっているな」と感じたことがあります。
前の日には気づかなかったのですが、少し時間を置くと違和感がはっきり見えました。

そこで、その部分を前の説明と入れ替えてみたところ、内容はほとんど変えていないのに、読みやすくなりました。

この経験から、分かりにくいプレゼンは、必ずしも文章が悪いわけではないと気づきました。
順番を直すだけで改善することもあります。

同じ話を何度もしていないか

AIに構成を考えてもらうと、似た内容が少し違う表現で複数入ることがあります。
それぞれを見ると必要そうに感じるので、気づかず残してしまうことがあります。

私も、同じような説明を別の見出しで二回入れてしまったことがあります。
作っている本人は細かな違いが分かるのですが、初めて見る人からすると「さっきと同じ話では？」と感じることがあります。

そのため、構成だけを見て、似ている項目がないか確認します。
もし似ているなら、一つにまとめられないか考えます。

情報を削るのは少し不安です。
私も以前は「せっかく作ったのにもったいない」と感じていました。

ただ、削ったあとに全体を見ると、そのほうが分かりやすいことも多いです。
プレゼンでは、入れることと同じくらい、入れないことを決めるのも大切だと感じています。

AIに「減らす」ことも手伝ってもらう

AIは、内容を増やすためだけに使うものではありません。
むしろ、構成を作るときは「減らす」作業にも役立ちます。

たとえば、重複している部分はないか。
初心者には難しすぎる部分はないか。
目的から外れている項目はないか。
こうした観点で見直してもらうこともできます。

私は最初、AIには何かを作ってもらうものだと思っていました。
しかし、使っていくうちに、「増やしてもらう」より「整理してもらう」ほうが助かる場面が多いと気づきました。

特にプレゼンは、情報量が多ければよいわけではありません。
聞く人が順番についてこられることのほうが大切です。

AIを使うときは、足すだけでなく、削る・まとめる・並べ替えるという使い方も覚えると便利です。

小さな違和感をそのままにしない

構成を見ていると、「何となくここが変だな」と感じることがあります。
理由をすぐに説明できなくても、その感覚は大切です。

私の場合、その違和感を無視して先に進むと、あとでほぼ必ず直すことになります。
「まあいいか」と思って文章を作り始めたのに、結局スライドまで作ってから順番を変えることもありました。

そうなると、文章も図も見出しも直す必要が出てきます。
最初の構成段階で直しておけば、もっと楽でした。

そのため、今は少しでも引っかかったら、そこで一度止めて順番を見ます。
AIにも「この流れで急に話が変わる部分はないか」と確認してもらうと、自分とは違う視点で見直せます。

AIに任せるのではなく、自分の違和感とAIの整理を組み合わせる。
この使い方が、私には一番しっくりきています。

初心者は最初から完璧な構成を作らなくていい

プレゼンの構成と聞くと、「きちんと完成させてから次へ進まないといけない」と思うかもしれません。
私も以前は、最初の段階から全部決めようとしていました。

しかし、細かいところまで決めようとすると、なかなか先へ進めません。
「この順番で本当にいいのか」「もっと良い並べ方があるのでは」と考え続けてしまいます。

そこで、今は最初から完璧を目指さず、大きな流れだけ決めるようにしています。

最初は、導入。
次に、伝えたい内容。
そのあと、必要な説明。
最後に、まとめ。

まずはこの程度でも構いません。
そこから少しずつ項目を足したり、入れ替えたりすれば十分です。

プレゼンの構成は、完璧に作ってから進むのではなく、大きな流れを決めてから少しずつ整えれば大丈夫です。

この考え方にしてから、私は途中で止まりにくくなりました。

AIの答えをそのまま使わなくてもいい

AI初心者の方ほど、「AIが出した答えを直してはいけないのでは」と感じることがあるかもしれません。
しかし、そんなことはありません。

むしろ、プレゼンではどんどん直したほうがいいです。

AIが考えた順番を見て、「これは違う」と思えば入れ替える。
「この項目はいらない」と思えば削る。
「自分ならここを先に言いたい」と思えば前に持ってくる。

そうやって使うほうが自然です。

私も、最初はAIの答えをなるべく崩さないようにしていました。
せっかくきれいに整理してくれたのだから、そのまま使ったほうが正しい気がしていたからです。

ところが、実際のプレゼンに合わせると、自分の伝えたい順番とは微妙に違いました。
そこで初めて、「AIの答えを直すのは失敗ではない」と気づきました。

むしろ、自分で直した部分に、その人らしさが出ます。

AIは構成を決める人ではなく、整理を手伝う相手

AIはとても便利です。
自分では思いつかなかった順番を出してくれることもありますし、抜けている視点に気づかせてくれることもあります。

ただし、最終的にその構成で伝わるかどうかを判断するのは自分です。

誰に見せるのか。
何を一番伝えたいのか。
最後に何を残したいのか。

この部分は、自分で決める必要があります。

AIはプレゼンの構成を代わりに決める道具ではなく、考えを整理して順番を見つけるための補助として使うと分かりやすくなります。

私はAIを使い始めたころ、「うまく作ってもらうこと」ばかり考えていました。
しかし今は、「自分の考えを整理するために使う」という意識のほうが強くなっています。

この違いは小さいようで、実際にはかなり大きいです。
AIに全部任せようとすると、出てきた答えが正しいのか分からなくなります。
一方で、自分の目的を決めたうえでAIに整理を手伝ってもらうと、「ここは使う」「ここは直す」と判断しやすくなります。

まとめ

AIでプレゼンの構成を考えるときは、最初から細かな文章を作ろうとしなくても大丈夫です。

まず、誰に見せるのかを決めます。
次に、何を一番伝えたいのかを決めます。
そして、最後に相手にどうしてほしいのかを考えます。

この三つが見えてからAIに全体の流れを整理してもらうと、構成を作りやすくなります。

また、AIが出した構成は、そのまま使う完成品ではありません。
順番を入れ替えたり、不要な内容を削ったり、自分が伝えたいことを足したりして構いません。

私自身、最初は文章を増やすことばかり考えていました。
しかし、実際には文章を増やすより、順番を整理したほうが分かりやすくなることが何度もありました。

また、「何となくここが変だな」という違和感をそのままにすると、あとで大きな修正になることも経験しました。
そのため、今は構成の段階で違和感を確認し、できるだけ早めに直すようにしています。

プレゼンの構成は、特別な知識がないと作れないものではありません。
「誰に」「何を」「どんな順番で伝えるか」を考えるだけでも、十分に構成の土台になります。

そして、AIはその整理を手伝ってくれる相手です。
最初から完璧を目指さず、大きな流れを作り、少しずつ直していく。
初心者の方は、まずこの進め方から始めてみると、プレゼン作りへの苦手意識も少し減らせると思います。

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