AIプレゼン活用ガイド：⑥ AIで伝わる説明を考えるには？

★☆☆☆☆（超初心者）
※AIを初めて触る方向けの記事です

AIを使うと「伝わりにくい説明」に気づきやすい

プレゼン資料を作っていると、見た目や文章を整えることに意識が向きやすいです。

ただ、実際に人へ説明するときに大切なのは、きれいな資料を作ることだけではありません。

相手が聞いたときに「なるほど、そういうことか」と理解できる説明になっているか。

ここがかなり大切です。

私も最初は、資料の中に必要な情報を入れておけば説明できると思っていました。

数字を書いて、理由を書いて、結論も入れる。

これだけあれば十分だと思っていたのですが、実際に読み返してみると「自分は分かるけれど、初めて見る人は分かるのかな」と感じることがありました。

特に困ったのが、自分では当たり前だと思っている部分です。

資料を作っている本人は、内容について何度も考えています。

そのため、途中の説明が少しくらい抜けていても、自分の頭の中では自然につながってしまいます。

ところが、初めて見る人には、その間の情報がありません。

そこで説明を聞いたときに、「急に話が変わったように感じる」「なぜこの結論になるのか分からない」となってしまいます。

このズレは、自分だけで資料を見ているとなかなか気づけません。

そこで役立つのがAIです。

AIに文章を全部作らせるというよりも、自分の説明を別の目線から見てもらう相手として使うと考えると、とても使いやすくなります。

自分では分かっているつもりになりやすい

私が一番よくやっていた失敗は、「これくらい説明しなくても分かるだろう」と考えてしまうことでした。

たとえば、仕事の中で毎日のように使っている言葉があります。

自分や周りの人には普通の言葉でも、別の部署の人や初めて説明を聞く人には意味が分からない場合があります。

それでも、自分が慣れていると、その難しさに気づきません。

あとから資料を見返して、「これ、知らない人からしたら何のことだろう」と気づくことがありました。

少し恥ずかしいのですが、私はこういうことを何度も経験しています。

そして、そのたびに思ったのが、説明する人が分かっていることと、聞く人が分かることは同じではないということです。

AIを使うときも、この点を意識すると便利です。

「この説明を初めて聞く人が分かりにくい部分を教えてください」

「専門用語を知らない人が読むと、どこで迷いそうですか」

このように確認すると、自分では気づかなかった部分が見えやすくなります。

もちろん、AIの指摘がすべて正しいとは限りません。

しかし、「ここは本当に説明しなくて大丈夫かな」と考えるきっかけになります。

私はここが、AIを使って説明を考える大きな良さだと思っています。

まず「何を伝えたいのか」を一つ決める

AIに説明を考えてもらう前に、先にやっておきたいことがあります。

それは、そのスライドで一番伝えたいことを決めることです。

これは簡単そうですが、実際にやってみると意外と難しいです。

私も最初は、「せっかく調べたのだから、この情報も入れたい」「この数字も大事だから説明したい」と考えて、どんどん内容を増やしていました。

その結果、情報はたくさんあるのに、何を一番伝えたいのか分からないスライドになってしまったことがあります。

自分では丁寧に作ったつもりでした。

それでも、少し時間を置いて見直すと、「結局、このページで何を言いたかったのだろう」と自分でも迷ってしまいました。

これはかなり違和感がありました。

そこで意識するようになったのが、

「このスライドを見た人に、一つだけ覚えてもらうなら何か」を先に決めることです。

たとえば、売上が増えたことを伝えたいのか。

問題が起きていることを伝えたいのか。

新しい方法を提案したいのか。

まず中心を一つ決めます。

そのあとで、中心を理解してもらうために必要な説明を足していきます。

この順番にするだけでも、説明がかなり整理しやすくなります。

説明を増やしすぎた失敗から気づいたこと

私は以前、「説明が足りないより、多いほうが親切だろう」と考えていました。

そのため、プレゼンにもいろいろな情報を入れていました。

背景、理由、数字、注意点、補足。

どれも間違いではありません。

しかし、全部を同じくらい丁寧に話そうとすると、今度は何が重要なのか分かりにくくなります。

ここで初めて、「説明が多いこと」と「分かりやすいこと」は別なのだと気づきました。

詳しく説明すること自体が悪いわけではありません。

ただし、聞く人が最初に知る必要のある内容と、あとから補足すればよい内容を分ける必要があります。

そこでAIに、

「この説明の中で、最初に伝えるべき内容を整理してください」

「絶対に必要な説明と、補足でよい内容を分けてください」

と頼むようになりました。

すると、自分の頭の中で混ざっていた情報を整理しやすくなりました。

AIは情報を増やすためだけではなく、情報を減らしたり、優先順位を考えたりするためにも使えます。

ここは、AI初心者の方にもぜひ覚えておいてほしい部分です。

AIというと、「文章をたくさん書いてくれるもの」という印象を持つかもしれません。

しかし、実際には「何を削ればよいか」「何から説明すればよいか」を相談する使い方もできます。

私はこの使い方を覚えてから、AIへの見方が少し変わりました。

AIには「誰に説明するのか」まで伝える

説明を分かりやすくしたいときは、内容だけではなく、誰に説明するのかもAIに伝えることが大切です。

同じ内容でも、聞く相手によって説明の仕方は変わります。

たとえば、その仕事を何年もしている人なら、細かい基本説明は必要ないかもしれません。

しかし、初めて聞く人には、最初の前提から説明したほうが分かりやすい場合があります。

これは人同士の会話でも同じです。

私は以前、AIに資料の説明文を考えてもらったとき、内容だけを渡していました。

すると、文章としては間違っていないのですが、少し固くて、「このまま初心者に話すには難しいな」と感じました。

そこで、

「この内容を初めて聞く人向けにしてください」

「専門用語をできるだけ使わずに説明してください」

「社内の別部署の人でも分かるようにしてください」

という条件を加えてみました。

すると、言葉の選び方や説明の細かさが変わりました。

このとき、「AIが悪かったのではなく、自分が相手を伝えていなかったのだ」と気づきました。

AIに説明を考えてもらうときは、「何を説明するか」と「誰に説明するか」をセットで伝える。

これだけでも、かなり使いやすくなります。

難しい言葉はそのまま使わない

AIが作った説明を読むと、ときどき「意味は合っているけれど、自分ならこんな言い方はしないな」と感じることがあります。

少し固い言葉が続いたり、丁寧すぎて逆に話しにくかったりすることもあります。

私は最初、AIが作った文章なのだから、きれいにできているのだろうと思って、そのまま使おうとしたことがありました。

ところが、実際に声に出してみると、妙に言いにくいのです。

読んでいるだけなのに、途中で口が止まります。

「文章としては正しいのに、何か違う」

この違和感は大事だと思います。

プレゼンは文章を提出するだけではなく、人が実際に話す場面があります。

そのため、正しい文章よりも、自分が自然に話せる文章のほうが伝わりやすいことがあります。

そこで私は、AIの文章を見ながら、

「もっと普通の言葉にしてください」

「会話で説明するような言い方にしてください」

「難しい言葉を減らしてください」

と直してもらうようになりました。

それでも違和感が残る部分は、自分で言い換えます。

AIが最初の案を出して、自分が仕上げる。

このくらいの距離感のほうが、使いやすいと感じています。

説明する順番もAIと一緒に考える

説明が分かりにくくなる原因は、言葉だけではありません。

順番も大きく関係します。

内容そのものは正しくても、いきなり細かい話から始まると、聞いている人は「何の話をしているのだろう」と迷います。

私も資料を作っていると、調べた順番のまま説明を書いてしまうことがありました。

自分は調べながら理解しているので、その順番でも分かります。

しかし、初めて聞く人には、その流れが分かりやすいとは限りません。

そこで、説明の順番もAIに見てもらうようにしました。

「この内容を初めて聞く人が理解しやすい順番に並べてください」

「結論を先にしたほうがよいか確認してください」

このように相談すると、説明の流れを考える材料になります。

たとえば、最初に結論を伝えてから理由を話したほうが分かりやすい場合があります。

逆に、少し背景を説明してから結論を伝えたほうが理解しやすい内容もあります。

大事なのは、決まった形を無理に使うことではありません。

聞く人が途中で迷わない順番になっているかを確認することです。

私は以前、「結論を先に言えば何でも分かりやすくなる」と考えたこともありました。

しかし、それだけではうまくいかない場面もありました。

前提を知らない人に、いきなり結論だけ伝えても、「なぜそうなるのですか」となってしまうからです。

その経験から、説明には相手と内容に合った順番があるのだと気づきました。

AIは、その順番を考えるときの相談相手として使えます。

話が途中で飛んでいないか確認する

説明の順番を考えるとき、もう一つ注意したいのが「話が飛んでいないか」です。

これは自分では本当に気づきにくいです。

頭の中ではAからBへ自然につながっていても、文章を見ると、その間の説明が抜けていることがあります。

以前、自分で作った説明を読み返したときに、「ここから急にこの話になるのは変だな」と気づいたことがありました。

作っている最中はまったく気にならなかったのです。

それだけ、自分の頭の中では勝手に情報を補っていたのだと思います。

そこで、

「説明が急に飛んでいる部分はありますか」

「初めて聞く人が途中で分からなくなりそうなところを教えてください」

とAIに確認します。

AIの答えをそのまま採用する必要はありません。

それでも、指摘された場所をもう一度見ることで、「確かに説明が一つ抜けている」と気づくことがあります。

この使い方は、文章を作ってもらうより地味です。

しかし、私はかなり実用的だと感じています。

AIが作った説明は最後に自分で直す

ここまでAIを使って説明を整理しても、最後の確認は自分で行います。

なぜなら、実際にその説明を話すのは自分だからです。

AIが作った文章は、文章として見るときれいに見えることがあります。

ところが、声に出して読むと、急に違和感が出ることがあります。

文章が長すぎる。

普段使わない言葉が入っている。

同じような言い回しが続いている。

丁寧すぎて、かえって自分らしくない。

こうしたことは、目で読むだけでは気づきにくいです。

私は一度、AIが作った説明をほとんど直さず使おうとしたことがあります。

しかし、読み始めると「これは自分が話している感じがしない」と思いました。

きれいなのですが、少しよそ行きすぎる感じがしたのです。

そこで、文章を自分が普段使う言葉へ少しずつ直しました。

「こちらをご覧いただくと」を「ここを見ると」に変える。

長い一文を二つに分ける。

難しい言葉を、普段使っている言葉へ戻す。

ほんの少し変えただけでも、かなり話しやすくなりました。

AIの文章を完成品だと思わず、自分が話しやすい形に仕上げることが大切です。

声に出すと違和感を見つけやすい

完成した説明は、一度声に出して読んでみるのがおすすめです。

これは特別な道具も必要ありません。

実際に話すつもりで読んでみるだけです。

すると、目で見ているだけでは気づかなかったことが見えてきます。

途中で息が続かないなら、一文が長すぎるかもしれません。

何度も言い直す言葉があるなら、その言葉が自分には使いにくいのかもしれません。

読んでいて自分でも意味を取りにくいところがあれば、聞く人はもっと分かりにくい可能性があります。

私も声に出して読んで、「ここは長いな」「この言い方は自分らしくないな」と何度も修正しています。

最初から一度で完成させることは、ほとんどありません。

AIに直してもらい、自分で読み、また少し直す。

この繰り返しです。

少し手間に見えるかもしれません。

しかし、ゼロから全部自分で考えるよりはかなり楽です。

しかも、自分だけで考えていたときより、説明の抜けにも気づきやすくなりました。

AIに任せすぎないほうが自然になる

AIが便利になると、つい全部任せたくなります。

私も「ここまで作ってくれるなら、このまま使ってもよいのでは」と思ったことがあります。

ただ、何度か使っているうちに、それでは少し違うと感じるようになりました。

AIは自分の代わりにプレゼンをする人ではありません。

あくまで、説明を整理したり、別の見方を出したりしてくれる相手です。

自分が何を伝えたいのかまでAI任せにすると、文章は整っていても、自分の考えが薄くなることがあります。

だからこそ、最初の「何を伝えたいか」と、最後の「この言い方で本当に自分は話せるか」は、自分で確認したほうがよいです。

私はAIを使い始めたころ、良い文章が出ると「これなら完成だ」と思いがちでした。

でも、使えば使うほど、AIが出した最初の文章より、そのあと自分で少し手を入れた文章のほうが使いやすいと感じるようになりました。

その少しの修正に、自分の経験や考え方が入るからだと思います。

失敗したこと。

実際に困ったこと。

聞いている人の反応を見て気づいたこと。

こうしたものは、AIが勝手に知っているわけではありません。

自分にしか分からない部分です。

そこを加えることで、説明にも少し体温が出ます。

AIで整えて、自分の経験や言葉を最後に戻す。

私は、この使い方が一番自然だと感じています。

初心者が覚えておきたいポイント

AIでプレゼンの説明を考えるとき、最初から難しい使い方を覚える必要はありません。

まずは次の流れだけ覚えておけば十分です。

最初に、そのスライドで一番伝えたいことを決めます。

次に、誰へ説明するのかを考えます。

そして、その情報をAIに伝えて、分かりにくいところや説明の順番を確認します。

最後に、自分で声に出して読み、違和感があるところを直します。

この流れだけでも、説明はかなり整理しやすくなります。

初心者がまず覚えるポイントは、「誰に」「何を」伝えるのかを決めてからAIを使うことです。

AIに「分かりやすくしてください」とだけ頼むより、相手と目的を伝えたほうが、自分が欲しい説明に近づきます。

また、一度で完璧な文章を出そうとしなくても大丈夫です。

ここも、私が最初に勘違いしていたところです。

AIを使い始めたころは、「一回で良い回答を出させるのが上手な使い方なのかな」と思っていました。

そのため、うまくいかないと、自分の頼み方が悪いのだろうかと考えていました。

しかし、実際には一度出してもらった文章を見て、

「ここはもう少し簡単に」

「この部分は短く」

「ここは説明を足して」

と少しずつ直していけばよいのです。

人と相談するときも、一回の会話ですべて決まるとは限りません。

AIも同じように、やり取りしながら整えていくと考えると気が楽になります。

伝わる説明は「うまい文章」だけでは決まらない

プレゼンの説明というと、きれいな言葉や上手な話し方が必要だと思うかもしれません。

もちろん、それも役立ちます。

ただ、初心者のうちは、そこを気にしすぎなくてもよいと思います。

私自身も、言葉を格好よくしようとして、逆に分かりにくくなったことがあります。

普段使わない言葉を無理に入れると、話すときにも不自然になります。

それよりも、

「何の話なのか」

「なぜ大事なのか」

「相手に何を覚えてほしいのか」

この3つが伝わるほうが大切です。

AIを使うと、文章をきれいにすることは比較的簡単です。

だからこそ、文章のきれいさだけで満足せず、内容そのものが伝わるかを確認したいところです。

プレゼンで大切なのは、難しい言葉を使うことではなく、相手が理解できる形で伝えることです。

私はこの考え方に変えてから、説明を作るときの負担が少し減りました。

格好いい文章を作ろうとするより、「これなら自分でも話せる」「これなら初めて聞く人でも分かりそう」と思える文章を目指すようになったからです。

まずは一枚のスライドから試してみる

いきなりプレゼン全体をAIで直そうとすると、初心者の方は少し大変かもしれません。

そこで、最初は一枚のスライドだけで試すのがおすすめです。

自分が説明しにくいと感じているページを一枚選びます。

そして、そのページについて、

「この説明で初めて聞く人にも伝わりますか」

「分かりにくい部分を教えてください」

「説明する順番を整えてください」

とAIに聞いてみます。

その答えを見て、自分が納得できる部分だけ取り入れます。

全部直す必要はありません。

「ここは確かに分かりにくかったな」と感じたところを一つ直すだけでも十分です。

私は、この小さな使い方から始めたほうが続けやすいと思っています。

一枚で感覚が分かると、次のスライドでも同じように確認できます。

少しずつ繰り返しているうちに、自分でも「ここは説明が足りないかもしれない」「この順番では分かりにくいかもしれない」と気づけるようになります。

つまり、AIに答えを作ってもらうだけではなく、自分の説明を見る目も少しずつ変わっていきます。

ここも、使ってみて感じた意外な良さでした。

まとめ

AIを使うと、プレゼンの説明をゼロから一人で考える負担を減らせます。

しかし、本当に便利なのは、文章を作ってもらうことだけではありません。

自分では気づきにくい説明不足を見つけたり、難しい言葉を簡単にしたり、話す順番を整理したりするためにも使えます。

私自身、最初はAIにきれいな文章を作ってもらうことばかり考えていました。

ところが、実際に使っていると、きれいな文章でも自分には話しにくかったり、相手にとって難しすぎたりすることがありました。

そこで、「誰に伝えるのか」「何を一番伝えたいのか」を先に考えるようになりました。

さらに、AIが作った文章をそのまま使わず、自分で声に出して確認するようにもなりました。

すると、少しずつ違和感に気づけるようになりました。

長すぎる。

固すぎる。

話が飛んでいる。

自分らしくない。

こうした小さな違和感を直していくことで、説明は自然になっていきます。

AIで伝わる説明を考えるときの結論は、「AIに全部任せる」のではなく、「AIと一緒に整理して、最後は自分の言葉で仕上げる」ことです。

最初から上手に説明しようとしなくても大丈夫です。

まずは一枚のスライドを選び、「この説明は初めて聞く人にも分かるかな」とAIに聞いてみる。

そこからで十分です。

私も、最初からうまく使えたわけではありません。

情報を詰め込みすぎたり、AIの文章をそのまま使って違和感を覚えたり、説明の順番がおかしくなったりしました。

ただ、その失敗があったからこそ、「AIは完成品を出してもらうためだけのものではない」と気づけました。

説明を考える途中で迷ったときに相談する。

自分では気づかないところを確認する。

そして最後は、自分が納得できる言葉に戻す。

この使い方なら、AI初心者の方でも無理なく始められます。

プレゼンが苦手だからAIを使うのではなく、プレゼンを少し分かりやすくするためにAIを使う。

そのくらいの感覚で十分だと思います。

一度に全部変えようとせず、まずは一つの説明、一枚のスライドから試してみてください。

小さく直すだけでも、「前より説明しやすくなった」と感じられるはずです。

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