なぜ[Chat-GPT]は社内活用できないのか③解決策【具体例】省力化のコツ

　なぜ[Chat-GPT]は社内活用できないのか。今回がまとめです。

　Chat-GPTを会社に導入しても、多くの企業ではほとんど使われていない。

　その理由としては、

①仕事の80％は社内データを活用してるのに、その社内情報やデータが「使えない状態」にあるから。
②問いや依頼を日本語の文章で何度も打ち込むのが「面倒くさい」から。

　が挙げられます。

　①については、前回、社内データをChat-GPTが読めるシステム環境を整備する必要があり、技術的にも結構難しく、お金と時間がかかりますが、解決策は見えていますね。

　一番の問題は②です。「面倒くさい」問題。

　そうなんです、面倒なんですよね、Chat-GPTを使うのって。

　世間では、「Chat-GPTが出てきて、仕事が奪われる」などと言われていて、大騒ぎになっています。

　僕も過去にそういったことを記事にしました。しかし、それは「強いAI」が登場したら、の話です。

　Chat-GPTは現時点では、「弱いAI」です。

　なので、すごく物知りで器用にタスクをこなしますが、「１伝えれば10理解するほど賢くはない」のです。

　また、その「伝える」こと、つまりChat-GPTに日本語で入力して指示するのも結構大変です。

　長い、構造化した日本語で的確に指示をしなければなりません。また、一度でベストな回答は得られないので、何度も問いかけをする必要があります。

　以前紹介した、僕の作成したプロンプトのテンプレートは、千回以上プロンプトを打ち込んで編み出したもので、その辺に出回っているテンプレートよりは、かなり万能にできています。

それでも、このテンプレート１つで業務ができるわけではありません。

「入力作業」を極力省く仕組みの構築

　では、この「面倒くさい」問題をどう解決すればいいのでしょうか？それは、使うヒトに「日本語をなるべく入力させないこと」です。

　「入力させない？　長い日本語を入力しないと使えない、と書いていたのでは？」

　ええ、そうです。その通りです。そうなんですが、僕は長い日本語をヒトが入力しないといけない、とは言っていません。

　そうです。日本語を入力するのが「面倒くさい」なら、僕たちの代わりに日本語を入力する仕組みを作ればいいのです。

【具体例】過去の経営会議から特定のキーワードを取りまとめてレポートを作る

　
　例で示していきましょう。

　ここでは、過去の経営会議の議事録を参照して、特定のキーワードに関連した過去の発言を取りまとめてレポートを作る、という業務をChat-GPTにさせたいとします。

　上記①で書いたように、社内データをChat-GPTが読めるようにしなければなりません。

　経営会議の議事録のデータは社内のシステムにどこにあるか、それをChat-GPTが読めるようなシステムを開発します。

　ここではセキュリティが重要です。なぜなら、経営企画部の情報は社内でも機密情報なので、他の社員には見せられませんからね。

　次にどのような問い（＝日本語の文章）をすればいいかを考えます。

　ここは、Chat-GPTを使い慣れた人と経営企画部が相談しながら、実際にChat-GPTとのやり取りをしてみるといいでしょう。

「単語を１つ入力するだけ」に半自動化

　
　そして、このやりとりを、半自動化します。

　自動化？…ええ自動化です。

　次が、出来上がったシステムのイメージです。

　この間、この業務で、社員が入力する日本語は「コンプライアンス」の1行だけです。これなら、「面倒くさい」とはなりません。

Chat-GPTを仕事で使うには

　Chat-GPTは万能のようにみえて、そうでもありません。使いこなすのには相当な慣れと、ビジネスリテラシーが必要です。

　繰り返しますが、ITリテラシーではありません。

　Chat-GPTという優秀な「秘書」・「部下」を使いこなすための、対話力が求められるのです。

　そのため、かなり複雑で長い日本語を入力しないと、Chat-GPTはうまく動きません。これは「面倒くさい」。

　そこで、その入力をボタンを押す、ＹＥＳ／ＮＯで答えるなどで簡単な操作で、入力する日本語をシステムに生成させて、それをChat-GPTに投げる、そうしたシステムを開発し社内に導入する。

　これによって初めて、仕事でChat-GPTが使われるようになります。

「労力を減らす」システムは必須

　僕は簡単なことであれば、Chat-GPTでやっています。

　でも、簡単なことはできても、真剣に高度な仕事をChat-GPTにさせようとすると、そう簡単ではありませんでした。

　半年かけて、相当な規模のシステムを自分で開発して「AI中山」を作りました。それで、ようやく使い物になったのです。

　Chat-GPTは「そこそこ」使える。しかし「きちんと使う」ためには、相当な労力が必要になる。

　特に、社内に浸透させるには、その労力を省力化するシステムが必須。

　それが、僕の現時点での結論です。