ロジカルシンキングの練習③　～日本企業はなぜムダ会議が減らないのか？～

過去、「この時間はなんだったんだろう？？」、「無駄な会議多い、これをもっと別のことに時間使えたら良かったな」と思うことがあったので、これをお題にして、ロジカルシンキングをしたいと思います。

問題定義

「会議が多くて長い割には成果が少ない、それにもかかわらず、改善されない」というのは私の個人的な印象であり、まずこの問題定義が正しいかを検証します。

仕事時間の約半分を会議に費やしながら、そのうち8割の人が「会議が上手くいっていない」と考えているため、問題定義を「会議が多く、上手くいっていない」と変更します。

どこに問題があるか？

次に、3つのフェーズのうち、どこに問題があるかを確認します。
①（そもそも）問題として認識されていない？
②（問題だと認識されているが）問題を解決しようとしていない？
③（問題を解決しようとしたが）問題解決のスキルが足りない？

会議に対する不満が大きいことから、問題自体は認識されていると考えます。ただ、会議を改善しようとする動きがあまり感じられないため、

「②問題を解決しようとしていない？」

の部分に問題があると仮定します。

上手くいっていない会議の定義

次に進める前に、どのような会議が「上手くいっていない」という状態なのか、具体例を挙げます。

1. 会議の目的がわからない

2. アジェンダがない

3. 事前に資料が配布されない

4. 参加人数が多すぎる

5. 全く発言しない人がいる

6. だらだらと会議が続く（早く終わると逆に不安になり、何かないかと聞き出す）

7. 報告や連絡であれば、わざわざ会議じゃなくても良い

8. 何が決まったのかがわからない

9. 次に何をしていいかわからない

10. 会議の進行役が不在、もしくは上手く進行できない

原因分析

上手くいっていないことを改善しようとしない理由は何か？

ケース1）上司が招集した定例会だから、仕方ないと割り切っている。

会議の上手くいっていない具体例がいくつも当てはまっていても、
「上司が言ってるから、改善しなくても良い」
と思う心理が一つの理由だと考えられます。

ケース2）何かを議論して決めるための会議ではなく、報告や連絡のための会議が多いが、そういうものだと割り切っている。

報告や連絡であれば、「会議」でなくても良いはずです。
しかし、「資料を見ただけではわからない、もしくは資料を見ていない・事前に見れなかったため、直接状況を把握したい」という理由で進捗確認会議が続いているようです。

ケース3）議論や決定よりも、事前の根回しと事後の調整を重要視しており、必要だと割り切っている。

これは日本独特かもしれませんが、会議で概要を伝えて、
「じゃあ、後は担当者同士で話を詰めてください。」
というパターンがあります。

ある米国人は「あの会議は必要だったのか？」と思い、これを「文化の違い」と感じたそうです。

ケース4）ファシリテーションの仕方がわからない

日本企業ではこれまでファシリテーションの研修が少なく、やり方を学んでいない、かつ、年配の方はいまさら聞きづらいという面も考えられます。

ケース5）忙しい、面倒くさい

会議主催者が事前に会議のゴール、アジェンダを用意し、資料を事前配布するなどの会議準備を行えば進行しやすくなりますが、その手間暇を惜しんで「とりあえず会議」の傾向があります。
また、「参加することが仕事」という意識が根強く残っている印象です。

これは会議コストがあまり認識されていないことが原因の一つして考えられます。

※ムダ会議改善シリーズも、ぜひご参照ください。

あとがき

"スキ"を累計1,200回いただきました。
いつも本当にありがとうございます！
この場を借りてお礼申し上げます。

今回のお題は思った以上に根が深かったです。
日本でムダ会議が多いと感じる理由は、仕事の進め方で文化の違いがあるからかもしれないと思ってきました。
ではまた次回！