わかりにくい資料の解読法

今日も暑さと妄想で目が覚めました。
７時台からエアコンを使うことになるとは。。。

朝から、わかりにくい資料と格闘中です。
（悪い意味で）頭のいい人がつくった、小難しい資料
見たことありますか？

今日は、時間が限られた中で、わかりにくい資料を解読する方法について、考えてみます。今日のタスクの効率化につながれば、いいのですが。。。

わかりにくい資料の特長とは？

わかりにくい資料にも色々あると思いますが。今見ているのは、かなりページ数があって、図が多いので見栄えはいいのですが、何を言っているか、わからない。そんな資料です。

その１：　情報のグルーピングが不明（区切りがあいまい）

情報のグルーピング、区切りは、はっきりしてほしい。
どこからどこまでが、一区切りなのか？

パワポスライドをかき集めて、とりあえず１つの資料にしてしまうと、こんな感じになるのかな。各グループに見出しページをつけるとか、区切りがほしいです。

その２：　タイトル、言葉が抽象的

使っている言葉があいまい。
抽象的な言葉は、わかったようで、わからない。

けむに巻くときは、いいのですが、
ちゃんと伝えるときは、言葉の定義を明確に統一することが重要です。

タイトルの一文が抽象的（ポエム）
用語の定義が不明（表記ゆれ）

微妙に言い回しが違う言葉が出てくると、
これは違う意味なのか、単なる表記ゆれなのか、モヤモヤします

その３：　情報のメリハリがない

情報過多なのは、仕方ないとして、
どこが重要なのか、メリハリがほしい

頭のいい人は、自分の頭の中では全部わかっているので、全部伝えたい
でも、受け取る方は、そんなに頭良くないので、ぜんぜん受け取れない

メリハリのない情報は、０点になることすらあります
９割捨てて、１割を伝える
そういう潔さも重要ですね

わかりやすくするには？

では、どうすればいいのか、考えて見ます。

重要な部分だけピックアップする

１割の重要な部分を見つける
これは、主観で決めてもいいし
テーマが決まっていれば、その基準で選ぶ

とにかく、重要なものと、その他を分けることから始めます

３ステップで結論につなぐ

重要なポイント３つをつないで、ストーリーにする
結論に向かうストーリーです

資料解読している段階では、どれが重要な３ステップかは、わからない
とりあえず、５個でも１０個でも、ポストイットに書いて並べる
今は時間がないので、テキストエディタ―に箇条書きして、並べ替えています

最終的に残るのは３つのポイント
相手が理解できるのは、３つまで、とわきまえましょう
絞るのは勇気がいるけど、やるしかない！

結論を一言で言い切る

３つのポイントから導き出される結論は、一言で！

これができたらスッキリするのだけど
難解な資料から、どうやって一言にまとめるのか？

時間で区切るのが正解かな
今日はここまで！
と、割り切る

永遠に時間があるわけでもなく
今日できる限界までやったら、すべてOK！　としましょう。

今日はnoteを書きながら、自分のタスク整理をしてみました。
こんなのもありかなｗ

この記事を書いたのは、
もうそうビズ企画　代表　川原茂樹
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