『雑務』　という名の仕事はあるのか？？ ～要素分解してみる～

ある社長さんと会話していて、
「猫の手も借りたいくらい忙しい…」
「雑務をやってくれる、スタッフがほしい」
と言われるので、ムムムとなってしまいました

営業とか顧客サポートとか
だったらわかりますが、
「雑務」って、仕事ですか？？？

今日は、そんなお話です

社長は思いつきで、動いてしまう

社長は、あれこれいつも考えている
そして、色々思いついてしまう

思いついた瞬間に、動いてしまう
ササっと動けるのは、会社の中で一番経験が長いから
そして、だいたい正しい判断が瞬時にできる

でも、そんな技は、社長にしかできない

計画しないから、時間がいつも足りない

簡単に終わる仕事ならいいけど、
意外に時間がかかる仕事も多い

思いついた順にやっていたら、いつまでたっても、終わらない
やるべきことが、次々と生まれる

計画なんて面倒！　とか言っているから、余計に時間が足りなくなる

新人は気が利かないのではなく、基準を持っていないだけ

こんな現場に投入される新人は、
「で、何からすればいいですか？」
と、指示待ちになりがち

経験がないので、1から10まで説明しないと、動けない
やることを、１つずつ指示していたのでは、とっても効率悪い

やらされる方も、いちいち細かい指示ばかりでは、やる気が下がってしまう
頑張ってるのに、「気が利かないなぁ」 と言われてしまうと、、、

お互い、不幸ですよね

全体像を共有する

本来は、仕事の全体像を共有した上で、
「今は、ここが急ぎだから、お願い！」
と大枠から、指示した方がいい

上位目的と課題把握

業務の上位目的、目標を共有する

今月の売上目標○○に対して、現状○○％、あと○○足りない
方針として○○に力を入れる
など、大きな目的、目標、方針を共有しておく

そうすると、日々起きている問題も、課題として認識できるようになる

「ってことは、○○を急いだほうがいいですよね？」
と新人でも、気づいて、提案できるようになるかも！

全体の業務の流れの中での位置づけ

今やっている仕事が、業務全体の中で、どの部分なのか
仕事の流れの前後関係もわかると、さらに、やりがいが出てくる

何のために、これをやっているのか？
自分の作業が遅れると、誰が困るのか？
予定より早く終わると、誰が喜んでくれるのか？

そんな周囲の仕事との関係性がわかると、やる気がアップする
（私はそういうタイプなんですけど、どうでしょう ^^）

雑務のタイプ分類（例）

社長が雑務と言っていたことを、想像で分類してみると

• 日々の問い合わせの一覧化

• 課題抽出と一覧化

• 連絡が必要な案件の抽出

• お客様への連絡と確認の実施

• イベントのリマインド

• 社長の話し相手（頭の整理）

• 社長が思いついたアイデアの言語化、メモ

みたいに、色々書き出してみて、
この上位目的は何か？　考えてみる

大きな業務分類の中での位置づけが見えてくると、
「それ、雑務じゃなくて、重要な仕事ですよね！？」
と言いたくなる

雑務ではなく、大切な仕事として定義すれば、
やる気も出るし、効率も上がります

ちゃんと業務設計しましょう！

というお話でした

この記事を書いたのは、

収益の柱を増やす「未来実現パートナー」　川原茂樹
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