会社の会議は楽しいですか？　～生産的でクリエイティブな会議とは～

経営者さんとお話をしていて、社員とのコミュニケーション、働き方への不満を聞くことが多い。色々思うことがあっても、社員にうまく伝えられていないようです。

会議に参加してみると、その会社の雰囲気がよくわかります。
リラックスした雰囲気の中にも、駆け引きや、腹の探り合いがあったり。
シーンと緊迫した空気では、私まで緊張してしまうことがあります。

では、どうすれば生産的でクリエイティブな会議になるのでしょうか？

シーンとなってしまう会議

一人だけがしゃべっていて、他の人はほぼ無言で終わる会議
これはそもそも、会議が成立していない
つまらないですよね～

各メンバーからの報告を聞いて、淡々と進む会議
これも退屈ですね。話している人以外は、することがなく、退屈そう。
一人だけで考えているのはモッタイナイです。

シーンとしてしまうのは、思考停止のサイン
「こうでなければ」という思い込み、固定観念から、少しでも外れた発言がすべて否定される。押しつけが前提で、話し合う意味を放棄している。ダメとわかっていても、ついそうなってしまうのが怖いところです。

お互いの話を聞き、理解しようとする「対話」の時間を持たないと、会議は白けてしまいます。

緊張とリラックスの中間点

そうは言っても、決め事をして、物事を前に進めたい。
雑談ばかりしている場合ではない。
経営者がイライラするのは、仕事のスピードに不満があるようです。

やるべきことは、きちんとやる。適度な緊張感もある。
でも、少し笑い声が聞こえるくらい、リラックスしてやりたい。
この中間に、解がありそうです。

緊張感は「目標を達成するぞ！」という決意、意思の表れ。
そもそもやる目的を共有し、理解していることが前提です。

リラックスは、「なんとかなる」という根拠のない自信から生まれる。
チームメンバーを信頼している。多少失敗しても、みんなでフォローすれば、なんとかなるという雰囲気がリラックスを生み出します。

アイデアを積み重ねる空気

そもそも会議は、新しいアイデアを出すことに意味がある。

情報共有、進捗管理や意思統一の会議もありますが、その過程で、個々が気づき、イメージが具体化される。それも、個々にとっては、新しいアイデアです。

新しいアイデアが浮かんだときに、それを口に出せるかどうか。
他の人のアイデアを受け止め、面白がる空気かどうか。
ここが、会議が楽しくなるポイント。

個々のアイデアを積み重ねる。意外な組み合わせで、新しアイデアが生まれる。その過程を面白がる。想定を超えた盛り上がりが、参加して良かったと思える会議ではないでしょうか。

笑ってもいい空気は、余裕がないと難しい。
時間的、心理的、人間関係、など。
相手や現状を受け止める余裕。

うちには、そんな余裕はないな～　と諦めるのは早い。
少し立ち止まって考える時間は、どんな状況でも必要な投資。
今のままガマンするか。いつその時間を取るかの問題です。

日本の会社は、ビックリするほど、みんな真面目。
個々の能力はあるのに、その能力を活かす機会が少ない。
そこが、モッタイナイな～、と思います。外部から見ると余計に感じるところです。

社内だけで難しい場合は、社外から専門家やゲストを読んで、ファシリテーションしてもらうことが効果的。いつもとは少し違う雰囲気で、新たな発見をしてみませんか？

現状の会議を観察して、良いところを抽出、よりよくするための改善ポイントをフィードバックする「会議診断」サービスもやっています。最短１時間で現状分析が可能。お気軽に、お問い合わせください。

この記事を書いたのは、
もうそうビズ企画　代表　川原茂樹
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