自動車業界の「型式指定申請」の不正問題から考えよう

トヨタ自動車をはじめとする、型式指定申請の問題について
認証制度自体が時代に合っていないなど様々な問題が指摘されています。
こうした問題が議論を通じて改善されることを期待しています。

認証制度について詳しく知りませんが、この認証プロセスが煩雑であったり、認証期間が1年程度かかったり、全体の流れを把握している人がいなかったり、属人化した業務が原因であるとも考えられます。
あのトヨタですら属人化した業務や全体把握の欠如が問題となっているのですから、日本のほとんどの企業も同様の問題を抱えている可能性があります。

属人化について

属人化とは、特定の業務が特定の個人に依存してしまう状態を指します。
これは、業務の効率を低下させ、リスクを増大させる要因となります。
例えば、特定の社員だけが知識を持っている場合、その社員が不在の時に業務が停滞するリスクがあります。

属人化の要因となる制度や文化

終身雇用制度

日本企業は長らく終身雇用制度を採用しており、従業員が一つの会社で長期間働くことが一般的です。このため、特定の従業員に依存する業務が生まれやすくなり、属人化が進むことがあります。

年功序列の文化

年功序列による昇進制度が根付いているため、経験年数が長い従業員が重要な業務を担当することが多くなります。これにより、特定の業務が特定の個人に属人化しやすくなります。

詳細な報告・承認プロセス

日本では、細かな報告や承認プロセスが重要視されることが多く、業務プロセスが複雑化する傾向があります。このため、業務の標準化や簡素化が進みにくい場合があります。

属人化を解消して平準化するためのアイデア

業務プロセスの可視化

業務フローの図示
全ての業務プロセスをフローチャートやダイアグラムにして可視化します。これにより、どの業務が誰に依存しているか、どこに無駄があるかが明確になります。

業務の標準化

標準操作手順（SOP）の作成
各業務の手順を詳細に記載したマニュアルを作成し、誰でも同じ業務を遂行できるようにします。
マニュアルの定期更新
業務プロセスが変わった場合にすぐにマニュアルを更新し、最新の情報を保つようにします。

教育・トレーニングの強化

クロストレーニング
複数の従業員が同じ業務を行えるようにトレーニングを実施します。これにより、特定の人に業務が依存するリスクを減らします。

終わりに

今回のニュースは自動車業界だけでなく、すべてのビジネスパーソンにとって問題意識を持つ良いきっかけになると思います。前回の記事でも業務改善をテーマに書きましたが、
業務改善＝平準化＝効率化＝不正防止
につながるものと信じています。日本を代表する企業ですら業務の平準化が難しい領域です。個々人で少しずつ悩みながら解決していけたら良いですね。

最後まで読んでくれてありがとうございました。