複業ワーカーの私が編み出したタスク管理術。抜け漏れなくタスクの洗い出し＆自己管理はどうしたらいい？という質問に答えました

かつて一緒にお仕事をしたことがある相談者さんから、こんな質問をされました。

わ〜ん。ありがとうございます！　
タスク管理大変ですよね。

わたしもはじめからタスク管理ができたわけではなくて、タスクにまみれて一杯一杯で空回りした経験がたくさんあります。

寝ている間にも仕事をする夢をみてしまいぐっすり眠れず、翌日に回らない頭と重いからだを引きずって仕事をしていました。

TODO管理ツールは今は亡き「Wunder list」や、「Trello」「Asana」と色々使ってきましたが、今は「Googleカレンダー」に落ち着いています。

タスクが溢れているなら第三者を介した棚卸しを

新卒時代あまりに忙しくてアワアワしているときに先輩から「みなみやん、10分だけタスクの棚卸しいっしょにやろうか？」と声をかけてもらい、いま抱えているタスクを全部吐き出して、上司に整理してもらう機会がありました。

・締め切りはいつ？
・重要度は？
・だれかに振れる作業はあるか？

など質問をはさみつつ、タスクを整えてもらいました。いっぱいいっぱいのときは視野が狭くなりますから、第三者を介することで、タスクの棚卸しをすることが大切です。

こうして、仕事ができる人のタスク管理術を学ぶ機会に恵まれました。

結局、タスクを分解してみると、ほかの人に振れたり、この順番でやると顧客満足度が高いなど経験からのアドバイスをいただけてとても助かりました。

客観的な視点を得られる、第三者を介したタスクの棚卸し、オススメです。

わたしのタスク管理が「Googleカレンダー」に落ち着いたわけ

タスク管理の盲点は、タスクを消化するのにどのくらい時間がかかるかわからない点です。

わたしの場合はですよ、タスクを並べたとて、それを「いつやるか」が曖昧で、タスクを消化する時間がとれなかったんですね。

いつまでという「締切」は当然タスクにありますが、締め切りまでに作業すべき時間をカレンダー上であらかじめブロックしておく必要がありました。

なのでGoogleカレンダーに、作業時間とともにタスクとして登録しています。
プライベートも仕事もひとつのカレンダーで管理しています。

1：カレンダーは、ラベルで色を分ける

仕事は緑色（デフォルト）に、プライベートや楽しいことには黄色のラベルをつけています。

色で分けることで働きすぎも抑制できます。
カレンダーが緑ばかり＝仕事ばかりで楽しいことがないときは、ひとりカラオケにいってストレス発散するようにしています。

もちろんカラオケもカレンダーに予定を入れて黄色のラベルをつけています。

黄色と緑のバランスをよくするのが目標です。

2：クライアント別KWをつける

さてカレンダーへの記入の仕方にもわたしなりの工夫があります。

3：作業名の頭にクライアントの[頭文字]を締切は[締切]とつける

こうすることで検索窓にクライアントの頭文字を入れるとそのクライアントのタスクだけが一覧で表示されます。

たとえば

クロネコヤマトの担当者・中田さん（仮名）へのメール返信をする必要があるとします。

クロネコヤマトは[KY]とラベルするルールにします。このラベルは仕事が決まった時点でユーザー辞書登録しておくと便利です。「くろ」と打つと[KY]と予測変換に出るようにします。

上記のようなかんじでタスクの粒度は具体的なところまで書きます。

たとえば、メルマガの締切があるとしても、撮影と執筆で分けて登録しています。[締切]も「しめ」でユーザー辞書登録しています。

4：想定の1.5〜2倍の時間をブロックする

そしてここがポイントなのですが

自分が見積もった作業時間より1.5〜2倍の時間をカレンダー上でブロックします。

1時間あれば1つのタスクが済むとしても1時間半〜2時間ブロックしておきます。

そして1時間1タスクだとしても、8時間8タスクを消化できるわけではありませんから、無理しないことが大切です。

そしてここも大事なのですが、作業がおわったらカレンダーの時間を終わった時間に修正します。

これで自分の見積もりと実際にかかった時間をふりかえることができるのです。

この繰り返しで、次回同じ作業をする際にはどのくらいでタスクを消化できるかが見えてきます。

チームの作業はasanaで管理する

プロジェクトマネジメントの仕事では、クライアントに「asana」を導入してもらい、タスクを振り分けます。

そして月曜の9時に翌週月曜日までのタスクを担当者にメールでリマインドします。必要があれば木曜日に再度リマインドします。

無料で十分使えるのでオススメです。

メールやチャットは即レス
2割で報告

またメールやチャットの返信はタスクにする前に即レスで消し去ります。

Gmailが送信予約できるようになって、本当に仕事がはかどっています。

夜に来たLINEは「かしこまりました」だけでもいいから送ります。
そしてカレンダーに翌朝
9:00-9:10 [KY]中田さんLINE対応
といれて寝ます。

仕事の進捗は2割の状態でも「いまこんな感じで進めています〜！（画像などで共有しつつ、）来週水曜日までに改めてご連絡しますね。」と報告しています。

この即レスと早めに報告するくせは、新卒でお世話になったサイバーエージェントにありがとうという気持ちでいっぱいです。

サイバーエージェントのひとはだいたいみんな即レスと早めの報告ができます。わたしも鍛えられました。

サイバーエージェントの名物人事・曽山さんのブログぜひ読んでみてください。

曽山さんもYouTubeでタスク管理術についてお話しされてました。これはわたしがサイバーエージェントで学んだことが詰まってる動画でした。

騙されたと思って「瞑想」をやってみて

最近、わたしにとってなくてはならない存在が「瞑想」。

マインドフルネスという言葉は昔から知っていましたし、瞑想セミナーみたいなものも受けてきましたが、いまいちピンと来ていませんでした。

しかし最近スマートリング「Oura Ring」にある公式コンテンツの「瞑想」をするようになって、睡眠時の安静時心拍数がスッと下がり、睡眠の質がグッと改善したのです。

タスクまみれだと夢の中でも仕事をしてしまい、眠れてないこともしばしば。

「Oura ring」では波の音が流れ、英語で呼吸やチカラの抜き方を教えてくれたり、昔話をしてくれます。それを浴びたあとに寝るととてもいいです。

英語のリスニングにもなるのではという下心もあります。

起床後も忙しくてソワソワしてしまうときは、朝用の瞑想コンテンツを再生し、今日1日で1つだけがんばることを意識します。

瞑想に意味があるなと思ったのは、本当に最近です。主観では効いているか、いまいち分からないタイプなので、心拍数など変化が目に見えたことで、関心を持ちました。

主観だと効いているか、いまいち分からないタイプです。

プライベートのタスク管理は？

家族とのスケジュール管理は「TimeTree」を使っています。

Googleカレンダーと別にしている理由としては、パートナーが「Googleカレンダーは仕事用だから一緒にしたくない」と言ったことが理由です。

基本的にふたりの予定は「Time tree」で緑ラベルをつけ、個人の予定は色を変えています。

月次のふりかえりMTGで次月の予定とタスクを洗い出し

わが家では、月次でふりかえりと次月のタスクの洗い出しや予定の確認をしています。

ここでスケジュールの共有や、事前にすり合わせたいことを書き出して棚卸ししています。

家族会議のフォーマットをnotionで公開していますので、よろしければ使ってみてください。

いまのところわが家ではうまくいっています。

普段話しにくいこともここでは言語化して、謝ったり改善案を出したり、人を責めず仕組みで解決するように心がけています。テンプレートもどんどん使いやすいように変更しています。

ちなみにお買い物リストは 、Apple純正の「リマインダー」をパートナーと共有して、買い物をする場所ごとにリストを作成しています。

唯一の不満は文字列検索ができないこと。ただワンアクションで起動できるところがメリットです。

以前は「Notion」で買い物リストを管理していたのですが、パートナーが「Notionは階層が深くてワンアクションで開けないからストレスだ」ということでリマインダーに移行しました。

タスク管理のNG例と再発防止のアクション

ここからは実際に起こったタスク管理のNG例と再発防止のアクションをご紹介します。ここからは有料記事となります。

・カレンダーにないものはタスク化されない罠

わたしはタスク管理ツールではなく、カレンダーに直接予定としてタスクを打ち込むので、メッセージからカレンダーへのタスク登録が漏れると、そもそも存在しないものとされてしまいます。

なのでAsanaのタスクリマインド通知が保険になっていたりします。通知はめんどくさがらずオンにしておきましょう。ただタスク当日に気づいても対応しきれない場合があるので、週1で確認が理想です。

また周りの人にも、「基本的に24時間以内に返信するので、1日経っても返信がない場合は忘れている（あるいは死んでいる）可能性があるので、遠慮なく言ってください」と伝えています。

・ツールの親子関係が甘い＆通知OFFは命取り

これは私のパートナーが実際に起こしたミスなのですが、仕事の予定をTime Treeに登録し忘れて、休みだと思い込んでGoogleカレンダーの通知を切っていたので当日アポを逃したという例。

なぜこういうことが起きるかというと、カレンダーアプリの親子関係が甘いんですね。
親は絶対Googleカレンダー。子がTime Tree。これがまず前提にあること。

プライベートの予定は飛ばしても埋め合わせが効きますが、仕事の予定はそうはいきません。複数ツールを使う際には、親子関係を意識すること。そしてカレンダーの通知は切らないこと。アプリの通知は正直面倒くさいのですが、保険ですので必ずオンにしておきましょう。

Slackなどチャットアプリは通知を切って自分のタイミングで見るようにしていますが、カレンダーアプリの通知だけは怖くて切れないです。

この一件以降は毎週月曜日あるいは週末の夜に、お互い翌週のアポを確認するようにしています。晩ごはんいる・いらないもここで確認します。

そして時間になってものんびりしている時は、声をかけたりしています。これにより何度かパートナーの危機を救っています。

そもそも思い込みが激しい時は、脳みそのキャッシュが足りてない証拠なので、ゆっくり休むことが必要ですよ。

・公開後チェックまでタスクを完了にしない

asanaでのタスク管理についてです。わたしはプレスリリースやSNS投稿作業があるので、予約投稿をしてから公開までタイムラグが発生します。作業ベースでいうと予約投稿が完了した時点で、作業は完了なのですが、たまにシステムの不具合で投稿されていないことが。

予約投稿時点でタスクを完了していると、投稿されていなくてもタスク自体は完了しているので気づくのが遅くなるんですね。

なので公開後チェックまでをタスクとし、予約投稿や入稿はサブタスクにしています。これなら遅くとも翌日に気づくことができるので、すぐ対応ができます。

人数が多いチームだと確認は別の人にお願いしてもいいかと思います。

以上、わたしが普段から行っているタスク管理を深掘りしてみましたが、いかがだったでしょうか。なにかしら参考になれば幸いです。

少しでも相談者さんのじぶんの時間がふえて、やさしいくらしを送れますように祈っています。