効率化しても仕事は進まないし、困りごとも解決しない。そんなとき何を見直すか

自分の担当の仕事は、ひと通りできる。

それでも、任される範囲が広がるにつれて、仕事が終わらなくなってきた。

提出した案が戻ってきて、夜に作り直す。
任せたはずの仕事を、最後は自分で引き取る。
会議や確認を増やしたのに、なかなか決まらない。

そんなことが続いている方に、ぜひ読んでほしくて、このnoteを書いています。

タスクは整理している。予定の組み方も変えた。AIも使っている。
それなのに、仕事が終わらない。休んでいるときまで、あの仕事をどう進めようかと考えてしまう。

そんなとき、あらためて確かめてほしいのは、「悩むポイントは合っているのか」「取り組むポイントはそこなのか」です。

会議や管理表を整備しても、仕事は進まなかった

ある1on1で、関係者との連携に悩んでいた方がいました。

情報の流れが悪く、他の人の仕事も遅く感じる。そこで、会議の進め方を変え、プロジェクトを整理し、タスクも明確にしていました。

それでも「うまく進んでいる気がしない」「これでいいのかわからない」と。

一見すると正しそうなアクションなのですが、話を聞いていくと、別のことが見えてきました。

仕事の依頼を受ける側には、たくさんの取り組みがバラバラに届いていました。その取り組みが何につながるのかも、十分には伝わっていません。
仕事を依頼する側も、何を成果とするかについて認識が揃っていませんでした。

私は、プロジェクトやタスクをさらに整える前に、「誰に、どんな成果を届けるのか」、まず関係者と認識を合わせる必要があるのでは、とお伝えしました。

目指す成果の認識がズレたままだと、会議を整理し、プロジェクトを整理しても、違うゴールに向かって仕事をすることになってしまいます。

AIで効率化しても、困りごとは解決しなかった

別のご相談では、多くの関係者との連絡をAIで自動化したい、という話がありました。

ですが、話を整理すると、困っていたのは文面を作る手間より、送り忘れでした。

AIでどんなに文章を速く作っても、送り忘れが起きる原因に手を打たなければ、同じ問題は残ります。

問題だと思って取り組んでいるポイントがズレていたら、どんなにAIを使って効率化しても、目指すゴールにはたどり着けません。

自分の仕事の前提は、ひとりでは確かめにくい

拙著『たたき台の教科書』では、仕事を「現状 × 打ち手 ＝ 期待する成果」で捉えることをお勧めしています。

まず固めるべきは、「期待する成果」と「現状」という定数です。

【期待する成果】誰が、何をしていれば成功なのか

【現状】現場では、実際に何が起きているのか。その事実を、自分はどう捉えているのか。

この2つが固まってはじめて、変数である打ち手を考えられます。

ほかの人の仕事なら、前提のズレにも気づきやすいもの。でも、自分の仕事は近すぎて、ズレに気づかないことが多いんです。すでに知っていることを相手も知っているつもりで話したり、良いと思う打ち手に考えが引っ張られたりします。

外の人と会話すると、どう変わるのか

富士通株式会社のマネージャーの方に対して、半年間、1対1のご支援をした事例があります。

公開インタビューでは、施策案を一緒に分解して見直し、社内への提案がそのまま通った経験をお話しいただきました。また、上司から指摘される前に、自分で論点を組み立て、根拠を持って対話できるようになったという変化も話されています。

実際の仕事を題材に、どんなやり取りを重ねていたのか、こちらで詳しくご紹介しています。

会社の費用ではなく、自腹を切って、ご相談にいらっしゃる方もいます。

そういう方は、社内の人とばかり会話していると考えが固まってしまうので、外の人と接したい、外から見たときにどう見えるのか、意見がほしい、とおっしゃいます。

「AIとの対話ではこういう風には整理できなかった」という声をいただくこともあります。

AIは、投げかけた問いを深掘りするのは得意ですが、「そもそも」を確認してはくれません。ご相談の場では、「そもそも何を解決する必要があるのか」を一緒に整理していきます。

AIと作った案があれば、持ってきてください。成果をどう定義するのか、現状を正しく捉えられているか、一緒に見ていきましょう。構造が見えて次のアクションが決まれば、その後にこそAIの活用しどころが明確になります。

毎週、仕事を忘れて過ごせる夜があったら

仮に、やり直しや確認のための残業が週2時間減ったとしたら。

1カ月で約8〜9時間、半年で約52時間です。

毎週一晩、家族と夕食をとる。運動をする。本を読む。しっかり休む。

休日にも仕事のことが頭から離れない状態が変われば、気持ちも少し楽になるかもしれません。

そのうえで、いまの仕事が前に進み、次の仕事でも自分で原因を見つけ、関係者と合意をつくれるようになったら。

任される仕事の幅が広がり、評価や昇給、昇進、次のキャリアにつながる可能性もあります。

期待する成果を明確にし、現状を把握し、打ち手を選ぶ力は、どんな仕事でも武器になります。

いま抱えている仕事を、外の人と一緒に考える時間を持つのは、決して贅沢なことではありません。

原因の見立てから、次に試すことまで

オンラインで、1対1の壁打ち相手になります。

うまく進んでいない仕事、うまく進めたいと思う仕事を、お持ちください。

当日は、お話を伺いながら、【期待する成果】と【事実と解釈】を明らかにしていきます。この構造がうまく整理できれば、【打ち手】は自然とクリアになります。ずっとモヤがかかっていた視界が急に開けるように感じます。

おせっかいかもしれませんが、私の見立て・仮説もお伝えします。たとえば、上司と【期待する成果】の認識を揃える必要がありそうなら、次の打ち合わせをどうセッティングし、何を問い、どう合意を取るかまで、一緒に具体化していきます。

90分が終わるころには、いま何が課題なのか、何がズレているのか。ズレを修正するには、どうすればいいのか、次に何をするか、まで1枚にまとまります。終了後に整えてお渡しするので、実際の仕事で使ってみてください。

これ、実はほとんど法人向けのコンサルティングでやっていることと同じなんです。実際、個人の方とお話ししながら、私自身「これ、ほとんどコンサルティングだな」と思うこともあります。同じ内容なのに、個人だと、めちゃくちゃお得に受けられてしまうのですが、まあ、そこは一旦置いておきましょう(笑)

役割が変わり、これまでの進め方が通じにくくなった方。提案の差し戻しや調整に時間を取られ、どう進めたらいいかわからない方に、ご活用いただきたいと思っています。

費用とお申し込み

初回のご相談は オンライン 90分・5万5,000円（税込）です。面談で整理した1枚のお渡しを含みます。

こちらのお問い合わせフォームで「コーチング・メンタリングについて相談したい（個人の方）」を選び、相談内容を簡単にお書きください。日程とお手続きをご案内します。

Facebookでつながっている方は、メッセンジャーでご連絡いただく形でも大丈夫です。

P.S.  うまく整理できていなくても大丈夫です。「今週うまく進められなかった仕事」を、一緒に整理しましょう。