生成AIを部門で推進したが、1ヵ月で誰も使わなくなった話

在職中に、部門で生成AIによる業務の効率アップを推進していました。プロンプト(生成AIへの指示文)を用意し、使い方の説明も行いました。しかし1ヵ月後、実際に業務で使っていたのは自分だけでした。

説明したときは、正直、自信がありました。うちの部門は資料作りや情報整理に時間を取られていて、それは誰の目にも明らかだったからです。困っているのだから喜ばれるだろう、と。

その見立てが、まるごと外れていました。

あとから何人かのメンバーに聞いて分かったのは、使わなかった理由が能力でも、やる気でもなかったということです。理由は2つあって、どちらも推進者である自分が作ったものでした。

準備はしたつもりだった

自分で非効率な部分を探し、改善方法を考え、プロンプトを作りました。各課のマネージャーに説明を行い、メンバーへも説明会を開き、その場では「便利そうですね」という前向きな反応がありました。

最初は興味を示すんです。でも、気がつくと誰も使っていない。翌週も、その次も同じでした。

失敗要因①：「難しそう」で止まっていた

最初に聞いたのは、若手のメンバーでした。「使ってみましたか」と聞くと、少し気まずそうに「使ってはみたんですけど」と返ってきました。使ってはみたが思うような内容が出てこない。それを何度か繰り返して、そのうち使わなくなった、と。

誤解していたのは、「難しそう」の中身でした。

操作が難しいのだろうと思っていました。だから画面の見方を丁寧に説明し、プロンプトも空欄を埋めるだけにしてありました。実際、操作で困ったメンバーはほとんどいません。止まっていたのは、その手前です。

自分のどの仕事に、これを当てはめればいいのか分からない。

用意したプロンプトは、自分が非効率だと感じていた作業に合わせたものでした。だから自分にはぴたりとはまる。でも、他のメンバーが同じところで困っているとは限りません。道具は渡したけれど、使いどころは渡していなかった。

しかも自分は「簡単だから、まず触ってみて」と繰り返していました。ハードルを下げるつもりが、逆効果です。簡単だと言われている道具の前で手が止まったとき、人は「できない」と言い出しにくくなります。

質問が来なかったのは、メンバーが理解していたからではありません。聞きにくい空気を、自分が作っていたからです。

失敗要因②：「今のやり方で十分」と思われていた

想定していなかったのは、こちらです。部門でいちばん仕事ができるメンバーが、いちばん使ってくれませんでした。

新しいものへの抵抗感だろうか、と最初は思いました。まったく違いました。調べ方も、まとめ方も、自分の方法がある。それで速く回せている。今から別のやり方を覚えるほうが、むしろ時間を食う。

これは、正しい判断です。仕事の方法が完成している人にとって乗り換えのコストは実際に高く、しかも本人は困っていない。抵抗しているのではなく、考えた結果として動かなかった。

それでもなお「時短になるから」と言い続けたのが、まずかった。効率化の話は、非効率で困っている人にしか刺さりません。すでに速く回せているメンバーに「速くなりますよ」と言えば、返ってくるのは「今も速いので」です。言えば言うほど、自分の仕事の進め方を否定されているように聞こえる。そのうち、生成AIの話題そのものを避けられるようになりました。

困ったのは、こういうメンバーほど部門で影響力があることです。「あの人が使っていないなら、必要ないんだろう」という空気は、思っている以上に速く広がります。

要因①と要因②は、独立していませんでした。

共通していたのは、納得感の欠落だった

片方は「難しくて手が出ない」、もう片方は「必要を感じない」。正反対に見えて、どちらも理由は能力ではなく納得感にありました。

前者に足りなかったのは「これくらいなら自分にもできる」という感覚。後者に足りなかったのは「自分のやり方では出来ないことが出来るようになる」という感覚。配ったのはプロンプトと操作説明で、そのどちらも渡せていませんでした。

プロンプトを完成形で渡したことも裏目に出ました。考える余地がないので、自分の業務に合わせて手を入れる発想が出てこない。合わなければ「使えない」で終わります。

根本にあった見落としは、これです。自分が非効率だと感じて改善しようとした作業は、自分の業務でした。他のメンバーが同じところで詰まっているかを、一度も確認していなかった。課題が共有されないまま解決策だけを配れば、ただの押し付けです。

製造業の企画部門で、これが起きやすい理由

企画の仕事には厳密な手順がありません。進め方が少し違っても成果物が出れば問題にならない。だからこそ「自分の方法」が育ちやすく、その方法は本人以外に見えません。全員が同じ手順で働いていない職場に、ひとつの方法を配っていたわけです。

もうひとつは、扱う情報の多くが社外秘であることです。仕様、原価、取引先。相談したい内容ほど外に出しにくい。この点は、後の回であらためて扱います。

【ヒント】文字にして伝えることに慣れる15分

難しいことはしません。今、仕事で困っていることを、そのまま文字にするだけです。

うまく書こうとしなくて構いません。解決策まで考える必要もありません。困っていることを書ければ、あとは生成AIが考えてくれます。

下記のプロンプト(生成AIへの指示文)の業界の部分を、ご自身の仕事に置き換えて試してみてください。

私は、家電業界で商品企画の仕事をしています。

良い商品アイデアが思いつかなくて、困っています。

一人暮らしの人が、家事で面倒に感じていることを3個挙げてください。
そのうえで、それを解決する商品のアイデアを出してください。

この15分は、成果を出すためのものではありません。生成AIがどういうものかを、自分の手で確かめてもらうためのものです。読んで知るのと、自分の仕事を書いて返事を受け取るのとでは、残るものがまるで違います。どんな提案が返ってきたか、コメントで教えてもらえると嬉しいです。

次回

次回は、生成AIで最初にやるなら、このくらいでいいという話です。高度な使い方でも、劇的な効率化でもありません。むしろ「その程度でいいんだ」と拍子抜けしてもらうのが狙いです。