Excelの考え方を理解する（ChatGPTの活用につなげる）【Excelノウハウ】

2025年4月7日 10:10

「関数もピボットも、それなりに使っている。
だけど、毎回時間がかかってしまったり、使いこなせている実感がない。もっと便利な方法があるはず……
ChatGPTやCopilotを活用できると聞いても今ひとつ要領をえない…」

そんな人のために、**“Excelで効率よく作業するための考え方”**をお伝えします。この考え方を知っていると、ChatGPTに相談するときも、びっくりするくらいスムーズになります。
◆Excelと書いていますが、Googleの表計算ソフト「スプレッドシートSpreadSheet」でも考えた方はまったく同じです。

この記事で伝えたいこと

「表」と「データ」の違いを意識しよう
相対参照・絶対参照の使い分けを理解しよう
関数は“1つのセルに全部”じゃなくて“小分け”が基本
「月ごとにシートを分ける」やり方の落とし穴
これらはすべて、ChatGPTへの“伝え方”にもつながっていく

表とデータは別モノ

Excelで“表”を作るとき、見やすく横に広げたり、月ごとに色分けしたりしますよね。
でも、実はこうした“見やすい表”は、関数やピボットにとって扱いづらい形でもあります。

たとえばこんな「見やすい表」

この形は人間には見やすいけれど、
「月別に集計したい」「商品別の推移を分析したい」などの処理には不向きです。

集計しやすい「縦持ちデータ」はこちら

この形式だと、ピボットテーブルやCOUNTIFSなどが自由自在に使えます。
ピボットのあと、グラフも作れます。
◆ChatGPTにも「こういう形のデータです※」と伝えると、正確な提案をしてくれます。
※以下の形のデータを加工したいです。
　列名：商品名、月、売上

相対参照と絶対参照は「考え方」

セルをコピーしたときに数式がズレる…。
この原因は、相対参照（A1）と絶対参照（$A$1）の違いにあります。

相対参照：数式をコピーすると「相対的にズレる」
絶対参照：どこにコピーしても「このセルを見て！」となる

これは単なるテクニックではなく、
「数式がどう動くか」を設計するための考え方なんです。
そして、一部参照まで（$A1）（A$1）を理解することで　
行毎・列毎・セル毎に式を書かずに、「一つ式を作って、一発コピー」が出来るようになります。
これは時短だけでなく、式の書き間違い等を防止できることでのリスク回避につながります。

関数は“分けて”書いたほうが見やすい

式を全て一つのセルに書くのは、おすすめしません。
「自分のアタマがこんがらがりそう」と思ったら、とにかく
「小分け」にしましょう！
単純な例で話しますと、こんな式を一つのセル（F列）に書く例です。
=IF(AND(B3="月額", C3="未払い"), "〇", "")

でも、これを小分けにすると格段に見やすくなります。

ChatGPTに「うまく動かない」と相談する場合も、このように途中まで正しいことがわかれば、修正がしやすくなります。

※↑この位なら、小分けにしなくても何とかなりますが、
以下の例だと、式も複雑になります。

商品カテゴリが「食品」の場合：
- 在庫数が10以上なら → 優先度が「高」なら「即出荷」
- 優先度が「中」以下なら「翌日出荷」
商品カテゴリが「雑貨」の場合：
- 在庫数が5以上 → 「翌日出荷」
- それ以下 → 「在庫確認」
それ以外 → 「出荷対象外」

一つの式で書いたとき･･･パターンが多すぎて検証が難しい
=IF(A2="食品", IF(B2>=10, IF(C2="高", "即出荷", "翌日出荷"), "在庫確認"),
IF(A2="雑貨", IF(B2>=5, "翌日出荷", "在庫確認"), "出荷対象外"))
式を分けたとき（検証しながら式を作れる）

「当て持ち」のシート構造が分析を妨げる理由

「月ごとにシートを分ける」「項目ごとに別シートにする」
この“当て持ち”の構造は、後で以下のようなことがやりにくくなります

特定の月だけを全員分見たい
ある3ヶ月だけ抜き出して比較したい
全データから特定の項目だけを集計したい

1つの表にすべてまとめて、「月」「項目」などの列を追加して区別するのが基本です。
ChatGPTも、1シートにまとまっていれば、正確に分析・集計の提案ができます。

これらの考え方が、Excel×ChatGPTを活かす土台になる

ChatGPTはすごく便利ですが、「正しい質問・正しい前提」がないと、うまく力を発揮できません。
この章で紹介したようなExcelの考え方は、ChatGPTへの相談でもそのまま活きてきます。

「縦持ちの方がいい」→ 集計が簡単になる
「小分けにする」→ トラブル箇所の特定がしやすい
「参照をコントロール」→ 数式の意図を明確にできる

次回：「ChatGPTに相談するときの“思考の分け方”」

次回は、実際にChatGPTにExcelの相談をするとき、
どんな聞き方をすると効果的なのかをご紹介していきます！