【事務希望者向け】事務職に必要な能力ってなんだろう？

どーも！わしです(^▽^)/

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私は現在事務職として働いています。

プロフィール記事等読んでいただいた方は分かると思いますが、
元々は営業職で働いていて、約5年前の転職で初めて事務職となりました。

事務職というと、皆さんはどういうイメージをお持ちでしょうか？

・大変そう
・地味そう
・楽そう
・負担が少なそう

などなど、まぁいろんなイメージをお持ちではないかと思います！

私も5年近く事務職をやってきて、
一緒に働いてきた人の中でも事務の適性があるなと思う人、
これは事務には向いてないかなと思う人を見てきました。
（後者はだいたい短期で辞めていますね…💧）

私の職場で事務職として働く人は、事務経験が少なかったり
未経験で入ってきたりする人が多いです。
私もその一人です。

確かに事務職の中には、
未経験から挑戦しやすい仕事も多いと思います。

しかし、「未経験でもできる」と「誰でも向いている」は別の話なんです。

今回は、
・事務職を目指している方
・事務にあこがれている方
・転職を検討している方
へ向けて、実際に働いて感じた、
事務職に必要な能力について書いていきます！

”事務＝楽そう”というイメージ

先ほども事務職のイメージを書きましたが、
もう少し実務的なところだと

・座り仕事
・空調の効いた部屋
・外回りがない
・ノルマがない

というところから、「楽そう」だと思われることもあります。

実際、私自身も営業職から事務職へ転職したので、
体力的な負担はかなり減ったと感じています。

確かに営業職だった頃は、
外回りをしたり数字のプレッシャーもあり、
常に何かと動いていました。

だからこそ、事務職の仕事を始めた時は、
体力的に身体的に、かなり安定はしたと思ったのを覚えています。

そしてもちろん、事務には事務なりの大変さもあることを感じましたね。

事務職は結構気を遣う

事務職はただパソコンに向かって作業をしていたり、
書類を見ているだけではありません。

・周囲を見て動く
・相手に合わせて対応する
・ミスを防ぐ
・優先順位を考える

などの、気を遣う力がかなり必要な仕事だと思っています。

例えば、
・営業から急ぎの依頼が来る
・現場から問い合わせが来る
・電話対応をする
・来客対応がある
・締め切り業務がある

こういったことが同時進行することも少なくないです。

だから自分の仕事だけをしていればいいものでもありません💧

「自分のペースで働ける」は簡単ではない

よく事務は「自分のペースで働ける」と言われます。
なんなら求人にもそのように書かれていることもあります。

確かに、営業職のように常に外を回るわけではないですし、
接客業のようにずっとお客様対応をしているわけでもありません。

だからこそ、
「黙々と自分の仕事だけを進められそう」
というイメージを持たれることも多いです。

でも実際は、”ある程度仕事を覚えてから”言えることだと個人的に思っています💧

事務の仕事には、
・納期
・締め切り
・他部署との連携
・急ぎの対応
などがあり、
しかもその日の予定通りに進むとは限りません・・・。

例えば「今日はこの入力作業を進めよう」と思っていても、
先述したような急ぎの電話があったり、
至急の依頼があったりとイレギュラーなことが起きることもあります。

そのたびに優先順位を考えたり、
どこまで急がないといけないのかを考えたり、
他の業務に影響がないかも考えて動かないといけなくなります。

ただマイペースに作業する仕事ではなく、
周囲の状況を見ながら柔軟に対応しなければいけない仕事なんです。

しかも事務の仕事は、
自分だけで完結しないことが多いです💧

例えば・・・
・請求処理が遅れる
・発注ミスをする
・データ入力を間違える
・書類提出が遅れる

こういったことが起きると、
自分だけではなく、営業や現場、取引先など周囲にも影響が出ます。

だからこそ、事務には「自分さえよければいい」という考え方は通用しにくいと思っています。

もちろん、自分のペースで落ち着いて仕事を進められる瞬間もあります。

ただそれは、

・仕事の流れを理解している
・優先順位を判断できる
・周囲との連携が取れる
・ミスを減らせる

という土台ができているからこそなんですよね。

だから私は、「マイペース」と「好き勝手」は違うと感じています。

事務は自由そうに見えて、実際は“周囲とのバランスの上で成り立つ仕事”なのかもしれません。

「〇〇の仕事が嫌だから事務」は危険なこともある

以前、営業の仕事が嫌で「事務になりたい」と言っていた人がいました。

最終的に事務職へ変更になったのですが、
結局その人は

・ミスが多い
・やる気が感じられない
・指示待ち気味

という、営業の頃と全く同じ状態のままでした。
（仕事内容が変わっても、根本の仕事に対する姿勢が変わっていなかった）

もちろん、営業と事務では求められる能力は違います。

営業が向いていない人でも、
事務が向いているというケースは実際にありますし、
私自身もこのパターンだった気がします。

ただ、「今の仕事から逃げたい」だけの気持ちで事務を選ぶと、
思っていた現実とのギャップに苦しむこともあるのかなと思いました。

事務は楽な仕事と言うより、
先述した通りの別方向の大変さがある仕事なんですよね。

私自身が事務に向いていると気づいた理由

私が現職の仕事をする前に転職活動をしていた際、
ハローワークやキャリアカウンセリングで
自己分析をしたことがあります。

その結果、特に数値が高かったのが

・コミュニケーション力
・改善提案力
・事務処理能力

の3つでした。

元々の営業の仕事でやっていたことがほとんど活きていました。

特に改善提案力については、
営業の仕事を通じて結構成長したと思っており、
事務の仕事でも
「ここをこうしよう」
と言った感じで業務改善をしていく意識をしています。

事務に必要なのは支える力

パソコンに向かっているだけでなく、
マイペースに仕事をするだけでなく、
言われたことをこなすだけの仕事でもありません。

・どうすれば効率が良くなるか
・どうすればミスを減らせるか
・どう伝えれば相手が動きやすいか

こういうことを考えることも多いです。

だからこそ、
・丁寧さ
・正確性
・コミュニケーション力
・周囲を見る力
・改善意識

こういった能力も大切です。

事務は目立つ仕事ではありませんが、
誰かがやらなければ会社は回らないので、
事務は”支える側の仕事”だと思っています。

おわりに

事務職とひとつに言っても、
一般事務や営業事務、総務、経理などいろいろあります。

私の中ではどの事務の仕事も、
人や会社を支える仕事だなと思っています。

私がやっているのはいわゆる一般事務の部類ですが、
人事系の内容が多く、また一部総務系の仕事もやっています。
人を支えることや、裏側で働くことは苦ではないので、
事務の仕事は私に合っているんだなと5年近く働いてて思いました！

ここまで読んで、「事務も難しそうだな」と
思った方もいるかもしれません。

でも私は、事務職になるために最初から特別なスキルが必要だとは思っていません。

よく、入社してきた人に「私も事務未経験で入社をしたよ」と言うと驚かれることがあります。
もちろん私自身も入社から年数も経っているので、
そりゃあ業務も慣れていて驚かれてもおかしくありません(笑)

でも、未経験だったからというよりも、
ここまでの努力がその評価なのかなとも思います。

元々書類チェックは保険の仕事でやっていたので得意だったのと、
電話対応も営業の仕事でやっていたので苦ではなく、
字を書くことは好きなのでこれらは手持ちのスキルでした。

入社当初はエクセルもあまり使いこなせておらず、
できて少し表を作れるくらい、
関数もSUM関数程度しか使えず、
フィルターをかけることやCtrl+Fで検索をするという
ショートカットキーすらよく分かっていませんでした。

これは業務をしていくうちに教えてもらって覚えましたし、
よく分からない関数については普通にネットで調べていました。
（結構他の人もネットで関数の意味とかを調べてます）

今ではVLOOK関数やIF関数等を駆使して、
業務に必要なリストを作っています。
結構社内システムから複数の情報を出力して、チェックすることが多い仕事なんです💧

大切なのは、
・分からないことを調べること
・教わったことを素直に吸収すること
・少しずつできることを増やしていくこと
だと思います。

事務職は「楽そうだから」という理由だけでは
続かないかもしれません。
しかし、人を支えることが好きだったり、
コツコツと積み重ねることが苦にならなかったりする人には、
とてもやりがいのある仕事です。

もし事務職を目指している方がいるのであれば、
「未経験だから無理」と諦める必要はありません。

学ぶ姿勢と成長しようとする気持ちだけは
忘れないでほしいです。

それが結果として、自分の仕事の幅を広げ、
周囲から信頼される事務への第一歩になると思います！