Formsの通知機能で自分以外にもお知らせする（Listsのおまけもあり）

Formsの応答通知設定

これまで、Microsoft Formsの標準機能では、回答が提出された時の通知先は、自分以外に設定出来ませんでした。
このため、Power Automateを駆使したり、Outlookの転送ルールを設定したり、といった回避策を取っていました。

ところが、いつの間にか他のメールも追加できるようになっていたので、ご紹介します。

やり方はとても簡単です。
設定 ➡ 応答の受信確認 ➡「各回答の通知をメールで受け取る」 にチェックを入れる。
すると、メールアドレスを入れる場所が出てくるので、そこにメールを追加するだけです。

メールを入れると、以下のような注記が出てきます。
「追加したユーザーには、コラボレーションのアクセス許可が必要です。アクセス許可を付与しますか？」とのことです。

要するに、追加すると通知を受け取るだけでなく、そのフォームの共同編集者になるよ、ということですね。共同編集者は、応答の中身を見ることが出来るだけでなく、フォーム自体の編集も可能です。何なら応答データもリセット出来ちゃいます。

それでは困る場合は、従来のPower Automateを使うやり方などを引き続き用いると良いでしょう。構わなければOKしてください。

なんにせよ、ちょっとしたことですが便利になりました。

Microsoft Listsのフォームの通知

ついでなので、Microsoft Listsに追加されたフォーム機能での通知も紹介します。リストの上部メニュー ➡ フォーム から、フォーム編集画面を開きます。そして、右側パネルのうち、設定 ➡ 通知を受け取る をオンにすればOKです。

なおこちらは、リストの所有者に通知が届きます。今のところ、他の宛先を加えることは出来ません。

ただ、フォーム上で設定できなくても、リストに戻って通知設定が可能です。
リストの上部メニュー ➡ 自動化 ➡ ルール ➡ 「ルールを作成します」 を選びます。

次は、トリガー条件として「新しいアイテムが作成された時」を選びます。

最後にルールの作成です。ここに複数の宛先を入れることが出来ます。Outlookの仕訳ルールとほぼ同じ感覚ですね。

応答があるかどうかを逐一見に行くのは面倒ですから、いずれかの方法で通知設定しておくと良いと思います。ただ通知がたくさん来過ぎるのも考えものなので、うまく使いたいものです。

以上、今回はFormsとMicrosoft Listsの話でした。
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