Forms注意報 Excel同期の困った変更と対処
はじめに
こんにちは。ケイ・エム・ディ・エス 業務プロセス改善推進グループ（KMDS BPMG）です。
データ収集にMicrosoft Formsは大変有用ですね。
社内の紙の申請書や、Excelの方眼紙フォーム＋メール添付で提出方式は、特別なこだわりが無ければ、大体これに切り替えられると思います。手軽に作れるうえ、回答がExcelテーブルに集まるのでとても楽です。
ところが、最近Excelに更新データが反映されないんだけど・・、と質問を受けました。そこで、ちょっと前にFormsのExcel同期の仕方が変わるというアナウンスがあったのを思い出しました。当初は、よく意味がわかってなかったのですが、少々困った変更です。これからどういうことか説明します。
【公式ブログ（24年8月）】
https://techcommunity.microsoft.com/blog/microsoftformsblog/update-to-the-new-solution-for-syncing-forms-responses-to-excel/4229844
（コメント欄見るとわかりますが、炎上気味というか、かなり騒ぎになってます（苦笑）。）
変更のポイントと影響
いろいろ困ったことはあるのですが、私なりにポイントをまとめます。
【ファイルが開いた時点で同期】
最新の回答データは、Excelを開かないと反映されません。しかも、（今のところ）Web版Excelで開かないとダメ。デスクトップ版Excelで開いても、更新はかかりません。
（さらにファイルを開く人は、そのFormの編集権限を持っていないとダメみたいです。）【古いものは同期方式の切り替え要】
（特定条件下で）昔作ったFormsのExcelは、同期の方式をアップデートしないとダメ。対象のExcelには警告がでます。25年1月13日以降、新しい同期方式に切り替わるので、それまでに対応が必要です。やり方は後述します。
（上記の期限を過ぎると、回答データは改めて別シートに同期されるようになる？・・・すみません、ちょっとこの辺りは、はっきりしません。）【回答Excelに頼っていた自動化は厳しいことに】
1にあるように、明示的にファイルを開かないとダメなので、それに伴って困ったことが起こります。
これまで、回答Excelファイルを参照して、Power AutomateやPower BIの元ネタとしていたものがあるかもしれません。これが動かなくなる（≒最新データが自動で拾えなくなる）のです。
（一件ごとの応答をトリガーにしているフローは影響ありません。）
1-新しい同期の様子
では1の新しい同期を見てみます。
a. まず、Formsの『応答を表示』から、回答Excelを開きます。
b. すると、Web版Excelが開きます。開くまでにこんな感じ👇の画面が出ます。
c. WebブラウザでExcelが開きました。しばらく放っておくと、同期が始まります。これが100％になったらOKです。
2-古い同期方式から新しい方式への変更
次に古い同期方式の変更です。
この対象となるExcelは、しばらく前に、Excel側から作ったFormsです。
『Excel側から作った』というのは、OneDrive ExcelファイルのFormsボタンから作成したものや、SharePointの新規ファイル ➡ Formsボタンで作ったもの（つまりグループフォーム）を指します。
下図を見てピンときたら、対応が必要かもしれません。前々から社内では、このやり方を勧めることが多かったので、ちょっとやっちまったなという感じです。。
※ なお現在（24年12月）は、新しい同期方式に対応済みなので、この作成方法でも問題ありません。
それでは、Excelを開いてみましょう。しばらく待つと、Excel右側に「ブックを更新してFormsとの同期を続行する」という画面が出ます。
ここで指示に従って、念のためコピーをとっておき ➡ 「更新する準備が出来ました」にチェックを入れて ➡ 「同期の更新」をします。
しばらく待つと、同期が更新された旨が表示されます。これでこのExcelは、古い同期方式から、新しい同期方式になりました。
以降は、Web版Excelを開いたら、同期が始まります。
3-回答Excelを元にした自動化は…？
公式ブログのコメント欄でも騒いでいるのはこれですね。皆さんはPower Queryとか、Power Automateとかで、回答Excelを読み取って自動化していたモノがあるでしょうか？
例えば、SharePoint上のグループフォームExcelを、Power BIのソースにするやり方は、Guy in a Cube のこの動画👇で紹介されていました。私も、過去に活用したような気がします。
・・・しかし残念ながら、今後はこのやり方は使えません。
これからどうしましょうかね。。。まだ考えがまとまっていません。
ですが、Power AutomateのForms応答トリガーを使って、Microsoft Listsなどにちゃんと書き込んでおくしかないだろうな、と思います。
どなたか、他にコレ！という解決策があれば、教えてください。
以上、今回はFormsのデータ同期変更に関する内容でした。
追加の参考リンク（公式ブログ）
（24年1月）
https://techcommunity.microsoft.com/blog/microsoftformsblog/introducing-forms-data-sync-to-excel/4036051
（24年6月）
https://techcommunity.microsoft.com/blog/microsoftformsblog/forms-data-sync-to-excel-is-now-fully-available-with-more-functionality/4177152
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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KMDS BPMG
