引き継ぎ書に何を書けばいい？ 最初の一業務を整理する方法

引き継ぎ書を作ろうとファイルを開いたものの、業務名を一つ書いたところで止まってしまう。毎日やっている仕事なのに、順番に説明しようとすると、何から書けばよいのか分からない。

そんなときは、最初から全部の仕事を整理しようとせず、次に締切が来る業務を一つ選んでみてください。目的は、立派なマニュアルを作ることではなく、その一つの仕事について「何を見て、どう進め、どこまでやればよいか」を伝えることです。

この記事では、短いメモを引き継ぎ書の材料へ変える方法を、架空の例で説明します。会社指定の書式がある場合も、まず材料を書き出し、その書式の該当欄へ移す形で使えます。

1 業務名の下に五つの問いを書く

例えば「毎週の問い合わせ集計」を引き継ぐとします。業務名だけで説明を続けようとせず、次の問いを置きます。

• いつ始めて、いつまでに終えるのか。

• どの資料やデータを使うのか。

• 普段はどの順番で進めるのか。

• 迷ったときは、何を誰に確認するのか。

• 何がそろえば完了なのか。

この五つに短く答えるだけでも、業務名だけだった状態から進めます。文章は箇条書きでかまいません。まだ分からない点が出たら、そこで筆を止めず、「未確認」と残してください。

最初に選ぶ業務は、身近で思い出しやすいものにします。すべての部署をまたぐ複雑な案件より、毎週送る報告や定期的な確認など、始まりと終わりを説明できる仕事が着手しやすい候補です。

2 「いつもの場所」を具体的にする

架空のメモが「毎週月曜に集計。データは共有フォルダ」だったとします。書いた本人は分かっていても、読む側には複数の候補があります。月曜の何時なのか、どの共有フォルダなのか、どの週を対象にするのかが分かりません。

そこで、次のように書き換えます。

これは説明用の仮のルールです。ご自身の仕事では、実際の締切・保存先・対象範囲を確認して書きます。分からない部分を、この例と同じにして埋めないでください。

保存先が書けても、後任が開けるとは限りません。「場所を伝えた」と「アクセスできることを確認した」は分けます。閲覧権限が必要なら、社内の申請先や確認先を残します。パスワードを引き継ぎ書へ書き込むのではなく、所属先の正式な手順を使ってください。

3 操作の説明に判断の条件を足す

「一覧を開く」「集計する」「送る」だけだと、正常な場合しか説明できません。実際には、データがない、同じ番号が二つある、確認者が不在といった場面で止まることがあります。

すべての可能性を想像する必要はありません。まず、過去に自分が迷った場面を一つ思い出し、何を確認したかを書きます。

例えば「同じ受付IDで内容が異なる場合は、片方を勝手に削除せず、窓口責任者へ確認する」と書けば、読む側が判断を保留する条件が分かります。

確認先は、名前だけでなく担当する役割も添えると、異動した場合の探し方を残せます。ただし、その人が今も窓口なのかは実際に確認してください。過去に一度質問した相手が、今後の正式な担当とは限りません。

4 完了と未確認を分けて書く

作業の最後が「メールを送る」でも、その後に確認や差し戻しがあるなら、送信だけで業務が完了するとは限りません。

この例なら「責任者が件数を確認し、指摘を反映した最終版を所定の場所へ保存する」といった終了条件を、実際の運用に合わせて書きます。確認依頼を送った状態は、確認待ちとして扱います。

また、不在時の代行者が決まっていないなら、「誰かに頼む」と曖昧にまとめず、「代行者は未定。責任者に決定を依頼中」と残します。

未確認事項には、次の三つを添えます。

残っていること：不在時の代行者
確認先：業務の責任者
次の行動：次回の実施前に決定を相談する

残っていること：保存先の閲覧権限
確認先：社内の管理担当
次の行動：所定の申請方法を確認する

これは「未確認」とだけ書いて終わらせないための記録です。自分で決める権限がない事項は、判断できる相手へ渡します。

5 まず一業務だけ読み返す

書き終えたら、その業務を初めて担当するつもりで読み返します。使う資料、最初の操作、迷ったときの確認先、終了条件を指させるかを見てください。

ここで文章をきれいに整えるより先に、「いつもの」「適宜」「必要に応じて」が何を指すかを補います。ただし、社内の共通マニュアルに説明がある内容は、同じ長文を写すより、正しい参照先を示す方法もあります。

資料を整理できたら、次に相手が開けるか、説明を受けられるか、実際に作業できるかを確認します。資料が完成したことと、引き継ぎが終わったことは別です。

今日は、直近で締切が来る業務を一つ選び、五つの問いに答えるところまで進めてみてください。空欄があっても、確認すべきことを見つけられれば、次にすることが明確になります。

「項目は分かったけれど、自分の仕事をどう書けばいいか迷う」という方へ。

一業務の完成例と、コピーして使える記入シート、確認メール文例3種を実践編にまとめました。買い切り500円です。まずは無料部分で、完成例の抜粋と収録内容をご確認ください。