AI議事録をそのまま配る前に──決定事項と未確認事項を分けるPMOの見方

AI議事録を使い始めると、会議後の作業はかなり軽くなる。

発言の要約、論点の整理、宿題の抽出。以前ならPMOや若手メンバーが時間をかけて整えていたものが、数分で形になる。これは間違いなく便利だし、使わない理由を探す段階ではもうないと思う。

ただ、便利になったぶん、ひとつ危ないことがある。

それは、決まったことと、まだ決まっていないことが、同じ顔で並んでしまうことだ。

AIが作った議事録は、文章としてはきれいに見える。会議の流れもつかめる。参加者の発言も、それらしく整理されている。けれど、プロジェクトで本当に重要なのは、きれいな要約ではない。次に誰が、何を、どの前提で動いてよいのかが分かることだ。

PMOの価値は、議事録を早く配ることではない。会議で出た情報を、判断に使える形へ戻すことにある。

AI議事録は、会議の記録であって判断の証拠ではない

まず分けたいのは、会議で話されたことと、正式に決まったことだ。

会議の中では、いろいろな言葉が出る。たぶんこの方向でよさそうですね。いったんA案で進めましょう。詳細はあとで確認します。現場では、このくらいの言い方で話が前に進むことは多い。

AIは、こうした発言を要約して、A案で進める方針となった、のように整えてしまうことがある。文章だけ見ると、決定事項に見える。しかし実際には、条件付きの合意だったり、担当者レベルの仮置きだったり、上位者承認前の方向性にすぎないことがある。

ここを見逃すと、あとで話が戻る。

決まったと思って開発が進む。ところが、業務部門はまだ確認中だった。顧客側の承認者は聞いていなかった。影響範囲の確認が終わっていなかった。そうなると、議事録は残っているのに、なぜか合意が残っていない状態になる。

だから、AI議事録を配る前に、PMOは一度こう見る必要がある。

これは本当に決定事項なのか。それとも、未確認事項を含んだ仮置きなのか。

決定事項には、決めた人と効く範囲を書く

決定事項として扱うなら、少なくとも三つを揃えたい。

ひとつ目は、誰が決めたのか。発言者ではなく、決定権を持つ人が誰かである。

ふたつ目は、何に対して効く決定なのか。画面仕様だけなのか、業務フロー全体なのか、運用ルールまで含むのか。ここが曖昧だと、決定の範囲が後から膨らむ。

三つ目は、いつから有効なのか。今回リリースからなのか、次フェーズからなのか、暫定対応なのか。時点が曖昧な決定は、後工程で必ず解釈が割れる。

僕は、議事録の決定事項欄には、単に決まりましたと書かないほうがいいと思っている。大事なのは、誰の判断として、どこまでを、いつから確定扱いにするのかを書くことだ。

この三つが書けないなら、それはまだ決定事項ではない。少なくとも、決定事項として配るには早い。

未確認事項は、ぼかさず未確認と書く

次に大事なのは、未確認事項を曖昧にしないことだ。

現場では、未確認という言葉を避けたくなる。検討中、調整中、確認予定と書いたほうが角が立たないからだ。しかし、PMOの仕事として見るなら、ここを柔らかくしすぎると危ない。

未確認事項は、誰が何を確認すれば決定に進めるのかまで書いて初めて意味を持つ。

たとえば、運用部門に確認する、では弱い。運用部門が、夜間バッチ停止時の手動復旧手順を許容できるか確認する、まで書く。顧客確認、では弱い。顧客側の承認者が、追加費用とリリース時期への影響を了承するか確認する、まで書く。

未確認事項を具体化すると、会議後に動く人が見える。逆に、未確認事項が抽象的なままだと、誰も動けない。次回会議で、まだ確認できていません、という報告だけが増える。

AI議事録は、ここを勝手に深掘りしてはくれない。だから人間側が、決まっていない理由を一段具体化する必要がある。

PMOが見るべきは、次に必要な判断である

議事録を配る前に、最後に見たいのは、次に必要な判断だ。

決定事項と未確認事項を分けても、それだけではプロジェクトは進まない。未確認事項が解消されたあと、誰が何を判断するのかまで置いておく必要がある。

ここで使いやすい見方は、次の三つだ。

何を決める必要があるのか。
判断に必要な材料は何か。
いつまでに決めないと、どこに影響するのか。

この三つがあると、議事録は単なる記録から、次回会議の設計図に変わる。参加者も、何を読んで、何を確認して、どの判断に備えればよいのかが分かる。

逆にここがないと、議事録は配られて終わる。読みました、確認しました、ありがとうございます。そこで止まる。会議体は回っているのに、判断は進まない。

PMOが本当に見たいのは、会議がきれいに記録されたかではない。会議の後に、仕事が前へ進む状態になっているかである。

AIで速くなったからこそ、人が分ける仕事が残る

AIによって、議事録作成の速度は上がる。そこは素直に使えばいい。

ただし、速く作れることと、そのまま配れることは違う。特にPMOやPM補佐の立場では、AI議事録を完成品として見るのではなく、素材として見る感覚が必要になる。

会議で話されたこと。
正式に決まったこと。
まだ確認が必要なこと。
次に判断すべきこと。

この四つを分けるだけで、議事録の価値はかなり変わる。

AIが作った議事録を直す仕事は、誤字を直すことではない。整った文章の中に混ざっている、決定、仮置き、未確認、次の判断を切り分けることだ。

そこをやる人がいるチームでは、AI議事録は強い武器になる。逆に、そこを誰も見ないチームでは、きれいな議事録ほど危ない。決まっていないことまで、決まったように見えてしまうからだ。

あなたのチームのAI議事録は、会議の要約で終わっているだろうか。

それとも、次に誰が何を判断すべきかまで見える材料になっているだろうか。

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