GTDの運用で困っていたことをスッキリ解決：『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』

ぼくは今まで、
ネットにある情報をもとにGTDについて学び、
日々のタスクをこなしてきました。

（GTDとは「Getting Things Done」の略で、
タスクやプロジェクトを管理する仕組みの一種です。
基本的には、タスクを「収集」→「処理」→「優先順位づけ」
→「実行」→「レビュー」を繰り返します）

ツールはGoogle ToDoを使っており、
以下の記事でも取り上げました

しかし、GTDのワークフローを
使いこなせている感じがなく、
放置してしまうことも...

そこで、あらためてGTDに入門するために、
改訂版の『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』を
手に取りました。

結果、原著を読むことで、
今まで困っていた部分を解消でき、
これならうまく継続できそうです。

今回の記事では、ぼくが困っていたことと、
その解決策紹介します。

トリガーリストでタスクを収集

ぼくが今まで困っていたのが、
「インボックス」があふれてしまうこと。

インボックスは定期的に空にすべし、
とネットでも書かれていたのですが、
ぼくは日頃から次から次にアイディアが浮かぶ方なので、
毎日インボックスにタスクを投げ込んでいました。

これは、処理する時間をきちんと取れていないという問題ですが
（これに関しては次の「週次レビュー」にて取り上げます）
そもそも、毎週きちんとタスクを収集できていないことも
問題だったと気づきました。

きちんとタスクを収集するために役立つのが、
本書に掲載されている「トリガーリスト」です。（p. 167から）

全部で丸々7ページほどあり、
このリストを眺めることで「気になること」を思い出すことができ、
一気にリストアップできます。

毎週2時間の「週次レビュー」

1週間に1回、ToDoリストを棚卸し、
整理しなければいけないということは事前に知っていました。

しかし、その重要性を理解できておらず、
気がついたときに整理するということをしていました。

GTDの目的は、すべてのタスクを列挙し、
整理することで、頭の中をすっきりさせることです。

そのためにも一番最初の「インボックス」は
定期的に空にする必要があります。

もしも空でないと、誰も後始末をしないゴミ箱と同じようなもの。

本書で紹介されている「毎週少なくとも2時間」の
時間をとって週次レビューを行い、
インボックスを空にするというという、
時間の指針が役に立ちます。

ぼくは、毎週日曜日の午後に2時間とって週次レビューを行い、
頭を空っぽにしたいと思います。

その日に取り組むタスクの順番は？

これまで一番困っていたのが、
その日にやることは何か？と迷ってしまうこと。

というのも「カレンダー」に
その日にやらなくてもよい重要なタスクも、
日付を決めて放り投げていたからでした。

それは、〆切が大切だと思い、
すべての重要なタスクに日付をつけていたからです。

本で指摘されていたのは、
「カレンダー」には
「その日に必ずしなくてはならないことのみ」を書くこと。

つまりカレンダーにあるのは、
「特定の時間にする行動」
「特定の日にする行動」
「特定の日に使える情報」のみとなり、
それ以外は、「次にとるべきアクション」に
入れなければいけません。

そして、「次にとるべきアクション」のなかでも
優先順位がつけられていなければなりません。

その日に一番最初に実行うことは
「カレンダー」にあるタスク。

その次に「次にとるべきアクション」を
優先順位の順に行っていくというものです。

これで頭のなかがスッキリし、
今日やることは何か？と迷うことがなくなりました。

プロジェクトの項目の役割とは？

これまであまり理解できていなかったのが、
GTDの「プロジェクト」の項目。

「複数の行動ステップが必要なもの」
というのがプロジェクトであると
ネットでは書かれていました。

なので、複数の行動ステップが含まれるタスクを
その中に放り込んでいましたが、
そのまま放置するようになってしまいました…

しかし、本書を読むことで
「プロジェクト」の項目をやっと理解できました。

プロジェクトとは「求めている結果」のこと。

たとえば、本の出版や、休暇の取得、
遺言書の見直しがあてはまります。

これらのリストは、達成したり、
あとから意図的に外したりしない限り
常にシステムに残り続け、
解決していないことが何かを
「思い出させてくれる」役割を担っています。

まとめ

今回『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』を読むことで、
ぼくが以前から抱えていた課題を一つ一つ解決できました。

とくにトリガーリストを使ったタスクの収集、
週次レビューの実践、
カレンダーとアクションリストの使い分けなどは、
ぼくの生活に大きな変化をもたらしてくれました。

これからGTDをさらに実践し、
頭をスッキリさせながら、
ストレスフリーな生活を目指したいと思います。

そして、GTDのようなスキルの一種は、
まずはネットの少ない情報をもとに
自分なりにやり始めてみて、
そこでカベにぶちあたってから原著にあたることで、
より多くのことを学べると思いました。

とりあえずやってみて、
うまくいかないところを調べるというステップです。

また不明点がでてきたら、本書に戻ろうと思います。