【自治体DX⑰】予算がなくても、出退勤管理は改善できる

「システムを導入したいけれど、予算がない。」
自治体で仕事をしていると、一度は耳にしたことがある言葉ではないでしょうか。
私が勤務する自治体でも、会計年度任用職員の出退勤管理が、その一つです。

毎月必ず発生する業務でありながら、本格的な勤怠管理システムを導入するには、予算の確保や既存システムとの連携などの課題があり、なかなか実現できない状況があります。

みなさんの職場にも、「毎月当たり前にやっているけれど、本当に必要なのだろうか」と感じる業務はありませんか。
そんな中、他部署で行われていた取り組みを知り、「この方法なら活用できるのではないか」と感じました。

まずはこの改善方法を取り入れ、どのような効果が得られるのか検証してみたいと思います。

現在の業務の流れ

現在は、次のような流れで出退勤管理を行っています。

1. 紙の出勤簿に出退勤時刻を記入する。

2. 翌月初めに各部署の担当者が、紙の出勤簿の内容をExcelへ入力する。

3. 紙とExcelの内容に誤りがないかダブルチェックを行う。

4. 労務担当部署へ提出する。

一つひとつの作業は難しくありません。

しかし、

• 毎日の手書きでの記入

• 紙の出勤簿の内容をExcelへ入力する作業

• 紙とExcelの内容を照合するダブルチェック

これらが毎月繰り返されます。
一つひとつは小さな作業ですが、積み重なると意外と大きな負担になります。

試してみたい運用

今回参考にしたのは、職員番号をバーコード化し、出退勤時刻を自動で記録する方法です。

流れは次のようになります。

1. 出勤・退勤時に、職員番号をバーコード化したものを読み取る。

2. 職員番号と出退勤時刻がExcelへ自動で記録される。

3. 翌月初めに本人が出退勤時刻の記録を確認する。

4. 労務担当部署へ提出する。

バーコードは無料で作成でき、バーコードリーダーも数千円程度で購入できます。

また、バーコードを活用しない場合でも、出勤・退勤時に職員番号を入力することで、同様の運用ができます。

現場の環境や予算に応じて運用方法を選べることも、この方法のメリットだと考えています。

期待できる効果

この方法を導入することで、

• 手書きで出退勤時刻を記入する手間がなくなる。

• 紙の出勤簿の内容をExcelへ入力する作業がなくなる。

• 部署内で行っていた紙とExcelの内容を照合するダブルチェックが不要になる。

入力作業や確認作業が減ることで、担当者の負担を軽減できるだけでなく、入力ミスの防止にもつながります。

また、翌月初めに本人が記録を確認することで、会計年度任用職員本人にとっても確認しやすい運用になると考えています。

高額なシステムだけが答えではない

もちろん、本格的な勤怠管理システムを導入できることが理想です。
しかし、予算や既存システムとの連携などの課題から、それが難しいケースも少なくありません。

だからこそ、今あるツールを活用した改善にも価値があると感じています。

この方法であれば、高額なシステムを導入しなくても、Excelなど既存のツールを活用しながら改善を進められます。

DXというと、大規模なシステム導入をイメージしがちですが、現場で使えるツールを工夫して組み合わせ、小さな改善を積み重ねることもDXの一つだと感じています。

まずは小さく試してみる

実際に現場で運用してみなければ分からないこともあるため、まずはこの運用を試してみる予定です。

運用を始めれば、想定していなかった課題が見つかることもあると思います。

だからこそ、小さく試しながら、

• 現場で無理なく運用できるか。

• 想定していなかった課題はないか。

• 本当に業務時間を削減できるか。

を確認し、一つずつ改善を重ねていきたいと考えています。

問題なく運用できれば、他部署にも展開できないかと考えています。

また、業務改善は仕組みを作って終わりではありません。
担当者が異動しても運用を継続できるよう、属人化させず、後任へしっかり引き継いでいける仕組みにすることも大切だと考えています。

自治体では、「予算がないからできない」で終わってしまうことも少なくありません。

しかし、今あるツールを工夫して使うことで改善できる業務は、まだまだあるのではないかと感じています。

高額なシステムが導入できないからと諦めるのではなく、「今あるツールで何ができるか」を考え、まずは小さく試してみる。

そして、今回のように良い取り組みを部署を越えて共有し、活用していくことも、自治体DXを前に進めるためには大切だと考えています。

おわりに

最後までお読みいただき、本当にありがとうございました。

まずは小さく試しながら、より良い運用にしていきたいと考えています。

みなさんの自治体では、出退勤管理をどのように行っていますか。

• 「うちではこんな工夫をしている」

• 「この方法ならもっと良くなるのでは」

• 「ここは気を付けた方がいい」

など、ご意見やアイデアがありましたら、ぜひコメントで教えていただけると嬉しいです。

この記事が少しでも参考になったと感じていただけたら、スキやフォローも励みになります。

これからも、自治体の現場で実践しているDXの取り組みや気づきを発信していきますので、よろしくお願いいたします。