事業計画の骨子を逆算で作る｜去年の答え合わせから始める手順

去年の事業計画に何を書いたか、いま何も見ずに三つ言えるでしょうか。私は言えませんでした。作ったときはそれなりに考えて書いたはずなのに、年度が始まると同時に手元から消えています。福祉の事業所で計画づくりが空回りするのは、たぶんここに理由があります。

計画が難しいのは、書く力の問題ではないと思います。様式の一行目から埋めようとすると、まだ決まっていないことを決まったように書くことになる。書けたとしても、一年後にそれが達成できたのかどうかを判定できない文になっています。

このnoteでは前に、困りごとを十個書き出して分類し、そこから計画の柱を立てる手順を書きました。今日は別の入り口です。去年の答え合わせから始めて、一年後の状態を一文に決め、そ
こから逆算して骨子を作るところまで。AIには、その一文の曖昧なところを突いてもらいます。どれも今日から試せます。

その1　新しい様式を開く前に、去年の計画を五分で答え合わせする

去年の計画文をそのまま貼って、こう頼みます。この文に書かれている取り組みについて、一年後に何がどうなっていたら達成と言えるのかを、項目ごとに一行で言い直してください。判定の基準が読み取れない項目は、判定できないと書いてください。

出てくる一覧を、いまの現実と並べます。当社でやったときは、柱のうち一つが判定できないと返ってきました。読み返すと、たしかに何をもって達成とするのかがどこにも書かれていません。去年の自分を責めても仕方がないので、これは今年の材料にします。

五分で終わります。去年の計画は、読み返されないまま次の計画に写されるのがいちばんもったいない。

その2　一年後にどうなっていたいかを、一文だけ書く

ここが骨子の中心です。数字にしなくて構いません。誰の何がどう変わっているか、を普通の言葉で一文にします。書けたら、その一文をAIに渡して突いてもらいます。

頼み方の例です。次の一文は、ある福祉の事業所が一年後に到達したい状態です。この文のうち、人によって解釈が分かれる語を挙げ、それぞれについて、どう書き換えれば一年後に達成したかどうかを判定できるようになるかを提案してください。

体制を強化する、連携を深める、質を高める。この手の言葉はここで全部つかまります。当社の一文も、最初は職員が働きやすい体制をつくるでした。書き換えたあとは、新しく入った職員が三か月後もひとりで夜勤に入れる状態、になりました。同じことを言っているようで、後者は判定できます。

その3　半年後の中間地点を、逆算して三つ出す

一文が決まったら、そこから戻ります。頼み方はこうです。一年後にこの状態になっているとして、半年後の時点で何が済んでいる必要があるかを三つ挙げてください。順番の理由も添えてください。

出てきた三つは、そのままでは使えません。うちの人数では無理なもの、去年やってみて合わなかったものが混じります。取捨するのは人の側です。私は、三つのうち一つを削って二つにすることが多いです。

半年後を決めておくと、年度の途中で立ち止まれます。年度末にまとめて振り返ると、もう直しようがありません。

その4　やらないことを先に決める

計画に書くことより、書かないことを決めるほうが効きます。去年の計画で手をつけなかった項目を並べて、今年やるのか、来年に回すのか、やめるのかを一つずつ決めます。決めた結果は一行で残します。

当社の失敗です。前年に手をつけられなかった項目を、そのまま翌年の計画に写したことがありました。理由を考えずに写したので、翌年も同じように後回しになり、二年続けて未着手のまま残っています。写すのが悪いのではなく、なぜ去年できなかったのかを飛ばしたのが原因でした。

やめると決めた項目も、消さずに理由を書いて残します。次に同じ話が出たときに、一から議論せずに済みます。

その5　職員に説明できる一枚にしてから、様式に写す

順番として、様式はいちばん最後です。先に一枚だけ作ります。中身は、一年後の一文、半年後の中間地点が二つか三つ、今年やらないこと。これだけで足ります。

一枚ができたら、朝礼でも会議でも構わないので、職員に読んでもらいます。ここで質問が出るなら、まだ言葉が足りていない。質問が出なくなってから、AIに事業計画の様式の文体へ直してもらいます。この順番だと、様式の作業は清書に近くなります。

なお、事業計画の様式や提出の時期、記載が求められる事項は、事業の種類と指定権者によって異なります。作り始める前に、運営規程や公的資料、指定権者の手引きで確かめてください。

安心して使うための3つのルール

・名前や個人情報は、仮名にしてから渡す

・AIの出力はたたき台。使う前に人が確認する

・制度や法令にかかわることは、公的資料や専門家で確認する

3つとも、初日から意識しなくても、紙に貼っておけば足ります。

様式を開くのは、いちばん最後でいい

計画づくりが重いのは、書く作業と考える作業を同時にやろうとするからだと思います。考えるほうを先に、しかも一文だけ、と決めてしまえば、腰を据えなくても始められます。去年の計画を開いて答え合わせをするところまでを、今日のうちに済ませてみてください。そこまでで、今年の材料はだいたい出そろいます。

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