ロジカルに話すために必要な、たった３つのこと

先日、上司から
「部署メンバーのビジネススキルを底上げしたい。
メンバーにはもっとロジカルに話せるようになって欲しい。

これらが一番出来ているのはふり子さんだから、
20分程度でメンバー向け講義をしてくれないか」
と依頼されました。

というわけで、

・基本のビジネススキル
・相手が怒っている時の謝罪方法

の２つをテーマに社内でプチ講義をしました。

「基本のビジネススキル」ではわたしのビジネス２本柱である
・１ターンで終わらせる
・相手にOKと言わせる

について、その汎用性の高さと、仕事をポジティブな方向に進めてくれる有意性を。
そこからの応用で「謝罪ではこう使う」へ発展させる流れで進めました。

（基本のビジネススキルについては👇別記事でしっかり書いたので、気になる方はどうぞ）

講義はきちんと練習をして臨んだので悔いもないし、反応も上々だったのですが、１点「盛り込みきれなかったなぁ〜」と心残りがありまして。

それが
どうやったらロジカル（論理的）に話せるか
です。

時間の都合上、深掘りせず
「ロジカルに伝えたいならば事実のみを話す/書く」
の１枚スライドで終わらせちゃったんですよね。

そこだけ不完全燃焼で自分の中でくすぶってしまい、第二弾でやるなら「どうしたらロジカルに伝わるか」を話したいな〜と勝手に妄想。
せっかく考えたので、ここで発表しちゃおうかなと！お付き合いくださいませ！！

ロジカルってなんだ？

ビジネスの場でよく求められる「ロジカルに話せ」。

就活生なんかだと「質問が２点あります」など、最初に質問がいくつあるのか言うように指導されますよね。

・・・あれ？
それ以降ロジカルに話すための指導ってされてなくないですか？？？？

急に「ロジカルに話せ」と言われても、方法を教わってないから出来なくて当たり前。

なのに一生懸命話をしても、上司から話を遮られるし、果てはイラつかれる。
なんで！？？？？
上司って、ちょっとワガママすぎない！？？？？

多くのおじさんたちは「ロジカルさを求める」なんてカッコつけた言い方をしますが、つまるところは「俺にスムーズに判断させてくれ」なんですよね。

なのでこちらは「相手が判断しやすいように、整えて持っていく」をやればいい。

整えていったら、それがいつの間にか「ロジカル」になっている。

最初からロジカルを目指すというよりは
「整理しきった結果、ロジカルになっていた」がわたしの感覚です。

どうやったらロジカルに話せる？

ロジカルに話しているように見せるための基本はたった３つ。

・冒頭で"時間をとっている目的"を話す
・事実のみ話す
・余計なことを言わない

です。

この３つを徹底したらあら不思議！
いつの間にかあなたもロジカル〜✨✨

この基本を叩き込むために、一つずつ詳しく書いていきますね。

冒頭で"時間をとっている目的"を話す

まず一歩め。

「あなたに○○を判断してもらいたくて時間を取りました」
と、会議時間で達成したい目的を3~10秒程度で言うこと！

これは超大切！

自分は「○○して欲しいに決まっているだろ」と頭で思っていても、意外と相手には伝わっていません。

だから、最初の一言で「相手の時間をおさえた目的(理由)」を伝えてあげるべきなんです。

ここさえポンと最初に渡してあげれば、相手は安心して聴く姿勢になってくれます。

逆に、ここが出来てないと
「今、自分は何を話されているんだ？
これは何の時間だ？」と、相手は話している内容よりも
話者であるあなたへの不信感に気持ちがいってしまいます。

そうなると承認をもらいづらい。

だから、絶対に冒頭で目的を伝えることが必要なんです。

「この時間で達成したいこと」だけでも台本１行書く習慣をつけてもいい。
それくらい出だしの一言には価値がある。

例えば社長や上司から「△△をしろ」とざっくり依頼されていたことの詳細を作って、実際に進める段階に入る一歩手前なら

「本日は△△の進め方と予算をご確認いただきたく、お時間をお取りしました。」

もっと手前の「進めていくうちに質問したいことが出来た」くらいであれば

「本日は○○を進めるにあたってわからないことがあり、いくつか教えていただきたく、お時間をお取りしました。」

でいい。

いたってシンプルに、「この時間は何のためか」を伝えてください。

それが冒頭にあるだけで劇的に印象が良くなり、話が通りやすくなります。

事実のみ話す

２つめの「事実のみ話す」。

悪気なくやりがちなのは

自分の中では想像も込みで
「あれは恐らくあれが理由で起きたから（想像）、今こうなった（はずだ）」

と、自分の想像を混ぜた仮説の上で、結論づけて話してしまう。

報告を受けている側からすると、すっごく因果関係がわかりづらいんですよ。
だって報告を受けている側は「あなたの想像」と「事実」の区別がつかないから。

話すことが全て事実に基づいていない場合、
「え？今のは何でここからここに結論づけられたの？」と疑問が浮かび、結果「この人はロジカルじゃない」と判断される。

話を論理立てて説明するには、事実のみが必要。

あなたの気持ちや想像は、いらない。

く〜！
あなたの感情や頭脳を使った予想がいらないって言われると、さみしいよね！

でも大丈夫。
話を持っていく時は
「これはもしかして○○が起きたせい？」と関連する事柄を思いついたら、必ずそれが実際に起きたことかどうかを調べて、事実であると確認をとりましょう。

予想は予想のままでいたら価値がないけど、裏付けがあれば価値が出る。

きちんと確認をとって、ひとり「ほ〜らやっぱりね」とニヤつきながら整理しましょ。

ミスりやすいポイント

こうして「想像だけで話さず、事実のみに絞って話をしましょう」というと非常に簡単そうに見えるんですが、ここで躓きやすいのは他人に言及する時。

相手に対して自分があまり良い印象を持ってなかったら「あいつは意地悪なやつだから」と悪人前提で想像するし、
いい印象を持っていたら「あの人がミスをする筈がない！」と、原因を適切に調べず、ねじまげて別の人のせいにしようとしたりする。

どちらも事実からは離れてしまっているんですよね。

想像を交えずに、
・どういう時系列で誰が何を進めているのか
・その過程で起きたこと
を整理して、起きたこと"のみ"を話すことが必要なんです。

ありがちな例をあげると、

ね？
結構軽い気持ちでやりがちじゃないですか？
「aだから」と想像の部分を足してしまうこと。

想像の部分を足しているから語尾が「〜だと思います」になり、全部が想像であるような伝え方をしてしまう。

これは非常に損！！！！！！

その場にいない人について言及する時も、事実だけを伝える。

これを徹底しましょう。

他人に対してあれこれ言いたくなる気持ちはわかる！
でも堪(こら)えて！！！！

言えば言うだけあなたが"論理的じゃない人"と捉えられてしまうから。

というわけで、想像の部分を足すことも"余計なこと"。

最後の「余計なことを言わない」についても書いていきますね。

余計なことを言わない

わたしは完全に「余計なことを言っちゃうマン」で、これのせいで損をしてるな〜とわかっていても言っちゃって、一人ダメージを受けていました。

26歳頃は、社内の日報に独自で年間個人目標欄を設けて「余計なことを言わない」と1年間記載し続けたくらい、やめたくてもやめられなかった！
恐ろしい癖。災いしか生まない。悪いクスリのよう。

わたしは明らかに「余計」なことを言って話の流れがおかしくなり、飛び火して時間の無駄になったり怒られたりを繰り返してきたので「これは止めないといけない」と認識しやすかったのですが、意外と「自分が余計なことをしている」と気付かずにやってる人が多いイメージ。

そもそも何が「余計」なのか？

わたしのイメージではこんな感じ。

話の本筋以外は全部余計。

き、厳しいーーーーー！！
本質少ないー！！！
全体の1/10以下ーーーーーーー！！！！！！

どういう場合が「余計なことを話している」シーンなのかと言いますと

だいたいこの２パターン。

・急に別の部分を話し出す
・細かい部分の説明が多すぎる

わたしは圧倒的に「自分の中では繋がっているから一生懸命喋るけど、本筋から外れている」タイプでした。

この２つの"余計なこと"をなぜ話してしまうかと言うと
「自分のどこかしらの感情に引っかかった事を話している」からです。

感情ベースだから、そこにロジカルさは無い。

話している本人からしたらロジカルさよりも、自分の気持ちを納得させる方が大事だから話している。

聞かされた側は「なんか急に違うこと喋り出したぞ」と眉を顰める。

こうしてすれ違いが起きていく。
ああ悲しや。

本筋の中で話す順番を間違えてしまう場合

よしわかった。
余計なことは言わない。
・・・でもなんか順番を間違えちゃう人。

非常に惜しい！

これはただ準備不足なだけだと思うので、最低でも箇条書きで文章に起こした上で、一度音読しておくといいです。

文章にすると、「頭の中では繋がってるように思えたことが、他人から見るとそうではない」ことが見えやすい＆一度声に出しておくと本番でスムーズに言えるので。

わたしの経験上、頭の中で用意していても、いざ喋ろうとしたら口ごもって上手く喋れないことが多かったです。
準備is最強。

箇条書きした文章を読み上げるだけでも、手ぶらで行くよりは絶対に伝わります。
そして読み上げを嫌がる人も基本いない。

プレゼン用にスライドを準備した場合でも、話の流れくらいは別で書いて用意しておきましょう。
「プレゼン資料作ったんだからいけるっしょ！」と思ってても失敗する。
なぜならプレゼン資料は伝えたい事の文字起こしを全て書く場所じゃないからね。
いざ伝えようとすると、どもっちゃう。

例えば「○○を実施したい。予算も欲しい。」場合

こんな感じの箇条書き準備でしょうか。

他人がこうして書いているのを見ると「当たり前だろ」としか思わないのですが、これがどうして実際に出来ていない人が多い多い！！！

繰り返しますが準備is最強。

自分の頭の中を過信せず、文章に起こしてすぐ頼れるように準備しましょう。

そもそもどれが本筋かわからない場合

いや、そもそも本筋を見失うねん！と一人で途方に暮れちゃう人。

こういう場合は自分が見た中で一番ロジカルだなと感じた人に質問できたら、それが一番手っ取り早いかと思われます。

「あなたは私から見て一番ロジカルだと思う。
私もあなたのようにロジカルに話したいのですが、うまくいかなくて。
今〇〇案を通したくて作ってみたのですが、一度見てもらえないでしょうか？」

とか言えば、それなりに偉い人でも15分くらい時間を作って、みてくれるんじゃないでしょうか。

もし相談できる人がいなくても自分で「これで完璧！」と思えるくらい準備していたら、不明瞭だった部分は聞く側が「ここはどういうこと？」と、質問してくれるので、そこについて答えていれば問題ないです。

ただ、ここで大切なのは「質問された事にだけ端的に答えること」。
枝葉はいらない。

「ここはAとBどっち？」
「Aです」

「これはいつの話？」
「先週です」

くらいシンプルにして。

「〜〜〜なんですけど、Aです」と、付帯情報を言いたくなるけど、そういう情報がその場に必要かどうかの判断ができないうちは、簡潔におさめて。
それ以上の情報は訊かれたら答える。それだけ。

ね？
余計なことを削ぎ落としてるでしょ？

もし質問に答えられなければ、それが準備不足だった部分。
「確認しておきます」と改めて出直せば良いし、それを繰り返していれば準備時点で何が必要なのか、自分が見落としがちなのがどこなのかもわかってくる。

質問される＝相手が聞く気があるということなので、「だめだこりゃ」と見放されるよりは前進の証拠！

質問されることは悪いことではない

最後に大切なことをひとつ。

「質問される＝自分が話したことや今の状態を悪く思われている」と捉えやすいですが、そうではないです。

むしろ質問している人はあなたが話していることをもっと理解したくて、歩み寄っている。
それを先回りして「悪く思われているに違いない！」と焦って口数を多くしたり、嘘をついたりしないでください。

質問されると「この返答次第では怒られるんだ」と捉えて質問の内容に答えず「△△が悪かったですか？」とか
「これは□□だったので〜」等の言い訳を
喋り出す人がいるんですが、それをされると質問側はお手上げ。

「いやいやそうじゃなくて…」とあなたを落ち着かせるところから始めなきゃいけない。

あなたを適切に育てたいと思っている人なら「別に責めているわけじゃない。ただわからないから教えて欲しいんだ」と伝えてくれますが、そうじゃなかったら「あ、だめだこいつ」と見放されて終わりです。

「質問された＝自分は責められる」と思わない。

あくまでも質問に端的に答える。
それだけでいいんです。

ね、安心して。

以上、ロジカルに話すための方法でした！

冒頭に書いた

の意味は伝わりましたかね？

わたしは余計なこと言い過ぎ族だったので「言いたいことのうち、1/20に絞ったら途端に評判が良くなった」タイプでした。

本筋って少な〜い！！！！！😂😂😂

📝📝📝

久しぶりのビジネス系投稿でした！

「ロジカルロジカルってなんだよ」と毒付いている人が「それなら出来るかも」とか「やってみようかな」「ここは自分にも必要だな」と思える部分が１つでもあったら嬉しいです！

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