書類選考で落ちる理由｜採用側が見送りを決める瞬間

応募しても書類で落ちる。しかも理由は教えてもらえない。何が悪いのか分からないまま、次の応募先を探している方は多いと思います。私は中小企業を経営していて、送られてくる応募書類に自分で目を通しています。この記事では、採用する側が「今回は見送ろう」と判断する瞬間に何を見ているのかを、できるだけ具体的に書きます。

書類はどれくらいの時間で見られているのか？

正直に書きます。私の場合、1通あたり最初の目通しは1〜2分ほどです。

これは手を抜いているわけではありません。募集を出すと、職種によっては数十通が届きます。全部を同じ熱量で精読していたら、他の仕事が止まります。だから最初は「会って話を聞きたいかどうか」だけを判断します。そこを通った書類だけ、後でじっくり読み直します。

つまり書類選考は、採点ではなく仕分けに近いのです。減点方式で落とされているというより、「引っかかるものがなかった」だけで山の下のほうに置かれることがあります。

ここが分かると、対策の方向が変わってきます。完璧な書類を目指すより、1〜2分で伝わる書類を目指したほうがいい。では、その1〜2分で何を見ているのか。

採用側が最初に確認しているのは何か？

私が最初に見るのは、実はスキルの一覧ではありません。順番はだいたいこうです。

1. この人はうちの仕事のどこに入るのか（配属先が想像できるか）

2. 今までの仕事内容が、うちの仕事とどう地続きになっているか

3. 経歴の流れに、説明が必要そうな箇所がないか

1つ目でつまずく書類が、体感としてかなり多いです。経歴も資格もしっかり書かれているのに、読み終えて「この人はうちで何をしたいんだろう」と分からない。そういう書類は、良し悪しの判断ができないまま保留になります。

逆に、経験が完全に一致していなくても、「たしかにこの部分はうちでも使えるな」と一箇所でも思えれば、会う理由になります。私が見てきた限り、書類で通る人と落ちる人の差は、能力の差というより接続の見せ方の差です。

ここで多くの方が使うのが職務経歴書の自己PR欄ですが、ここに落とし穴があります。

自己PRのどこで見送りになるのか？

見送りに傾きやすいのは、次のような書き方です。

• 「コミュニケーション能力があります」「向上心があります」だけで終わっている

• 会社の理念に共感した、という話が中心で、仕事の中身に触れていない

• 業務内容が部署の説明のようになっていて、本人が何をしたのか分からない

3つ目が特に多いと感じます。「〇〇部にて△△業務を担当」と書かれていても、担当のなかで本人がどこまで動いていたのかが読み取れない。中小企業の場合、一人が広い範囲を持つことが多いので、ここが見えないと配属の想像ができないのです。

一方で、印象に残る書き方もあります。ある応募者の書類には、前職で受注の遅れが続いていた原因を自分で調べて、確認の手順を1つ増やしたら遅れが減った、という話が3行ほどで書かれていました。役職はついていない方でした。それでも「困っている場所を自分で見つけて動ける人だ」と伝わったので、私は会うことにしました。

すごい実績である必要はありません。小さくても、自分が動いた話が書いてあるかどうかです。

経歴の空白や転職回数は、そんなに見られているのか？

気にされている方が多い部分だと思います。私の感覚では、空白期間や転職回数そのもので落とすことはほとんどありません。ただ、何も書かれていない空白は気になります。

想像で埋めることになるからです。想像で埋めた採用担当者が、良い方向に想像してくれるとは限りません。家族の看護、資格の勉強、体調を整えていた、どれでも構わないので、一行あるだけで引っかかりが消えます。

転職回数も同じです。数が多いこと自体より、書類から流れが読めないと「何か聞かないと分からない」となります。聞くために会う会社もありますし、時間が取れずに見送る会社もあります。後者を減らすために、短い説明を添えておく価値はあると私は考えています。

明日からできることは何か？

やることを絞るなら、この3つだと思います。

1つ目は、冒頭の3〜5行を書き直すこと。
職務経歴書の最初に、「これまで何をしてきて、応募先のどの仕事に使えると考えているか」を短くまとめる。ここが1〜2分の勝負どころです。

2つ目は、業務説明を1つだけ「自分が動いた話」に書き換えること。
全部でなくて構いません。1つあれば印象が変わる場合があります。

3つ目は、応募先ごとに1箇所だけ変えること。
全文を書き直す必要はありません。冒頭の数行を、その会社の募集内容に寄せるだけでも違ってきます。同じ書類の使い回しは、読む側にはわりと分かります。

書類で落ちるのは、あなたの価値が低いからではなく、価値が読み取れる形になっていないからという場合が少なくありません。少なくとも私が見送った書類の多くは、そちらでした。

そしてもう一つ。書類が通り始めると、次は面接で「なぜ辞めるのか」を聞かれます。ここでどう答えるかで印象が変わる場面を、私は何度も見てきました。その答え方は「退職理由は正直に話すべきか？」に書きました。

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